Como evitar e gerenciar situações de crise na organização de eventos

Por mais que esteja tudo cuidadosamente planejado, os organizadores de eventos dificilmente dormem tranquilos na véspera. Reunir uma quantidade determinada de pessoas no mesmo local e num período determinado de tempo abre margem para problemas em eventos. Esse é o motivo pelo qual, aliás, a organização de eventos é reconhecida como uma das profissões mais estressantes, junto com policiais e bombeiros.

O gerenciamento de crise abrange uma vasta quantidade de ocorrências, que vão desde desastres naturais até erros humanos e ocorrências inesperadas que podem influir na programação. Os danos são igualmente variáveis, mas o que é certo, nos dias atuais, é que elas podem se disseminar rapidamente via redes sociais, contaminando e danificando sua reputação e a imagem do evento em si.

Quando o inesperado ocorre

Os tipos de crise variam, bem como suas potenciais consequências para a organização de eventos. Em um artigo de revisão da bibliografia disponível sobre o tema, John Dudovskiy, do portal Research Metodology, relaciona quatro tipos diferentes de crises:

Atos divinos – Desastres naturais, como terremotos ou enchentes.

Questões de gerenciamento – Erros no planejamento e de estimativa em potenciais ocorrências.

Problemas mecânicos – Defeitos em equipamentos em geral.

Erro humano – Qualquer crise causada diretamente pela ação humana específica, como falta de comunicação, uso inadequado de equipamentos etc.

Entre os danos causados, os mais graves são os que afetam diretamente o público, como ferimentos ou ocorrências fatais. Mas também é possível haver perdas financeiras, de equipamentos, nas locações e à imagem do evento e dos seus organizadores. Assim, por mais que sejam imprevisíveis e além do nosso controle, as crises precisam ser gerenciadas com eficiência para minimizar seus prejuízos.

Planejando para o pior

Um planejamento de eventos eficiente precisa incluir as eventualidades. Quanto mais preparado você estiver para o caso de surpresas desagradáveis, mais rápida será sua resposta às contingências. Algumas providências podem ser valiosas para enfrentar crises na organização de eventos:

Seguro – Empresas de seguros oferecem planos variados para a cobertura de problemas em eventos, desde problemas com equipamentos até tumultos. Tendo em vista o risco de prejuízos financeiros com cancelamentos e outras ocorrências, fazer um seguro pode ser uma medida prudente.

Plano de Contingência – Um pequeno problema pode se tornar mais sério se não houver um plano adequado para agir em casos de emergências. Estabelecer responsabilidades e formas de atuação será muito útil para agilizar a resposta quando o inesperado acontecer. O planejamento deve incluir itens como o checklist das instalações para verificação do cumprimento de obrigações como extintores de incêndio, saídas de emergência etc.

Substituições – A ausência de palestrantes e convidados é um dos pesadelos recorrentes dos organizadores de eventos. Afinal, eles são uma das principais razões para a presença dos participantes. Prever eventuais substituições pode não eliminar totalmente o desapontamento da audiência, mas será melhor do que aquela imperdoável lacuna na programação previamente divulgada.

Comunicação – A falta de informação é um dos fatores críticos em casos de urgência e emergência. E pode elevar o risco de pânico entre os participantes – ou, quando muito, aumentar a sua insatisfação com a gestão do evento. A tecnologia é uma aliada nesses casos – utilize o seu app para eventos para enviar notificações e mensagens sobre quaisquer eventualidades.

Monitoramento – A vantagem que a tecnologia mobile oferece em estender o sucesso do seu evento pode reverter contra você no caso de problemas. Redes sociais como o Facebook e Twitter são muito utilizadas para expressar a insatisfação de participantes. O monitoramento dessas redes é indispensável para esclarecer os fatos e, se for o caso, desculpar-se pelos inconvenientes.

Seu melhor momento

O momento de crise é justamente a hora de mostrar sua capacidade de liderança. Independente do planejamento adotado, sua equipe vai responder melhor se receber instruções precisas de como atuar. Para que isso aconteça, tenha em mente alguns pré-requisitos de uma boa liderança em momentos de crise:

Problemas em eventos? Não entre em pânico

O pânico é paralisante. Ele pode acontecer justamente porque você acredita que precisa ter todas as respostas, a todo momento. Analise a situação e reconheça que você pode errar, como qualquer ser humano, ao tomar uma decisão. Porém, decidir é sua tarefa e você não pode evitar essa responsabilidade.

Não oculte informações

A boa liderança geralmente é acompanhada de uma comunicação eficiente. Quanto mais você partilhar a informação relevante com sua equipe, melhor estarão todos preparados para lidar com eventualidades que ocorrerem. Isso também melhora o relacionamento, outro item valioso nas horas mais difíceis.

Não queira fazer tudo sozinho

A noção errônea de que você pode resolver tudo sozinho é nociva. Principalmente em casos em que o trabalho em equipe é vital (como é o caso das crises). Confie em sua equipe e procure destacar tarefas de acordo com o perfil de cada um. Se houver um ambiente em que todos se sintam capazes de tomar suas próprias decisões, o gerenciamento da crise fica bem mais fácil.