Plataformas de eventos: gestão e usabilidade do seu evento de ponta a ponta

Posted on April 27, 2017

Foi-se o tempo em que, além das planilhas, era necessário contar com diversas ferramentas para gerenciar a fase de planejamento de eventos após definir tema, objetivo, data, local, orçamento, plano de marketing, equipe de trabalho, palestrantes, expositores etc.

Após essas definições, todo o planejamento de eventos já pode ser integrado em uma plataforma de eventos móvel, que vai gerenciar desde a venda de ingressos ou envio de convites e RSVP, até gerar relatórios que vão confirmar o seu sucesso.

Mas, entre a venda de ingressos e os relatórios finais existem diversas ações que precisam ser iniciadas e acompanhadas, envolvendo os organizadores, participantes, palestrantes e expositores, também gerenciadas a partir da plataforma.

E, como os objetivos fazem com que cada evento tenha etapas e estratégias diferentes, não adianta simplesmente tentar identificar “qual a melhor plataforma para eventos”, e sim pensar em “como uma plataforma pode agilizar o meu planejamento de eventos e contribuir para o seu gerenciamento, ampliar o engajamento entre todos os envolvidos e gerar melhores resultados”.

Alguns pontos básicos de uma plataforma de eventos eficiente

Ao negociar com o fornecedor da plataforma, organizadores devem levar em consideração e analisar alguns pontos básicos, como:

Funcionalidades – a plataforma oferece a possibilidade de incluir as funcionalidades que você realmente precisa, customizadas para as suas necessidades, agilizando e facilitando todas as etapas?

Usabilidade – coloque-se no lugar de todos os usuários – equipes de trabalho, participantes, expositores, palestrantes e de quem mais possa estar envolvido no planejamento de eventos ou no desenrolar das atividades. A analise a usabilidade das funcionalidades sempre levando em conta que todos querem visualizar a solução para seus problemas com facilidade e em um clique. Como você avalia a experiência do usuário?

Suporte ao usuário – o fornecedor oferece apoio na gestão do conteúdo que deve ser inserido na plataforma e nas ações antes, durante e após o evento, assim como estará disponível in loco para realizar ajustes em tempo real e tirar dúvidas dos usuários?

Sistemas integrados, gerenciamento integrado

Pesquisa realizada no final de 2016 pela GBTA Foundation (The Global Travel Association), com sede nos Estados Unidos, aponta que 57% dos organizadores de eventos já utilizam plataformas de gerenciamento de eventos e, entre eles, 96% acreditam que o seu uso gera valor. E, entre os que ainda  não fazem uso de tecnologia no planejamento de eventos e no seu desenrolar, 58% têm consciência do potencial de uma plataforma de gerenciamento para melhorar processos.

A pesquisa, que ouviu 94 profissionais da área de planejamento de eventos nos Estados Unidos, destaca a importância da customização da plataforma de gerenciamento de eventos, já que cada segmento requer recursos e funcionalidades diferenciadas.

Uma plataforma de planejamento de eventos única, que integre e automatize todos os sistemas e permita a comunicação entre todos eles, faz com que a organização e gestão do evento seja mais simples, com todos os dados para análise, visualização e gerenciamento em um único local. Uma solução de ponta a ponta faz toda a diferença no planejamento de eventos e gera mais valor para organizadores, participantes e expositores, com maior interação e engajamento.