Saiba como montar uma RFP

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Posted on October 10, 2019

Toda empresa, seja ela de pequeno ou grande porte, precisa terceirizar tecnologias ou serviços. Isso acontece quando se executa um grande projeto, seja ele um evento ou a implantação de um novo CRM, por exemplo. Por esse motivo, existe a RFP (Request For Proposal ou Solicitação de Proposta, em bom português).

Esse documento é uma espécie de modelo para a empresa encontrar o melhor serviço, que se encaixe no seu projeto e no budget. Ele é escrito em uma linguagem formal e objetiva. Hoje, você vai aprender melhor como fazer esse tipo de solicitação.

Antes de tudo, é bom deixar claro que existem muitas maneiras de se estruturar uma RFP, que podem variar de acordo com o tipo de serviço solicitado e com a indústria em que sua empresa está inserida. Porém, com as dicas abaixo, você já consegue montar sua RFP com as informações necessárias para a escolha dos fornecedores ideais.

1. Informações da sua empresa

Claro, comece pelas informações básicas. Apresente a sua empresa, que tipo de serviço vocês oferecem e as informações básicas de contato. 

2. Descrição do projeto

Tão importante quanto apresentar a empresa, é apresentar o projeto que requer o tipo de produto/serviço que estão buscando. Apresente um briefing do que a empresa busca com o projeto ou evento. Mostre como ele será executado. Deixe bem claro qual o seu objetivo com o uso do produto ou serviço.

3. Cronograma do projeto

Adiante prazos de execução das etapas que envolvem o fornecedor, para que cada empresa avalie se é possível se oferecer para o serviço. O “quando” é muito importante em qualquer RFP.

4. Informações sobre o produto/tecnologia solicitada

Nesta parte, não tenha medo de exigir riqueza de detalhes. Você pode criar uma lista de perguntas sobre o que espera desse produto ou desse software, e as empresas fornecedoras se encarregam de respondê-las. Ao montar as perguntas, leve em conta todas as exigências e, posteriormente, avalie também as carências de cada empresa, para fazer a melhor escolha.

Por exemplo, se a RFP trata de um novo software para ser usado pela empresa, questione se o produto tem as qualidades que você precisa. Pergunte se há integrações com outras plataformas, se o produto conta com um suporte eficiente e responsivo. Vá além das preocupações financeiras.

5. Solicitação de detalhes do fornecedor

Conheça todos os produtos e serviços que os fornecedores oferecem. Faça perguntas como há quanto tempo a empresa atua no mercado e qual tipo de indústria costuma atender. Isso vai te ajudar a contratar uma empresa levando em conta o tempo e a relevância no mercado, por exemplo.

6. A capacidade de entrega do fornecedor 

Novamente, volte no “quando”, ou seja, nos prazos. Aponte os pontos mais complexos do projeto e questione se a empresa pode te ajudar, e até onde pode te ajudar. Isso ajuda a não ser pego de surpresa – de maneira negativa – enquanto o projeto já estiver acontecendo.

7. Critérios de avaliação

Pode não parecer, mas essa é uma das partes mais importantes. A transparência é valorizada pelo mercado e também é critério fundamental para qualquer RFP. Enumere, de forma clara, os critérios que sua empresa vai utilizar para escolher o fornecedor. 

Seguindo essas dicas, você já consegue ter uma base para montar uma RFP para o seu evento ou para a contratação de um serviço. Adeque esse modelo para as necessidades e especificidades da sua empresa e aguarde pela melhor oferta!

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