Saiba como a tecnologia vai ajudar o seu evento

Posted on August 15, 2017

Atualmente não dá mais pensar em planejamento realizado somente com processos manuais. Para todos os processos, em todos os setores, temos sistemas e plataformas que ajudam a alcançar maior eficiência na gestão, custos e no desempenho. E assim é com a tecnologia para eventos, que agiliza o trabalho, aumenta o engajamento e melhora os resultados, antes, durante e depois do seu término.

O avanço da tecnologia para eventos vem de encontro a novas demandas e expectativas dos participantes, palestrantes e expositores, que exigem mais benefícios em todas as etapas.

Vamos conferir como a tecnologia para eventos contribui em cada fase, facilitando e agilizando as tarefas dos organizadores e gerando mais valor para todos os envolvidos:

Pré-evento

Uma plataforma digital para gerenciamento de evento, customizada tanto visual quanto operacionalmente para as suas necessidades, começa a mostrar o seu valor desde a venda de ingressos on-line até a coleta de informações sobre os participantes, com um formulário de inscrição voltado para as suas necessidades. Essa mesma plataforma permite integrar o hotsite do evento ao site atual, por meio de plugins dinâmicos.

Além disso, analisando as informações dos participantes, é possível personalizar o envio de e-mails “Save the date”, lembretes por SMS e confirmação de RSVP.

Para os confirmados, a tecnologia para eventos também envolve a logística, com a possibilidade de receber informações personalizadas sobre voos, traslado e hotéis, sendo que cada participante pode escolher o seu quarto de hotel de maneira rápida e fácil.

Chegada ao evento

O credenciamento é um momento chave, quando a possibilidade de gargalos é grande. Mas a tecnologia para os eventos acaba com as filas, já que a leitura de QR Codes, enviados anteriormente para o smartphone dos participantes, faz com que o crachá seja impresso em menos de um segundo, agilizando a entrada.

Durante o evento

Aqui as possibilidades são quase infinitas. Organizadores, expositores e patrocinadores podem coletar dados com o uso de beacons e pulseiras NFC, que “acompanham” os participantes e mostram o seu comportamento em tempo real. Coletores de dados reúnem informações de clientes em potencial e coletores com navegação de leads visualizam em tempo real os leads favoritados, com relatórios diários.

Para os organizadores, o app da plataforma de gerenciamento permite enviar conteúdo personalizado e notificações push atualizando a programação, implantar estratégias de gamificação, que podem incluir pesquisas em tempo real, e premiação para os participantes mais engajados.

E para os participantes, oferece a criação de agendas, seleção de pessoas e empresas para networking e agendamento de reuniões, envio de perguntas em tempo real durante as palestras, compartilhamento de conteúdo nas redes sociais, e diversas outras funcionalidades determinadas pelo organizador no momento da implantação do app.

Além da gestão, a tecnologia para eventos permite inovar nas formas de engajamento, como com o uso de Realidade Virtual, Realidade Aumentada e também equipamentos mais modernos de vídeo e som, que criam experiências mais envolventes.

Pós-evento

Informação, informação e mais informação. Essa é o grande legado oferecido pela tecnologia para eventos aos organizadores. Dados que são transformados em relatórios customizados para análise do ROI (Return on Investment) e do ROO (Return on Objective), quais foram as palestras que mais engajaram os participantes, stands mais visitados, assuntos que geraram mais compartilhamentos nas redes sociais, enfim, o que for mais importante para avaliar o sucesso e garantir novas edições ainda mais eficientes.

Mas, por outro lado, além de todas essas funcionalidades, provavelmente o maior impacto do crescente uso de tecnologia para eventos seja o aumento das expectativas dos participantes. Mais do que nunca as pessoas esperam ter uma experiência transparente e ágil, personalizada e engajadora. E essa experiência só é possível com uma plataforma digital completa para o gerenciamento do seu evento.

Conferiu como a tecnologia para eventos pode te ajudar a obter um evento de sucesso!? ;)