Organização de evento corporativo: 6 passos para começar já

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Posted on May 22, 2019

O planejamento de eventos corporativos vem sendo uma boa estratégia de marketing para empresas. Isso se comprova com o crescimento constante do setor de eventos: Segundo pesquisa do Sebrae, o setor movimenta mais de R$ 200 bilhões por ano no Brasil. Promissor, não? Quer saber como é feita uma organização de evento para a sua empresa e conquistar cada vez mais clientes e parceiros?

Te mostramos 6 passos fundamentais para começar esse processo.

COMO ORGANIZAR O BUDGET?

Antes de planejar um evento, seja ele de pequeno porte ou grandioso, é preciso colocar as contas na ponta do lápis. Ou, melhor ainda: fazer tudo isso digitalmente.

O cálculo do budget é um importante começo, que serve como base para toda a organização. A partir desse planejamento de custos, são traçados os objetivos do evento e os custos de sua produção. O budget também possibilita fazer uma previsão das condições financeiras durante o período e determinar planos e metas para eventos futuros.

Antes esse cálculo era feito por meio de planilhas, pouco intuitivas e de modo offline. Com a revolução digital invadindo o setor de eventos, já é possível contar com plataformas que possibilitam fazer todo o cálculo do budget de maneira simples e organizada. Se você contar com uma plataforma que funciona completamente online e que centralize todas as informações de budget, ainda é possível compartilhar esses dados com mais membros da equipe, e resolver problemas de maneira mais rápida.

Não se esqueça também da estrutura que seu evento terá: se vai precisar de telão, caixas de som, por exemplo, e possíveis fornecedores.

Além, disso, follow-ups podem ser enviados automaticamente em intervalos pré-determinados. Vale a atenção.

INVISTA NO MARKETING

O marketing é onde o evento nasce, é o grande motivo para ele acontecer. Se um evento é uma ótima estratégia de marketing para divulgar uma empresa, tão importante quanto é pensar no marketing de eventos estratégico.

Elabore um plano concreto de marketing e custos. Pense em, por exemplo, produção de materiais de divulgação do evento (flyers, cartazes, peças gráficas para mídias online e offline), ações de divulgação online e offline, captação de patrocinadores, entre outros.

Além disso, é importante entender quem é o público-alvo que você quer atingir com seu evento. Faça todo o planejamento de persona e, só após entender como essa pessoa se comunica e busca informação, faça a sua estratégia de marketing.

Por exemplo, verifique em qual rede social seu público-alvo está e dê prioridade para criar posts patrocinados nessa rede. O importante é se comunicar com a pessoa certa!

Outra estratégia fundamental é criar um website personalizado para o seu evento. Nele, você pode divulgar mais informações sobre as atrações, dar dicas de hotéis e restaurantes próximos e criar landing pages para captar leads.

Com uma plataforma para a gestão de eventos, você consegue criar um site sem precisar se preocupar com programação, HTML e outras complicações. De forma intuitiva e na base do copia-e-cola, é possível criar um site incrível e funcional para o seu público!

 

QUE TAL UM APP PARA EVENTOS?

Contratar um aplicativo para eventos é uma saída que muitos organizadores de eventos buscam. Um aplicativo exclusivo para o seu evento permite que o participante consulte as informações que ele precisa, de forma personalizada. Por ex: voos e hotéis, agenda do evento… com um aplicativo, também fica mais fácil fazer o processo de registro e entrada no evento, através de um QR Code, por exemplo. Com uma tecnologia de ponta de um leitor de QR online, você consegue evitar filas e dor de cabeça na hora do acesso ao local.

O aplicativo permite ainda um maior engajamento do participante com o seu evento. Com um app, você consegue disparar mensagens via notificação push com atualizações em tempo real do evento, por exemplo. O aplicativo ainda pode permitir uma integração com as redes sociais do participante. Incentive o uso de hashtags personalizadas do seu evento e permita que o seu próprio público possa divulgá-lo por aí!

DIVIDA BEM OS PROJETOS ENTRE EQUIPE E FORNECEDORES

Outro processo importante na organização de um evento corporativo é a divisão de tarefas entre o seu time, seja de marketing ou eventos. Lembre-se você irá trabalhar em equipe e com uma série de fornecedores. Por isso, é importante que todos eles tenham acesso ao encaminhamento de cada projeto do evento de ponta a ponta.

Você consegue efetivar essa organização por meio de sites como o Trello, por exemplo.

O ebook 8 ferramentas indispensáveis para uma boa gestão de eventos pode ser interessante para te dar insights sobre diversas plataformas de fácil uso que vão te ajudar a gerir o evento perfeito para a sua empresa. Baixe aqui gratuitamente.


AGENDA É PRIORIDADE

É impossível organizar um evento sem fazer um bom planejamento das atrações. Por isso, organize bem a agenda do seu evento levando em conta o tempo total do evento (assim, definindo o tempo de cada atividade, os intervalos..), a disponibilidade dos palestrantes (se forem de outras cidades, ajuste bem o horário) e de acordo com os horários que queira dar prioridade.

Você pode montar a agenda do evento também de forma digital, fazendo com que tanto equipe quanto participantes possam acessá-la. Novamente, um software para gestão de eventos pode te ajudar nessa missão.

Algumas plataformas permitem a criação de uma lista de atividades do evento, com nome, descrição, local, capacidades, palestrantes, patrocinadores, materiais, etc, além de possibilidades adicionais de personalização.

Isto permite definir listas de visibilidade, acessos VIPs, horários simultâneos, sessões iguais, filtros de busca e muito mais. Se a plataforma for integrada a um aplicativo para o participante (perceba como é importante essa estratégia!), todas as informações ficam também atualizadas pelo aplicativo e podem ser visualizadas pelo público de forma offline.

TENHA CUIDADO AO CRIAR UMA LISTA DE PARTICIPANTES

Esse é, talvez, um dos processos mais delicados da organização. Controlar a lista de participantes pode ser uma dor de cabeça. Imagine, por exemplo, um grande evento com diversas atividades diferentes: como controlar o acesso a cada uma delas? Se seu evento conta com diferentes preços de ingressos e formas de acesso, a dificuldade pode ser ainda maior.

Por isso, contar com uma lista digital é sempre a escolha mais segura e confiável. Isso porque ela está quase imune a erros humanos que possam acontecer. Tendo todo o controle de acesso de forma digital, você poupa tempo, dinheiro, trabalho e mitiga riscos.

Você pode deixar sua lista digitalizada por meio de arquivos salvos na nuvem (como docs e planilhas excel) ou, ainda, pode facilitar ainda mais o processo. Busque o serviço de empresas que oferecem uma lista digital integrada a outros serviços online que seu evento precisa. Essas plataformas garantem a segurança de dados, já que só quem tem permissão pode acessá-los. A fragilidade de uma lista física não existe mais na era da transformação digital!

No caso de o participante precisar confirmar a inscrição, você pode optar pelo uso de RSVP (Répondez S’il Vous Plaît). Com ela, você conseguirá criar um formulário simples de inscrição onde o convidado poderá confirmar a presença em seu evento em apenas um clique.

Com essas dicas, você vai conseguir organizar um evento para sua empresa que tratá bons resultados! Para ter toda a facilidade de um software que atenda a todos esses passos citados aqui, conheça a InEvent.

Saiba mais sobre a plataforma mais completa para a gestão de eventos corporativos, seja de qual porte for, que otimiza do controle de budget e acesso até a gestão da agenda. Assim, você organiza seu evento corporativo de forma segura e confiável!

 

 

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