Quais perguntas você deve se fazer antes, durante e depois do seu evento?

Views: 11624

The complete platform for all your events

Book a Meeting
Posted on May 11, 2018

O que é o seu evento? Como organizador você será muito questionado sobre isso.  Independente do conceito, qualquer evento segue uma sequência lógica e possui um começo, meio e fim. Os processos que envolvem essas três grandes etapas possuem níveis de dificuldade, de gerenciamento de tempo, de recursos humanos e financeiros diferentes.

Para tentar facilitar o gerenciamento de um evento  é importante dividir bem as etapas que cada área demanda e otimizar os seus processos. Pensando nisso, selecionamos algumas perguntas sobre áreas comuns que irão te lembrar de funções importantes e facilitar no gerenciamento de antes, durante e depois do seu evento.


 

 Antes do evento

Com certeza o maior investimento de tempo está nessa etapa. Antes de mais nada, é essencial ter um objetivo definido. O que o seu evento pretende conquistar? O que ele pretende atingir? Conseguir delimitar um objetivo claro é o primeiro passo para o planejamento do seu evento. Após ter ficado claro qual é o grande objetivo, é importante que você divida as áreas de maior importância estratégica, sem deixar de pensar especialmente no formato  do seu evento.

 

Equipe

  • Você delimitou qual as competências para as funções que seu evento demanda?
  • Você recrutou o seu time?
  • Você desenvolveu um organograma?
  • Você apresentou um cronograma ou planejamento para o time?
  • Você alinhou o fluxo de comunicação e o número de encontros?
  • Você criou um plano para os staffs?

 

Lugar

  • Você já desenhou qual do tamanho do seu público?
  • Você traçou quais tipos de espaço, tamanho e equipamentos você precisa?
  • Você averiguou quais os tipos de requerimento de segurança o lugar precisa?
  • Você se certificou dos pontos positivos e negativos do lugar para o seus públicos?
  • Você traçou um plano de logística para a sua equipe, parceiros, palestrantes e público?

 

Finanças e parcerias

  • Você traçou todos os detalhes que terão custos?
  • Você dividiu quais os meios de pagamento para os seus custos?
  • Você desenvolveu um orçamento levando em consideração todos os custos?
  • Você dividiu esse orçamento para um ambiente pessimista, real e otimista?
  • Você traçou quais custos poderiam ser realizados por parcerias?
  • Você listou quais parcerias seriam importantes para o seu evento?
  • Você definiu quais serão as contrapartidas para os seus parceiros?
  • Você preparou uma apresentação para reuniões de negociação com parceiros?
  • Você verificou quais fornecedores seu evento precisa?

 

Tema e palestrantes

  • Você construiu um tema que alcance o seu objetivo?
  • Você alinhou quais são os assuntos mais importantes para o tema do seu evento?
  • Você conseguiu recrutar um bom time de palestrantes?
  • Você se reuniu com os palestrantes do seu evento para alinhar as expectativas, linguagem e objetivos de cada apresentação?
  • Você listou todos os materiais que cada palestrante irá precisar?
  • Você criou uma programação com o horário de chegada e palestras dos palestrantes?
  • Você preparou um espaço reservado aos palestrantes?
  • Você pré estabeleceu a quantidade de convidados dos palestrantrantes?
  • Você precisará de um host?

 

Comunicação e Design

  • Você criou uma identidade visual para o seu evento?
  • Você listou os principais meios que o seu evento deve estar presente?
  • Você criou um planejamento de comunicação?
  • Você está medindo se está comunicando pelos meios adequados com o público?
  • Você consegue medir se o seu público demonstra interesse pelo o seu evento?
  • Você teve alguma demanda do seu público por informação?
  • Você irá registrar o seu evento em fotografia e vídeo?
  • Você divulgou sua programação?

 

Público

  • Você definiu qual o tamanho do seu público?
  • Você definiu qual o perfil ideal do seu público?
  • Você estabeleceu pré-requisitos para o seu público?
  • Você escolheu a forma e a data de inscrição?
  • Você determinou quantas vagas do seu evento poderão possivelmente serem destinadas a acompanhantes dos palestrantes, parceiros e convidados?
  • Você considerou transmitir o seu evento?
  • Você criou uma programação de conteúdo?
  • Você listou quais brindes darão para os participantes?

 

 Durante o evento

Chegou o momento! Essa etapa é, sem dúvidas, a mais intensa e requer muita logística, alinhamento e coordenação. Planeje tudo em detalhes, se possível contendo pelo menos duas opções de cenário para ação função essencial do seu evento.

 

Equipe

  • Você preparou um checklist do evento do dia?
  • Você tem uma lista individual da função de cada pessoa?
  • Você tem os contatos atualizados de toda a equipe?
  • Você e sua equipe têm as cópias da lista de equipamentos, palestrantes, parceiros e inscritos?

 

Lugar

  • Você fez um plano de montagem?
  • Você verificou o funcionamento de todos os equipamentos?
  • Você verificou se os itens essenciais como limpeza e segurança estão funcionando?
  • Você verificou se todos os seus fornecedores entregaram o prometido?

 

Finanças e Parcerias

  • Você está com todas as notas e contatos de fornecedores?
  • Você agradeceu aos seus parceiros durante o evento?
  • Você recepcionou os seus parceiros?

 

Tema e Palestrantes

  • Você tem todo o material e apresentações dos palestrantes em um backup?
  • Você recepcionou os seus palestrantes?
  • Você tem certeza que seus palestrantes sabem onde, quando e como devem estar?

 

Comunicação e Design

  • Você preparou ações para incentivar hastags e divulgação do seu evento?
  • Você tem uma equipe preparada para postar em tempo real o que está acontecendo em seu evento?
  • Você preparou um meio de interação entre os participantes, palestrantes e parceiros?
  • Você tem um plano de cobertura fotográfica e de vídeo do seu evento?

 

Depois do evento

Acabou o evento em si, mas não o trabalho! Muitos eventos deixam de aproveitar o seu potencial deixando que o evento acabe sem aproveitar essa etapa. Agora é a hora de entender quais ações deram certo, quais podem melhorar em uma próxima edição e de dar um retorno para todos os envolvidos do evento.

 

Equipe

  • Você agradeceu sua equipe?
  • Você compartilhou com a equipe o relatório do evento e feedbacks?

 

Finanças e Parcerias

  • Você criou dados de retorno de investimento para os parceiros?
  • Você tem dados da percepção do público sobre os parceiros?
  • Você sabe quais interações dos seus parceiros com o público funcionaram?
  • Você tem o relatório com todos os gastos do evento?

 

Tema e palestrantes

  • Você agradeceu seus palestrantes?
  • Você possui dados para feedback para os palestrantes?
  • Você consegue medir o quanto o sucesso do seu tema?

 

Comunicação e Design

  • Você coletou dados dos participantes para ações de comunicação?
  • Você preparou um plano de postagens pós-evento?
  • Você fez um cronograma de quando as fotos e vídeos serão entregues?

 

Público

  • Você agradeceu o seu público?
  • Você pensou em alguma entra pós-evento para os seus participantes?
  • Você enviou uma avaliação do seu evento?
  • Você avaliou qual a interação e engajamento do seu público?

 

Todas as etapas: pré, produção e pós-evento são igualmente importantes para que o seu evento seja um sucesso.

 

 

[hubspot portal=”5958648″ id=”5301f3e9-4597-497c-b2ed-bfd694541e55″ type=”form”]
WebManager
© InEvent, Inc. 2024