Como montar um plano de comunicação eficaz para eventos

Posted on February 27, 2018

Quanto mais próximo estiver a data de abertura do seu evento, mais importante é o plano de comunicação. Mas como essa estratégia está inserida nas ações de marketing? A equipe responsável pela comunicação deve definir qual será a melhor abordagem para engajar os participantes, criando um buzz em torno do evento e apresentando as principais informações e diferenciais, desde a presença de palestrantes especiais, formas de pagamento, como alugar quartos e melhores trajetos, enfim, tudo o que possa facilitar a vida e gerar valor para o participante.

Quatro passos para montar um plano de comunicação

Já nas primeiras reuniões para definir as ações de marketing, a equipe deve começar a traçar o plano de comunicação, levando em consideração quatro pontos principais:

1 – Identifique o objetivo

Qual a meta do evento? Melhorar a percepção da marca, engajar colaboradores, anunciar novas parcerias ou lançar produtos? O plano de comunicação deve funcionar como um roadmap, apontando o caminho para chegar ao objetivo final.

2 – Quem deve estar envolvido

Quem fará parte da equipe e como as responsabilidades serão divididas? É preciso ter bem claro as pessoas envolvidas nessas ações de marketing, prazos para cada tarefa e também como elas irão trocar informações.

3 – Conte uma história interessante

Defina como será o tom da sua comunicação e como as suas mensagens vão contar uma história capaz de engajar os possíveis participantes e incentivar as suas inscrições ou, no caso de eventos internos, motivar ainda mais os colaboradores. Lembre-se de destacar qual é o “problema” que será resolvido pelo seu evento.

4 – Defina os canais

Um hotsite é fundamental, independentemente do público alvo. Mas as ações de marketing devem prever quais serão os outros principais canais de comunicação entre redes sociais – Facebook, LinkedIn, intranet –, e-mail marketing e até mesmo anúncios em mídias impressas e televisão. Tudo depende do público alvo.

Monte um cronograma de comunicação

Se ainda falta mais de um ano para a realização do evento, como no caso de bienais, as ações de marketing devem prever o envio de um e-mail por mês, lembrando que o evento vai acontecer e destacando os diferenciais das edições anteriores.

Quando faltar cerca de um ano para a abertura do evento, comece a enviar e-mails semanais e, uma vez por mês, dê “uma cara” ao evento enviando vídeos com os palestrantes, patrocinadores, organizadores e, se possível, entrevistas curtas com participantes das edições anteriores. O hotsite já deve estar no ar, com um call to action para inscrições.

Faltando seis meses, comece a divulgar a programação diária, deixando bem claro que podem ocorrer mudanças. Atualize ou apenas modifique sempre a landing page do hotsite.

E, quando faltarem cinco meses, é hora de call to action, call to action e mais call to action. As ações de marketing devem chamar a atenção para os diferenciais do seu evento e incentivar a inscrição.

Não esqueça do gerenciamento de crise

Ok, nada de errado irá acontecer no seu evento. Infelizmente, não existe uma garantia de que absolutamente nada irá dar errado. Um participante, por exemplo, pode sofrer um ataque do coração no meio do corredor, assustando as pessoas. Claro que existe uma equipe médica de prontidão no evento, mas é preciso comunicar aos participantes de que o atendimento foi realizado rapidamente, deixando todos mais tranquilos. Você pode fazer esse comunicado usando a funcionalidade de mensagens push do seu aplicativo de eventos.

Além de oferecer o aplicativo, uma plataforma completa de gestão de eventos integra as ações de marketing ao planejamento geral, alinhando todos os objetivos.