Como usar a tecnologia para organizar os processos de um evento de sucesso

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Posted on May 24, 2018

Todo evento é único mas possui desafios similares. Quase todo evento passa por, pelo menos, três desafios: não ter informações duplicadas, minimizar o erro humano e possuir uma comunicação real time tanto com seu público quanto com a equipe.

Imagine que, em cima da hora, 1 das 20 palestras teve seu local alterado e essa informação foi alterada em no máximo canais de comunicação com os participantes. Mesmo com a alteração, o site continuava com o local antigo. A organização não pode trocar porque não tinha acesso à programação dele. Os participantes inscritos naquela palestra não receberam nenhum tipo de notificação da mudança. Mesmo com os avisos nas redes sociais, faltavam menos de algumas horas para a apresentação e 50% dos participantes estavam no local errado.  

A gestão de todos os processos que envolvem um evento demandam muita organização, tempo e, por diversas vezes, custos. São muitas informações para serem atualizadas em diversos canais e é comum que as vezes algo saia errado por falta de atenção ou tempo. Muitas vezes atualizações não são passadas em tempo real para os participantes, prejudicando a sua experiência e trazendo prejuízos para a organização.

Com o uso da tecnologia de ponta a ponta, os processos de eventos podem ser mais eficientes e seus resultados mais eficazes, desde o planejamento até o pós-evento.

 

Pré evento

Nessa etapa, o planejamento é a peça fundamental em um processo de organização e engloba todas as etapas da preparação ao desenvolvimento do evento. É preciso pensar desde a escolha do local às hospedagens de participantes e convidados. O gestor de eventos precisa ter uma visão macro de tudo que está acontecendo: controle de equipe, como está o seu orçamento e divulgação do evento. Cada área possui o seu tipo de ferramenta para uso e análise. Há milhares de planilhas e atualizações para serem acompanhadas, fora os dados externos ao evento como o acompanhamento de redes sociais e atendimento ao participante do evento.

O uso de uma plataforma de gestão de eventos integrada para a preparação e configuração das ferramentas agiliza o fluxo de comunicação. Configurar um site em alguns minutos e atualizar os dados a qualquer hora poderia evitar problemas como o exemplo do início do texto: todas as informações fundamentais do evento (palestrantes, agenda, locais) podem ser atualizadas em um único lugar e sincronizadas. Essa mesma automatização de dados, na   inscrição de participantes e vendas de ingresso, auxiliando agendas personalizadas liberadas para acesso com informações específicas para cada participante e limitação de palestras com capacidade máxima atingida.

Além disso, o controle financeiro do evento e escolha de fornecedores pode ser gerida em apenas um lugar otimizando follow-ups, processo de aprovação e controle de gastos. O investimento em marketing, infraestrutura e hospedagens são alguns dos acompanhamento que o orçamento atualizado pode destacar como os seus gastos atuais, para que não ultrapassar os gastos estabelecidos no budget inicial.

Alguns dos processos e resultados que são otimizados:

  • Identificação e análise dos participantes
  • Estratégia de comunicação e marketing
  • Infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais e serviços
  • Fornecedores
  • Serviço de transporte para participantes e convidados
  • Hospedagens para participantes e convidados
  • Agências parceiras
  • Recursos financeiros

 

Evento

Nessa fase decisiva, o objetivo é a aplicação das ações previstas no pré-evento. Todas as etapas do evento são acompanhadas por cheklists normalmente separados por área e equipe. O alinhamento e atualização das informações são fundamentais para que o evento seja um sucesso.

A primeira impressão do evento é o check-in. Basicamente todas as pessoas que estarão no evento precisam passar pelo credenciamento e confirmar seus dados. Não raramente são formadas filas e mais filas com tempo de espera que podem atrasar a experiência do seu evento.  O credenciamento por QR code é uma das tecnologias mais conhecidas e usadas nos eventos. E não é por menos, ela literalmente acaba com as filas nos eventos. O credenciamento, inclusive, pode contar com totens de autoatendimento, o que libera a equipe para cuidar de outras áreas.

Com a otimização do tempo, a equipe pode acompanhar o fluxo de comunicação dos participantes em tempo real sem que tenha um intermediário. Um aplicativo para eventos permite que o público possa interagir entre si, com os palestrantes e com patrocinadores. Toda essa comunicação também pode ser personalizada com um feed corporativo com conteúdos feitos especialmente para aquele público. Em tempo real você acompanha métricas de engajamento e consegue gerir possíveis problemas com muito mais agilidade.

Alguns dos processos e resultados que são otimizados:

  • Credenciamento
  • Comunicação do evento
  • Experiência e networking

 

Pós evento

Após a realização do evento, começa o processo de encerramento com a avaliação tanto administrativa como a dos participantes. Nesta fase o importante é avaliar os resultados esperados com os resultados obtidos, possibilitando identificar os pontos negativos e positivos do evento.

Essa é a hora de juntar todos os investimentos e custos de meses em um só lugar: planilhas e formulários com despesas com palestrantes, equipe, local, fornecedores, brindes, experiência do participante, a avaliação de desempenho das palestras, alcance da comunicação, o investimento dos patrocinadores, o ROI do evento… Ufa! São muitos dados para serem compilados de fontes distintas. Se a sua equipe aderiu ao Analytics em uma plataforma de gestão de eventos desde a sua concepção, todas essas informações estão em só lugar.  As estatísticas importantes sobre participantes e, consequentemente, retorno de investimento de patrocinadores são muito mais fáceis de serem medidas.

É possível ter todas as informações compilada em um painel e relatório avançados como um registro oficial do evento através gráficos e explicações detalhadas sobre seus objetivos macros e específicos. Os dados também otimizam a escolha de fornecedores, budget e lucro para a próxima edição.

Alguns dos processos e resultados que são otimizados:

  • Relatórios gerais do evento
  • Gastos e lucros
  • Análise da experiência do participante
  • Retorno de investimento para patrocinadores
  • Feedbacks para equipe
  • Feedbacks para palestrantes
  • Dados para as próximas edições

 

Participando de eventos, as pessoas educam seus sentidos, aprimoram seu olhar, absorvem novos conhecimentos e vivem novas experiências. A tecnologia aplicada à eventos aprimora os processos para que as experiências e resultados sejam ainda maiores.

 

 

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