Como transformar o seu evento em um sucesso antes mesmo de começar

Posted on April 4, 2018

Um evento começa meses antes daquela data afixada na parede. Esse dia é a linha de chegada, mas toda a corrida já foi estruturada, e se bem feita, pode garantir mais um podium para a sua corporação. Definir público alvo, fazer gestão de pessoas e antecipar problemas são todos pontos vitais da fase de pré-produção.

Tenha um objetivo claro para o seu evento

Como qualquer projeto, um evento tem um objetivo. O motivo de existir para reunir pessoas. Esse é o ponto inicial, que não deve ser desvalorizado. Em linhas gerais, o planejamento é uma régua que marca em que ponto o gestor e a equipe estão, e qual o lugar que almejam. Dessa forma, definir estratégias que contribuam para alcançar esse norte.

É possível se perder em um mar de ideias que parecem boas de início e que podem acrescentar a experiência do seu visitante. Por isso, as perguntas “essa atividade contribui significativamente para as metas que eu tracei?”, ou ainda “esse esforço é proporcionalmente relevante para os resultados que eu almejo?” devem acompanhar qualquer nova proposta.

Saiba os porquês e as dores do seu público

Outro ponto essencial é entender o público alvo. Pode ser muito claro o motivo pelo qual essas pessoas são estratégicas para você, mas o seu evento é também indispensável na rotina delas? O que a sua empresa pode oferecer que fará com que o seu target tenha interesse em marcar presença? Esse ponto pode ser um pouco sensível, já que a pré-produção consome muito da equipe, então é mais difícil pensar objetivamente.

Vale considerar quais ações podem fazer com que ir para o seu evento seja uma escolha fácil para a sua audiência. Informações claras, ferramentas online e assistência para garantir a chegada são a diferença durante a tomada de decisão entre ir ou não ir.  Simplificar, nesse caso, é primordial.

Mais uma estratégia rica é contagiar o participante com o espírito do evento antes mesmo que ele coloque os pés no espaço. Para isso, o planejamento deve ter em mente a necessidade de uma comunicação robusta e bem assessorada.

Tenha os dados do seu evento nas suas mãos    

Outra palavra chave é controle. Orçamento, fornecedores, participantes, patrocinadores são dados fundamentais que devem estar sempre atualizados e de fácil visualização.  Munir uma equipe com ferramentas claras de gestão permitem uma visão mais analítica e pragmática do andamento do seu projeto. Um acompanhamento bem feito deve ser um espelho da realidade, por mais que um imprevisto ou outro tenha acontecido, ele deve estar representado nesse espaço.