Posted on dezembro 12, 2017

Como a transformação digital está mudando a gestão de eventos

A equipe da InEvent tem acompanhado de perto a transformação digital dentro das empresas, ajudando na gestão de eventos internos e externos. Vinicius Neris, diretor e co-fundador da empresa, entende bem quais são as dores dos clientes e, ao lado de Luan Naufal, líder da área de Customer Success, fala sobre essas mudanças e sobre como a InEvent tem formado parcerias cada vez mais sólidas.

Ainda hoje, segundo Vinicius, muitas empresas não contam com processos definidos para a gestão de eventos. “Além disso”, diz ele, “quando esses processos existem, muitas vezes estão atrelados a ferramentas que não são específicas para as necessidades da equipe de gestão de eventos. Então eles precisam sempre usar planilhas e trocar muitos e-mails. No máximo a equipe conta com ferramentas que compartilham em tempo real essas planilhas, mas onde facilmente qualquer pessoa pode trocar uma informação e, com isso, os dados podem se perder”.

“Mesmo com a transformação digital, eu vejo que os clientes ainda fazem muitas coisas de forma manual, e as ferramentas que usam não entregam o histórico das informações dos seus eventos. Eu quero ver essa ‘big picture’ em cada empresa e a partir daí entender o que nós podemos ajudar a melhorar”.

Luan destaca que algumas empresas que estão dando os primeiros passos na transformação digital ainda têm processos manuais por conta da falta de familiaridade com ferramentas de gestão de eventos, e também lembra que outras até já usam ferramentas, mas que não estão integradas. “Com isso, as equipes acabam fazendo duas ou três vezes o mesmo trabalho. Sem integração, o cliente precisa pegar o conteúdo do evento, subir na ferramenta que reúne as informações, subir no hotsite e até no site institucional, fazendo manualmente a transição de uma ferramenta para outra e repetindo o processo mais de uma vez”.

Como identificar as melhores soluções

“Algumas coisas são bem simples”, diz Vinicius. “A primeira é entender como funciona a equipe de gestão de eventos, quantas pessoas estão envolvidas, se faz parte do Marketing, se é uma área separada, a quantas áreas de negócio atende… Vamos procurar entender todo o processo e identificar a melhor solução para cada etapa dentro da nossa plataforma. E vamos integrando nessa plataforma de gestão de eventos as nossas soluções para construção do hotsite, envio de e-mail marketing, credenciamento, engajamento dos participantes, entre outras. Enfim, vamos entender as necessidades de ponta a ponta”.

Além de fornecer as melhores ferramentas integradas em uma plataforma de gestão de eventos, a InEvent se destaca no mercado por mais uma habilidade, como lembra Luan. “Não só entregamos uma solução que contempla ponta a ponta a gestão de eventos como também temos um trabalho muito forte de suporte, chegando a ser uma consultoria. Nós não vamos simplesmente oferecer o software, vamos entender como é o processo do cliente, como é o benchmarking do mercado para dar um atendimento personalizado”.

Entendendo as necessidades do cliente

“Até meados de 2016 nós éramos basicamente uma empresa que trabalhava com app e com interação em tempo real no evento”, lembra Luan. “Depois de estudarmos as necessidades dos clientes agregamos serviços com o suporte OnSite, no final de 2016, e fizemos os primeiros eventos agregando outras soluções, como a de credenciamento. O que vimos é que cada vez mais as empresas tinham a necessidade de ter um fornecedor único, de integrar todas as etapas em um sistema único, fornecido por uma empresa”.

A partir daí foi construído o novo portfólio da InEvent, oferecendo uma gestão de eventos de ponta a ponta, fazendo com que essa transformação digital dos clientes seja realizada sem atrito.

“Esse novo portfólio nos permitiu entrar em grandes eventos no Brasil, com 6, 12, 20 mil pessoas. E conquistamos tanto a confiança dos nossos clientes que passamos a ser essenciais para a operação de seus eventos. Nós entramos na realidade dessas empresas e entendemos a fundo como é a gestão completa de suas operações”, diz Luan.

A transformação digital no Brasil

Nas empresas, a área de gestão de eventos tem sido uma das últimas a abraçar totalmente a transformação digital e, por isso, todos estão de olho na inovação, querem ter um app durante o evento. Mas logo os gestores começam a perceber que só ter uma inovação não traz tanto impacto e começam a questionar como aproveitar a tecnologia para trazer mais resultados e facilitar a gestão de eventos.

Segundo Luan, “o Brasil está passando da primeira etapa de maturidade digital para a segunda, evoluindo para além de simples questão de custo para a questão de melhoria de processos. Se a meta da empresa é gerar mais vendas durante o evento, eles começam a buscar uma tecnologia que gere mais vendas em tempo real. A questão agora não é mais apenas inovar, é começar a entregar resultados e alcançar objetivos”.

Já Vinicius lembra da importância do ganho de produtividade para as empresas. “Estamos saindo de um ambiente analógico para o digital, e que esse digital é apenas um meio para tornar tudo mais fácil. É ganho de produtividade, de escala, mais poder para armazenar dados, capacidade de processar informações e perder menos tempo. E, do nosso lado, precisamos entregar essas tecnologias por dois motivos: porque os clientes vão demandar e porque conseguimos fazer com que essa tecnologia esteja acessível, tanto em valores financeiros quanto em usabilidade”.

Investindo em recursos tecnológicos e humanos

Desde 2014 as mudanças na InEvent foram visíveis. De 2016 para 2017, por exemplo, na área de Customer Success a equipe contava apenas com duas pessoas e, hoje, já são mais de 10 pessoas.

No geral, em 2016 a empresa contava com 7 pessoas e a previsão é de até o final de 2017 cerca de 35 pessoas estejam envolvidas com a área técnica, comercial e de atendimento ao cliente.

Em volume de negócios, a previsão é fechar 2017 com um crescimento próximo de 400%, já que até o outubro o índice já havia chegado a quase 300%.