Posted on August 17, 2017

Software de gestão de eventos vs planilhas? Qual a melhor opção

“Em qual diretório está arquivada a planilha com os inscritos para o evento”? “Essa é a última versão da planilha com os custos de aluguel do mobiliário”? Se você ainda usa planilhas, e não um software de gestão de eventos, com certeza esses e outros problemas são frequentes no seu dia a dia.

Então, vamos direto ao assunto. Veja abaixo algumas das inúmeras vantagens de aproveitar as diversas funcionalidades de uma plataforma desenvolvido especialmente para a gestão de eventos:

Foco nas suas necessidades – planilhas são desenvolvidas para atividades mais genéricas, incorporando uma infinidade de dados que geralmente não são facilmente visualizados. Já uma plataforma digital para gestão de eventos oferece as funcionalidades que realmente você precisa, coletando as informações selecionadas e as entregando no formato mais adequado para as suas necessidades – gráficos, relatórios etc.

Não é preciso expertise – função, fórmula, rastrear precedentes, teste de hipóteses… Vamos aceitar, poucas são as pessoas realmente são ninjas em planilhas, capazes de aproveitar todas as suas funcionalidades e as transformar em informações que gerem mais eficiência na organização de eventos corporativos. Já uma plataforma para gestão de eventos intuitiva, segue um script lógico torna-se muito fácil de usar. Para que complicar se é possível simplificar processos?

Integração entre as equipes – todas as equipes – logística, vendas, catering etc – têm conhecimento do estágio de cada tarefa de todas as áreas, fazendo com que o fluxo de trabalho seja mais eficiente.

Gerenciamento de permissões – mas nem todos os dados e tarefas precisam estar disponíveis para todas as equipes, muito menos para os seus participantes do evento. Uma senha de acesso pode determinar o que cada grupo pode acessar, preservando informações sensíveis sem que haja a necessidade de criar mais uma planilha. Para controle dos posts dos participantes basta incluir a função de moderação das postagens do seu evento.

Maior confiabilidade nos dados – atire a primeira pedra quem nunca digitou um número errado ou inseriu dados na célula errada quando estava atualizando uma planilha. E, se você não identificar o erro, os resultados não serão confiáveis.

Integração com redes sociais – com um software para gestão de eventos é possível tanto coletar dados das redes sociais sobre o seu evento quanto incentivar o compartilhamento de informações por parte dos participantes, palestrantes, expositores e patrocinadores.

Segurança dos dados – planilhas geralmente são compartilhadas entre várias pessoas e abertas em diversos dispositivos, o que dificulta bastante a rastreabilidade das mudanças. E se essas planilhas estiverem arquivadas somente na rede corporativa da empresa, estão mais suscetíveis de serem alvo de hackers ou de serem alteradas ou perdidas por problemas na rede. Plataformas de gestão têm os dados armazenados na nuvem de provedores com muito mais expertise e investimentos em segurança cibernética.

Fácil acesso – e como os dados estão armazenados na nuvem, os organizadores de eventos, mesmo quando não estiverem presentes no local, podem ter certeza de que estarão acessando e compartilhando a mais recente versão, com as informações mais atuais.

Integração dos processos – a plataforma digital para gestão de eventos integra todos os dados dos participantes do evento, desde a sua inscrição até o pós-evento, analisando todo o seu comportamento e interesses. Esses dados então podem ser integrados ao CRM (Customer Relationship Management) ou utilizar esses dados integrados no mesmo software de gestão de eventos, gerando mais insights para planejar ações e maior engajamento.

Informação em tempo real – os dados nas planilhas são atualizados em tempo real, o que não acontece quando a sua gestão de eventos é digitalizada e as informações são analisadas em tempo real, permitindo que sejam feitos ajustes ou mesmo reforçar uma ação que esteja gerando mais engajamento durante o evento.

É hora de mudar – o mundo tem se modernizado e procurado cada vez mais por soluções robustas e que tragam mais segurança no recebimento e envio de informações. Você precisa de mais argumentos para trocar as planilhas por uma plataforma digital de gestão de eventos?