Como as novas normas do GDPR interferem na segurança de dados no segmento de eventos
Esse artigo serve apenas para fins informativos e não para aconselhamento legal para a sua empresa.
Profissionais que atuam no segmento MICE, ou de eventos de forma geral, têm como nunca tiveram em nenhum momento da história acesso a diversas ferramentas de tecnologia e marketing para eventos. Assim como as novas tecnologias para o marketing e relacionamento em eventos possibilitam um universo de interações, inteligência e novas oportunidades, o acesso aos dados de empresas e pessoas também ficou mais simples (inclusive mais suscetível a violação da lei).
Em um mundo com mais oportunidades de transformar e levar eventos para a era digital, é preciso entender a importância da segurança na coleta e armazenamento de dados.
O que é GDPR?
A regulamentação GDPR, traduzida para português como RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) é uma regulamentação da Comissão Europeia para reforçar os direitos fundamentais dos cidadãos na era digital que será aplicável a partir de 25 de maio de 2018.
Para ler na íntegra o documento oficial sobre a proteção de dados da Comissão Europeia, clique aqui.
Com a nova regulamentação, cidadãos europeus terão mais direitos em relação a proteção dos seus dados pessoais. Por isso, as organizações terão que seguir as regras estabelecidas pela comissão para garantir a proteção dos dados desses cidadãos.
Por que é importante?
As normas do GDPR têm aplicação para todos os cidadãos europeus independente de onde estiverem. A não ser que você bloqueie o acesso de europeus ao seu site ou aos seus eventos, a norma se aplica a sua empresa também.
Em um mundo globalizado é relevante ter o conhecimento destas normas e utilizar serviços e produtos para os seus eventos que estejam de acordo com as normas estabelecidas pela Comissão Europeia.
Impacto do GDPR em Eventos
Nos eventos, a nova regulamentação muda forma como os organizadores de eventos decidem que dados são coletados dos participantes por meio de formulários e aplicativos. Também, como esses dados são usados e, por último, compartilhados com outras organizações como expositores, agências, patrocinadores, entre outros.
Alguns detalhes para tomar cuidado com a segurança da informação dos participantes do seu evento:
- Dê a opção para o(a) participante marcar seu o consentimento no envio de informações em formulários;
- Evite compartilhar listas de contato por e-mail ou em planilhas;
- Preste atenção em que informações as pessoas envolvidas na organização do evento têm acesso;
- Não deixe documentos importantes jogados por aí. As listas de participantes impressas por exemplo não devem ficar sem uma pessoa responsável.
A lista de cuidados continua. Ela se estende a área de TI, legislativa, operações e todas as pessoas da empresa que tiverem acesso aos dados dos participantes.
No fim, o que importa é a confiança entre a sua empresa e os participantes dos eventos
Para seguir as normas do GDPR, o profissional de eventos terá o desafio de continuamente estar atualizado em relação aos dados que possui dos participantes, palestrantes e outras empresas envolvidas:
- Qual a origem dos dados dos contatos;
- Se o contato deu o consentimento no envio dos dados;
- Em quais sistemas os dados estão armazenados;
- Qual a última vez e para que os dados foram usados;
- Se os dados foram compartilhados com terceiros;
- Se a empresa está fazendo todo o possível para estar de acordo com as normas do GDPR e para manter os dados de seus contatos seguros.
Mesmo que essa norma não seja aplicável para outras cidadanias, mostrar que você sabe lidar com dados de forma transparente e segura, conquistará a confiança dos participantes de eventos e empresas envolvidas no processo.
Utilizar as soluções e tecnologias para eventos que estejam de acordo com as normas da GDPR é super importante. Clique aqui para ler sobre o posicionamento da InEvent em relação ao assunto.
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