Posted on May 11, 2018
O que é o seu evento? Como organizador você será muito questionado sobre isso. Independente do conceito, qualquer evento segue uma sequência lógica e possui um começo, meio e fim. Os processos que envolvem essas três grandes etapas possuem níveis de dificuldade, de gerenciamento de tempo, de recursos humanos e financeiros diferentes.
Para tentar facilitar o gerenciamento de um evento é importante dividir bem as etapas que cada área demanda e otimizar os seus processos. Pensando nisso, selecionamos algumas perguntas sobre áreas comuns que irão te lembrar de funções importantes e facilitar no gerenciamento de antes, durante e depois do seu evento.
Antes do evento
Com certeza o maior investimento de tempo está nessa etapa. Antes de mais nada, é essencial ter um objetivo definido. O que o seu evento pretende conquistar? O que ele pretende atingir? Conseguir delimitar um objetivo claro é o primeiro passo para o planejamento do seu evento. Após ter ficado claro qual é o grande objetivo, é importante que você divida as áreas de maior importância estratégica, sem deixar de pensar especialmente no formato do seu evento.
Equipe
- Você delimitou qual as competências para as funções que seu evento demanda?
- Você recrutou o seu time?
- Você desenvolveu um organograma?
- Você apresentou um cronograma ou planejamento para o time?
- Você alinhou o fluxo de comunicação e o número de encontros?
- Você criou um plano para os staffs?
Lugar
- Você já desenhou qual do tamanho do seu público?
- Você traçou quais tipos de espaço, tamanho e equipamentos você precisa?
- Você averiguou quais os tipos de requerimento de segurança o lugar precisa?
- Você se certificou dos pontos positivos e negativos do lugar para o seus públicos?
- Você traçou um plano de logística para a sua equipe, parceiros, palestrantes e público?
Finanças e parcerias
- Você traçou todos os detalhes que terão custos?
- Você dividiu quais os meios de pagamento para os seus custos?
- Você desenvolveu um orçamento levando em consideração todos os custos?
- Você dividiu esse orçamento para um ambiente pessimista, real e otimista?
- Você traçou quais custos poderiam ser realizados por parcerias?
- Você listou quais parcerias seriam importantes para o seu evento?
- Você definiu quais serão as contrapartidas para os seus parceiros?
- Você preparou uma apresentação para reuniões de negociação com parceiros?
- Você verificou quais fornecedores seu evento precisa?
Tema e palestrantes
- Você construiu um tema que alcance o seu objetivo?
- Você alinhou quais são os assuntos mais importantes para o tema do seu evento?
- Você conseguiu recrutar um bom time de palestrantes?
- Você se reuniu com os palestrantes do seu evento para alinhar as expectativas, linguagem e objetivos de cada apresentação?
- Você listou todos os materiais que cada palestrante irá precisar?
- Você criou uma programação com o horário de chegada e palestras dos palestrantes?
- Você preparou um espaço reservado aos palestrantes?
- Você pré estabeleceu a quantidade de convidados dos palestrantrantes?
- Você precisará de um host?
Comunicação e Design
- Você criou uma identidade visual para o seu evento?
- Você listou os principais meios que o seu evento deve estar presente?
- Você criou um planejamento de comunicação?
- Você está medindo se está comunicando pelos meios adequados com o público?
- Você consegue medir se o seu público demonstra interesse pelo o seu evento?
- Você teve alguma demanda do seu público por informação?
- Você irá registrar o seu evento em fotografia e vídeo?
- Você divulgou sua programação?
Público
- Você definiu qual o tamanho do seu público?
- Você definiu qual o perfil ideal do seu público?
- Você estabeleceu pré-requisitos para o seu público?
- Você escolheu a forma e a data de inscrição?
- Você determinou quantas vagas do seu evento poderão possivelmente serem destinadas a acompanhantes dos palestrantes, parceiros e convidados?
- Você considerou transmitir o seu evento?
- Você criou uma programação de conteúdo?
- Você listou quais brindes darão para os participantes?
Durante o evento
Chegou o momento! Essa etapa é, sem dúvidas, a mais intensa e requer muita logística, alinhamento e coordenação. Planeje tudo em detalhes, se possível contendo pelo menos duas opções de cenário para ação função essencial do seu evento.
Equipe
- Você preparou um checklist do evento do dia?
- Você tem uma lista individual da função de cada pessoa?
- Você tem os contatos atualizados de toda a equipe?
- Você e sua equipe têm as cópias da lista de equipamentos, palestrantes, parceiros e inscritos?
Lugar
- Você fez um plano de montagem?
- Você verificou o funcionamento de todos os equipamentos?
- Você verificou se os itens essenciais como limpeza e segurança estão funcionando?
- Você verificou se todos os seus fornecedores entregaram o prometido?
Finanças e Parcerias
- Você está com todas as notas e contatos de fornecedores?
- Você agradeceu aos seus parceiros durante o evento?
- Você recepcionou os seus parceiros?
Tema e Palestrantes
- Você tem todo o material e apresentações dos palestrantes em um backup?
- Você recepcionou os seus palestrantes?
- Você tem certeza que seus palestrantes sabem onde, quando e como devem estar?
Comunicação e Design
- Você preparou ações para incentivar hastags e divulgação do seu evento?
- Você tem uma equipe preparada para postar em tempo real o que está acontecendo em seu evento?
- Você preparou um meio de interação entre os participantes, palestrantes e parceiros?
- Você tem um plano de cobertura fotográfica e de vídeo do seu evento?
Depois do evento
Acabou o evento em si, mas não o trabalho! Muitos eventos deixam de aproveitar o seu potencial deixando que o evento acabe sem aproveitar essa etapa. Agora é a hora de entender quais ações deram certo, quais podem melhorar em uma próxima edição e de dar um retorno para todos os envolvidos do evento.
Equipe
- Você agradeceu sua equipe?
- Você compartilhou com a equipe o relatório do evento e feedbacks?
Finanças e Parcerias
- Você criou dados de retorno de investimento para os parceiros?
- Você tem dados da percepção do público sobre os parceiros?
- Você sabe quais interações dos seus parceiros com o público funcionaram?
- Você tem o relatório com todos os gastos do evento?
Tema e palestrantes
- Você agradeceu seus palestrantes?
- Você possui dados para feedback para os palestrantes?
- Você consegue medir o quanto o sucesso do seu tema?
Comunicação e Design
- Você coletou dados dos participantes para ações de comunicação?
- Você preparou um plano de postagens pós-evento?
- Você fez um cronograma de quando as fotos e vídeos serão entregues?
Público
- Você agradeceu o seu público?
- Você pensou em alguma entra pós-evento para os seus participantes?
- Você enviou uma avaliação do seu evento?
- Você avaliou qual a interação e engajamento do seu público?
Todas as etapas: pré, produção e pós-evento são igualmente importantes para que o seu evento seja um sucesso.
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