Posted on October 20, 2016

Desenvolva sua capacidade de liderança na organização de eventos

Aprenda a desenvolver a liderança eficaz na organização de eventos

Uma liderança firme e competente é um diferencial importante na organização de eventos. Tanto na fase de programação quanto de execução, é necessário gerenciar equipes compostas por pessoas com diferentes personalidades e especializações. Esse trabalho raramente ocorre dentro de um ambiente ideal: ao contrário, geralmente é caracterizado pela pressão de tempo, orçamento e resultados. Quanto mais pressionada a equipe estiver, mais sentirá falta de um líder que possa conduzi-la com segurança ao sucesso.

A profissionalização do setor de eventos, que já conta com pessoal especializado e tecnologia de ponta disponível, aumenta a responsabilidade do organizador. Não somente o gerenciamento da equipe em si, mas também a busca de patrocínios, apoio, colaboração e parcerias – que atualmente fazem parte do planejamento da maioria dos eventos – também se beneficia pela boa liderança. A capacidade de negociação, portanto, é um dos pré-requisitos dos líderes bem-sucedidos.

Negociação, motivação e comprometimento

Um organizador de eventos motivado e comprometido com valores éticos traz um diferencial positivo nas negociações e uma garantia adicional de bons resultados na busca de recursos através de patrocínios ou apoios ou na contratação de equipamentos e serviços. Outros diferenciais valiosos são o profissionalismo na condução do processo, a humildade e a simpatia, que inclui, sempre que possível, conhecer algo a respeito do seu interlocutor e sua personalidade.

Isso não significa que será fácil. Cada negociador tem seus próprios interesses e eles precisam ser alinhados com os da organização do evento. Em geral, uma conclusão favorável no processo de negociação pode ser conseguida com alguns cuidados em momentos-chave, como a reunião entre as duas partes:

• Apresentação dos benefícios do evento;
• Concordância passo a passo com o interlocutor;
• Resposta pronta às objeções;
• Condução da argumentação de forma ponderada e tranquila.

A arte da delegação de tarefas

Outro elemento importante na liderança é a delegação de tarefas. Ainda que tenha uma chefia única, as equipes de organização de eventos (mesmo as pequenas, o que é muito comum em eventos corporativos no país) são compostas por pessoas com perfis diversos, que também incluem capacidades próprias de liderança. Distribuir e acompanhar a coordenação de tarefas específicas é uma habilidade que diferencia os verdadeiros líderes. Ou, pelo menos, os que evitam a centralização excessiva, que na maior parte dos casos prejudica o desempenho das equipes.

Torna-se importante que o organizador de eventos estabeleça tarefas com base no seu conhecimento da equipe, e que os envolvidos percebam sua importância e relevância. Quem coordena uma tarefa também precisa ter comprometimento e favorecer a cooperação entre os participantes. Boas habilidades de comunicação também são relevantes, assim como o constante aprendizado e a sensibilidade para apreender o clima do grupo.

As qualidades da boa liderança

De acordo com Carmen Zitta, autora do livro Organização de Eventos – Da Ideia à Realidade, há 10 qualidades fundamentais para a liderança de quem trabalha no setor:

• Energia física e emocional
• Noção de objetivo e direção
• Entusiasmo
• Cordialidade de fato
• Despertar confiança
• Competência
• Habilidade para ensinar
• Poder de decisão
• Inteligência
• Fé

A autora também destaca outros atributos valiosos para a boa liderança:

Intencionalidade – Capacidade de definir projetos e de planejamento estratégico, além de determinação e de prospecção (venda da ideia).

Organização – Líderes desorganizados despertam menos confiança nos subordinados e reduzem o interesse e a necessidade de pedir orientações.

Intuição – Seria o pensamento estruturado que leva a insights inovadores.

Oportunidade – Capacidade de detectar riscos, ameaças e chance para o desenvolvimento de novas ideias e projetos e de agir no momento correto.

Gerenciamento de tempo e flexibilidade

O gerenciamento de tempo é uma habilidade importante. Atualmente, os bons líderes precisam estar conectados com as novas tecnologias e os benefícios que podem proporcionar em termos de economia de tempo e recursos. Um exemplo são os apps para eventos, uma das principais inovações do setor, que proporcionam mais oportunidades de interação entre a organização e os participantes, entre outros benefícios.

O gerenciamento de tempo está em quinto lugar entre as qualidades dos gestores de eventos, de acordo com pesquisa informal divulgada pelo blog Event Manager com profissionais do setor nos Estados Unidos que participam de grupos no Linkedin. No primeiro lugar está a flexibilidade, muito destacada diante do caráter dinâmico dos eventos. Afinal, é preciso ser flexível para se adaptar a mudanças e emergências, conforme já abordado no blog. Outros fatores apontados para o sucesso são a habilidade interpessoal, organização e paixão.