Posted on November 22, 2016

Incentive o engajamento com 7 soluções de organização de eventos

Todos os que participaram de um evento sabem qual é a sensação: existem os que simplesmente acontecem… e os que trazem lembranças. São experiências melhores, contribuem de alguma forma para nosso aperfeiçoamento profissional e networking e até nos divertem. Qual é a diferença entre um e outro? O nível de engajamento dos participantes costuma ser a resposta para a organização de eventos.

Com a internet repleta de informações especializadas, cursos online e webinars, a princípio poderia ser a escolha preferencial para a maioria das pessoas. No entanto, a presença em eventos continua sendo considerada importante para muitos profissionais. A resposta pode estar na qualidade da experiência, e é por isso que o engajamento é uma das prioridades no planejamento, gestão e mesmo do marketing de eventos.

Pesquisa realizada pelo blog Event Manager com cerca de 1 mil pessoas apontou que 91% dos organizadores consideram que o engajamento é prioritário. Apesar disso, apenas 54% estão satisfeitos com o nível de engajamento nos eventos que promovem. Outros 53% acreditam que os participantes gostariam de mais interatividade com os palestrantes (ou seja, não se contentam com a palestra baseada em apresentações). Um detalhe importante: 94% pretendem recorrer à tecnologia para incentivar o engajamento em eventos futuros.

A tecnologia que aproxima

A tecnologia vem alterando para melhor o cenário dos eventos, tornando-os mais interativos e enriquecedores. Isso não significa necessariamente social walls, realidade aumentada ou vídeo em 3D, para citar apenas algumas das tendências que estão se firmando em países desenvolvidos. Os dispositivos móveis, associados a um app para eventos, tornaram-se cada vez mais utilizados, devido à sua agilidade e baixo custo, para promover o engajamento.

As vantagens dos apps para eventos são evidentes, tendo em vista a adoção crescente do mobile na vida diária.  São ferramentas úteis para ampliar o alcance e a participação, inclusive antes e depois dos eventos. Eles fornecem informação rápida, precisa e direcionada sobre os variados aspectos da programação e dos participantes, e ainda contêm recursos para promover gamificação e outros mecanismos de promoção do engajamento.

Interação é a chave

Simplesmente incluir um app na organização de eventos não vai torná-lo mais interativo – ele é simplesmente a ferramenta através do qual a mágica acontece. Existem várias soluções que, somadas, contribuem para alcançar resultados mais favoráveis. Vejamos algumas delas:

1 – Disponibilize o app com antecedência

Com esta solução simples, você vai ter mais tempo para construir um ambiente favorável ao engajamento dos participantes. Quanto mais cedo houver um espaço para transmitir informações sobre as atrações do evento, material de consulta sobre palestras, fotos de eventos anteriores etc. maior será a expectativa positiva.

2 – Divulgue palestrantes e convidados

Um dos maiores atrativos dos eventos presenciais continuam sendo os keynotes, palestrantes e convidados. O site é um veículo fundamental para atrair inscrições, mas, para os já inscritos, o app é a melhor solução para elevar o interesse em palestras e debates. Se os palestrantes puderem contribuir com material preliminar sobre os temas abordados, tanto melhor.

3 – Incentive os perfis dos participantes

Uma das poderosas armas para o networking dos participantes são os perfis, que trazem dados como profissão e interesses dos participantes. O contato inicial pode ser feito pelo chat. Quanto mais completos, mais oportunidades haverá para conhecer gente nova. Assim, é uma boa ideia usar o sistema de notificações do app, por exemplo, para incentivar o preenchimento dos perfis.

4 – Recompense a participação

Mecanismos de gamificação ou promoções de patrocinadores podem ser utilizados para recompensar a participação em atividades no evento ou o compartilhamento em redes sociais. Da mesma forma, a divulgação dos vencedores em concursos e competições também será um estímulo para o engajamento.

5 – Favoreça o bem comum

O engajamento em causas ambientais e comunitárias vem aumentando, principalmente entre os millenials. Incluir esse elemento em seu evento é uma forma de torná-lo mais significativo. Isso pode ocorrer pela simples adoção de medidas simples, como reciclagem de materiais ou realização de campanhas para beneficiar instituições.

6 – Ouça o que eles têm a dizer

A tecnologia facilitou muito a obtenção de feedback: ao invés de preencher formulários em papel, basta utilizar o smartphone para responder a uma pesquisa ou dar notas aos itens da organização. Essa iniciativa aproxima você dos participantes, fazendo com que se sintam ouvidos. Com isso, você não somente eleva o engajamento, mas também consegue insights importantes sobre os pontos fortes e fracos do evento.

7 – Mantenha o contato

O relacionamento com os participantes não precisa terminar após o final do evento, especialmente no caso de eventos periódicos. Agradeça a participação e procure mantê-los informados sobre a próxima edição, através de e-mail ou do próprio app do evento. Valorizando a participação e o engajamento, com certeza você vai estabelecer uma parceria duradoura para o futuro.