Posted on February 9, 2017

New Technologies for Events: Your Guide to Uncovering the Benefits and Challenges.

Há poucas dúvidas sobre os benefícios que as novas tecnologias para eventos trouxeram para o setor nos últimos anos. A organização de eventos – que, como se sabe, é considerado uma dos mais estressantes profissões do mercado – tornou-se mais ágil e eficiente com as novas ferramentas. Da mesma forma, existem mais opções para proporcionar uma melhor experiência e ampliar o engajamento dos participantes.

A variedade de ferramentas para estas últimas finalidades impressiona e, de uma forma ou outra, estão quase sempre baseadas em vídeo. O site especializado em eventos BizBash publicou, no início do ano, uma reportagem sobre as novas tendências das tecnologias para eventos. Vários empresários do setor destacaram a importância da realidade virtual e das tecnologias derivadas, que proporcionam experiências diferentes para os participantes.

A realidade virtual ou aumentada, big data, Internet das Coisas, mencionadas pelos entrevistados, são inovações recentes e que começam a ocupar seu espaço nos grandes e médios eventos dos países desenvolvidos. Outras tecnologias, como as plataformas integradas para eventos e as ferramentas para redes sociais, já se tornaram lugar comum, embora ainda haja muito espaço para crescimento em países emergentes, como o Brasil.

 As novas tecnologias para eventos são excelentes…

Esta evolução do setor tornou-se especialmente benéfica para os profissionais, que passaram a fazer mais com menos. Também ampliou o horizonte de opções para os participantes, que passaram a desfrutar de maior interatividade, tanto com os seus companheiros quanto com a gestão. Entre as principais vantagens que este novo panorama oferece podemos citar:

Administração digital – O gerenciamento digital dos eventos permite reunir uma grande quantidade de informações, não somente sobre o desenrolar do evento em si e os problemas a serem resolvidos, como também sobre os participantes. Desde o momento da inscrição – em que, por exemplo, podem informar sobre restrições alimentares e outras questões que vão definir itens de alimentação ou acessibilidade – até o encerramento da programação, é possível haver um acompanhamento em tempo real do que está ocorrendo.

Engajamento mobile – Redes sociais e apps para eventos tiram proveito da predominância do smartphone no cotidiano para elevar o engajamento dos participantes. Através deles, não somente a organização do evento pode proporcionar maior interação, como também inovar em suas campanhas de marketing. Eventos bem-sucedidos nas redes levam ao que é conhecido em inglês como FOMO (Fear Of Missing Out), o que contribui para angariar mais participantes em próximas edições.

Dados personalizados – O grande volume de informações sobre participantes reunido pelas várias ferramentas utilizadas na gestão de eventos é de grande importância, e não somente para o atendimento a necessidades específicas, conforme mencionado acima. O conjunto de dados pode influenciar tanto o planejamento de futuros eventos quanto ações de marketing de patrocinadores e apoiadores. Associado aos sistemas de CRM (customer relationship management), traz grande potencial para impulsionar leads e vendas.

Experiências inovadoras – A qualidade da experiência é fundamental quando se trata de fidelizar participantes em eventos periódicos. As tecnologias para eventos que estão surgindo oferecem maneiras diferentes de interagir com a audiência, através de realidade virtual ou aumentada, gamificação ou da prestação de informações constantes através dos apps para eventos, beacons etc.

… Mas têm o seu preço

Novas tecnologias para eventos, como, aliás, qualquer inovação tecnológica, requer adaptação de conceitos e hábitos. Para pagar o menor preço possível pela adaptação aos tempos que vêm por aí, deve-se levar em conta alguns aspectos:

Personalização da experiência – O fato de existir informação disponível sobre quem está comparecendo significa que também  é possível (e necessário) personalizar o nível de experiência. Na verdade, muitos acreditam que será possível, na prática, “ler a mente” dos participantes, mas isso de nada vai adiantar se não servir para o aprimoramento do relacionamento com eles. A tecnologia oferece meios para se chegar a esse objetivo – o que, inclusive, leva a previsões sobre a elevação do número de eventos menores e para públicos mais específicos.

Luta pela atenção – Esse é um dos maiores desafios dos tempos modernos. Com tantas opções de distração, conhecimento e interação, torna-se cada vez mais difícil conquistar a atenção de forma duradoura. Já não se debate mais, por exemplo, se os smartphones devem ser desligados durante apresentações – ao contrário, eles estão sendo integrados ao cenário, através do envio de perguntas aos palestrantes. Uso eficiente das redes sociais, com conteúdo relevante, desponta como uma das melhores soluções para lidar com essa questão.

Uso consciente – O grande volume de dados disponíveis e de opções oferecidas pelas ferramentas tecnológicas exige qualificação dos organizadores e das equipes responsáveis. Isso não somente vai permitir lidar melhor com os problemas que surgirem, como também dar orientação adequada para que os próprios participantes lidem melhor com as novidades. E, provavelmente, reduzir custos relativos a consultorias e contratação de serviços, o que é sempre bem-vindo para quem precisa alavancar o seu retorno sobre o investimento.