Posted on March 7, 2017

Saiba como acertar na escolha dos fornecedores para seu evento

É cada vez mais comum que as empresas, independente do porte, realizem eventos corporativos. Isso porque esse tipo de ação é uma ótima oportunidade de divulgar a marca, lançar novos produtos, promover treinamentos, entre outros. Mas, para que um evento tenha sucesso, é muito importante que a escolha dos fornecedores seja feita com bastante cautela, caso contrário, os participantes do evento podem ter péssimas lembranças da ocasião.

Afinal de contas, o objetivo do evento é promover a imagem da empresa e um fornecedor ruim pode colocar tudo a perder. Imagine contratar um Buffet para servir os convidados e a comida for ruim. Isso será péssimo para a imagem da empresa.

Pensando em ajudar você a não errar na escolha dos fornecedores para o evento de sua empresa, preparamos algumas dicas sobre o assunto. Confira!

Procure referências das empresas

Para que seu evento tenha sucesso e gere boas experiências no público presente, é fundamental se cercar de fornecedores confiáveis, que não te deixem na mão e cumpram tudo o que prometem. Por isso, é importante pedir referências das empresas dos segmentos que você precisa contratar.

Converse com outras pessoas que trabalham com produção de eventos, peça indicações das melhores empresas e faça uma lista de potenciais fornecedores. A internet também é uma ótima forma de procurar referências. Muitas pessoas avaliam os serviços prestados nas páginas das empresas nas redes sociais ou deixam depoimentos no site.

Outra forma de encontrar boas referências é através de portais especializados em eventos, que possuem listas com indicação dos mais diversos fornecedores. O site Reclame Aqui é uma ótima ferramenta para verificar a credibilidade de uma empresa. Nele, os clientes postam reclamações sobre a empresa, que pode responder através da plataforma e as conversas ficam disponíveis de modo público.

Compare orçamentos

Depois de feito o levantamento dos potenciais fornecedores, é hora de comparar preços. Peça vários orçamentos de empresas que ofereçam os mesmos serviços e compare os preços, prazos e formas de pagamento. Verifique qual fornecedor oferece melhor custo-benefício, mas nunca feche negócio com um fornecedor pelo preço.

Como diz o bom e velho ditado: “O barato sai caro” e escolher o mais barato não é uma boa opção. Mas, isso não significa que o mais caro seja o melhor, pois há empresas que oferecem um excelente serviço por preço justo.

Faça uma análise minuciosa de todas as propostas

Antes de fazer a escolha dos fornecedores, é importante fazer uma análise detalhada de todas as propostas recebidas. Leia com atenção quais são os serviços oferecidos e escolha aquele que tiver um perfil mais adequado para o evento que está sendo organizado.

Se ainda assim restarem dúvidas, elas devem ser sanadas via telefone ou e-mail. É importante deixar tudo que for acordado em contrato, para não haver divergências e descumprimento de algum item.

Certifique-se da qualidade do serviço pessoalmente

A qualidade do serviço precisa ser verificada pessoalmente, principalmente em relação ao que será servido no evento. Nesse caso, marque um horário para degustação para certificar que o cardápio atende às exigências do porte do evento.

Serviços de decoração, iluminação também devem ser checados de perto, não custa nada passar na empresa para se certificar da qualidade de seus itens.

Se for contratar um DJ ou uma banda de música, peça que seja enviada uma lista com o repertório a ser tocado durante o evento.

Contrate os fornecedores com antecedência

Trabalhe no planejamento do evento com antecedência, pois assim terá tempo para analisar os prestadores de serviços e selecionar os melhores. Além disso, planejando com antecedência, o risco de o fornecedor escolhido não ter agenda para o dia do evento é bem menor.

O sucesso do evento depende do planejamento e da escolha de fornecedores confiáveis que trabalhem junto com sua empresa, garantindo que tudo seja feito da melhor forma possível. Mesmo que todo este trabalho tome bastante tempo e energia, no final, valerá a pena, pois seu evento será da melhor qualidade e seu público ficará satisfeito.

Em sua opinião, quais outros fatores devem ser levados em conta na hora de escolher bons fornecedores? Deixe seu comentário no post e conte para a gente!