Posted on agosto 1, 2017

Como transformar dados gerados em eventos corporativos em relatórios eficientes

Inovadoras ferramentas e plataformas de gerenciamento de eventos corporativos, além de automatizarem e facilitarem diversas tarefas, como credenciamento, acesso, entre outras, também entregam uma grande quantidade de dados, em tempo real, que precisam ser analisados para que gerem realmente valor e vantagem competitiva.

Mas como apresentar esses dados em relatórios precisos, que atendam às necessidades de cada departamento, onde muitas vezes as pessoas não estão familiarizadas com a análise de dados? Como transformar esses dados em insights que façam a diferença no planejamento e gerenciamento de eventos corporativos?

O primeiro passo é contar com pessoas que realmente conheçam o negócio para elaborar esses relatórios. Eventos corporativos usualmente não geram uma quantidade de dados que possa ser classificada como Big Data e, por isso, não deve ser necessário contar com um cientista de dados na equipe. Sobretudo quando são eventos de pequeno porte. Informações como registros, número de participantes em cada sessão e menções em redes sociais, entre outras, podem ser coletadas pela plataforma de gerenciamento de eventos corporativos e entregues em tempo real em forma de relatório.

Mas se esses dados foram coletados, por exemplo, durante um congresso que reuniu os vendedores de uma organização global, e serão aplicados a modelos de análise do negócio como um todo, então é preciso contar com especialistas.

Não complique. Entregue o que é necessário

O relatório será entregue para qual área do planejamento de eventos corporativos? Organizadores, palestrantes, patrocinadores, expositores ou participantes? Para cada grupo, existem dados que realmente são importantes para a tomada de decisão.  

Então, antes de começar a elaborar o relatório, é preciso definir quais métricas servem como apoio para os objetivos de cada grupo. Analise quais são as respostas que cada grupo demanda para entender o valor do seu investimento. Para os organizadores, o principal pode ser o número de participantes. Já para os patrocinadores, pode ser o número de acessos ao seu site direcionados pelo app para eventos.

Após definir as métricas e reunir os dados, é hora de começar a elaborar o relatório, levando sempre em consideração que existem dois pontos fundamentais – clareza e organização. Independentemente do público alvo, lembre-se de que quanto mais fácil for para compreender e encontrar informações relevantes, mais eficaz será o relatório.

Use elementos gráficos

Muitas vezes o que precisaria de três parágrafos para ser explicado em palavras pode ser transformado em um gráfico, fazendo com que os dados sejam melhor visualizados e compreendidos. E os insights gerados por esses dados é que então serão apresentados em forma de texto, fazendo com que a comunicação seja mais ágil e objetiva.

Lembre-se de que os gráficos devem ser claros, sem cores desnecessárias, sombras e efeitos que nada acrescentam em termos de informação. E, sim, não adianta querer rebuscar gráficos e imagens usando o Paint. Sua morte já está anunciada! Já o Excel continua sendo um grande aliado na hora de produzir tabelas e gráficos.

E, finalmente, revise e revise novamente o relatório, principalmente números. É importante para calcular o ROI do evento. Vá tomar um café, faça outra tarefa e então volte e verifique se não há uma data trocada ou até um ponto decimal colocado de forma errada. Um erro desse tipo pode mudar todo o desempenho dos eventos corporativos.