Posted on março 30, 2017

Não deixe que a crise afete o seu planejamento de eventos

Em momentos de crise, uma das primeiras áreas alvo de cortes é a de Marketing e, principalmente, os investimentos no calendário de planejamento de eventos corporativos que, muitas vezes, não têm o seu ROI (Return on Investiment) ou ROO (Return on Objectives) mensurados de forma correta e comprovados para os diretores e gerentes da organização.

Esse é momento de mostrar a importância de manter esse calendário de planejamento de eventos, tanto com edições internas e externas, ressaltando os benefícios para a marca, com a conquista, fidelização e retenção de clientes, sejam eles funcionários ou compradores.

Experiências únicas e conectadas no planejamento de eventos

Segundo a consultoria Forrester, os líderes de marketing agora enfrentam o desafio de prender a atenção de clientes, conectados o tempo todo a seus dispositivos móveis. Nessa era do cliente conectado, os analistas indicam que os CMOs (Chief Marketing Officer) devem mudar a maneira como a empresa lida com a marca, que deve deixar de ser um ativo e passar a ser uma experiência.

E eventos são uma grande oportunidade para conectar e engajar seus clientes, internos ou externos, com a sua marca. Durante o planejamento de eventos, os organizadores devem ter em mente que cada ponto de contato é uma oportunidade para expor a sua mensagem e a sua empresa. Quanto mais os participantes interagirem com a marca, e entre si, principalmente em uma plataforma mobile integrada, e tiverem experiências que superem as suas expectativas, mas eles estarão dispostos a serem embaixadores da sua marca e consumirem seus produtos ou serviços.

Além disso, embaixadores da marca geralmente compartilham suas experiências, influenciando possíveis parceiros de negócios e consumidores. Para a consultoria Nielsen, esse marketing de influência é o meio mais eficaz de conquistar novos clientes, já que, globalmente, 92% dos consumidores dizem confiar mais nas recomendações de pessoas conhecidas do que em outras formas de propaganda. E, se um participante “normal” já é capaz de influenciar tão positivamente seus amigos, imagine se esse participante for um influenciador digital, daqueles com milhões de seguidores?

Otimizando o budget

Na fase de planejamento de eventos, os organizadores precisam ter um rigoroso controle de gastos, levando em consideração, principalmente:

• Custo do local do evento;
• Custo dos palestrantes ou convidados pagos;
• Custo para confecção de banners, sinalização, brindes, etc;
• Custo do aluguel de equipamentos – datashow, luz, som etc – e conexão à Internet;
• Custo de mobiliário e decoração;
• Custo de catering – alimentação, bar e equipe de atendimento;
• Custo de divulgação do evento.

Parcerias e apoios institucionais são uma boa forma de reduzir os gastos no planejamento de eventos, mas os organizadores precisam ser cuidadosos e, por exemplo, resistirem à tentação de fazer novas despesas por impulso, como achar que é necessário ter mais objetos de decoração nas áreas de convivência ou um cardápio mais sofisticado, mantendo sempre os custos dentro do budget inicial.

Aliás, falando sobre cardápio, os próprios donos de empresas de catering indicam que a maioria dos organizadores fazem uma encomenda maior do que a necessária, de modo a garantir que as bandejas e os bares estejam sempre abastecidos, com folga. Mas eles dizem que é possível reduzir o budget direcionado ao catering em 10% do previsto inicialmente, reduzindo custos e evitando desperdício.

Compartilhe algumas boas práticas de como você planeja seus eventos nos comentários.