Posted on June 6, 2017

Escolha o melhor formato de evento para gerar mais resultados

Um dia de duração? Vários dias? Muitas atividades? Presencial, virtual ou híbrido? Não entendeu sobre o que estamos falando? Estamos nos referindo ao planejamento de eventos e à escolha do melhor formato, capaz de gerar mais resultados.

Eventos podem durar um dia ou menos, vários dias, podem ter apenas um palestrante ou diversas sessões e seminários, workshops, expositores, reuniões de networking, confraternizações, depende apenas dos objetivos identificados durante a fase de planejamento de eventos.

Em primeiro lugar, você precisa determinar qual é o objetivo do evento – treinamento interno, lançamento de produtos ou serviços da sua empresa, apresentação de tendências de um determinado setor do mercado, posicionamento da marca, entre outros. A partir daí a equipe de planejamento de eventos já começa a delinear o seu formato.

Outro fator que influi diretamente no formato do evento é o seu público alvo, que deve incluir idade, gênero, localização geográfica, cargo e interesses pessoais e profissionais. Uma convenção de gerentes e compradores de uma rede de supermercados, por exemplo, terá um formato bem diferente de uma feira de beleza.

Além disso, a equipe de planejamento de eventos precisa ter certeza de contar com recursos financeiros e pessoais para sua organização. Afinal, um evento mal planejado e mal executado certamente gera muito burburinho e prejuízos à marca.

Novas tecnologias, novos formatos

Com as novas tecnologias, atualmente ainda temos mais opções de formatos para eventos: presencial, quando todas as pessoas estão presentes fisicamente, virtual, quando tudo é on-line, e híbrido, que combina os dois modelos.

Nesse caso, entram em consideração fatores como objetivo e tamanho do evento, orçamento, prazo e a localização dos participantes.

Eventos presenciais, claro, são os mais indicados para grandes feiras, como as do setor de óleo e gás, de beleza, de construção, por exemplo, onde estão reunidos especialistas debatendo os avanços e oferecendo treinamento, junto com expositores vendendo seus produtos. Além disso, o encontro presencial ainda é uma grande vantagem no fechamento de novos negócios e no networking.

Mas, mesmo nesses casos, vale a pena pensar no modelo híbrido, transmitindo on-line as palestras e debates, em tempo real, para pessoas que não puderam estar presencialmente no evento. Pode-se inclusive, oferecer dois tipos de inscrição: uma presencial e outra só online, o que pode ser muito interessante, por exemplo, no caso de feiras de construção, para alunos de engenharia interessados em uma palestra sobre construção de prédios verdes.

A flexibilidade e a conveniência do modelo híbrido também podem ser interessantes para reunir nas palestras e debates um maior número de especialistas e executivos que não disponham de tempo para se deslocar, ampliando a relevância do evento.

Já o modelo virtual certamente tem um custo bem menor, desde a fase de planejamento de eventos até a sua realização, mas reúne um público reduzido e que deve estar focado, como em uma reunião de diretoria ou de Conselho, ou treinamentos bem específicos.

Pontos fortes e pontos fracos

A escolha do melhor formato depende dos objetivos e recursos avaliados pela equipe de planejamento de eventos, mas, em relação aos três modelos, é fácil identificar pontos fortes e fracos. Agora, basta você priorizar as suas necessidades.

E aí? Curtiu nossas dicas de planejamento de eventos? 😉