Expert XP

Tecnologia, Sistemas, Credenciamento e Experiência foram destaques em evento corporativo anual da XP Investimentos para mais de 20.000 pessoas.

Sobre

A XP investimentos é uma instituição financeira brasileira que nasceu em 2001 com o objetivo de transformar o jeito que o brasileiro lida com investimentos. Atuando também nos EUA e na Europa, possui mais de 2 mil funcionários diretos, mais de 4 mil assessores de investimentos, e busca ensinar a pessoas físicas, de modo simples, as melhores formas de investirem o seu dinheiro.

Após 10 anos da sua criação, a XP Investimentos realizou a primeira edição do evento corporativo Expert XP, buscando reunir os assessores credenciados da empresa. Desde 2011 o evento corporativo cresce a cada ano, passando por adaptações tanto de público alvo quanto de conteúdo. A sua primeira edição teve um público de 500 participantes e um conteúdo focado em temas como empreendedorismo, autonomia e motivação, com um modelo mais próximo ao de uma convenção de vendas. Com o passar dos anos, a empresa passou não apenas a convidar os seus assessores credenciados, mas também todos os seus stakeholders, como imprensa, clientes e colaboradores, chegando a receber na sua 8º edição, em 2018, mais de 20 mil participantes.

O Expert XP é tão importante para a gente porque ele é um momento único. É quando a gente consegue reunir todo esse público durante 3 dias no mesmo local, com os nossos patrocinadores, palestrantes, promovendo networking entre as pessoas… ele é a grande vitrine que a XP tem para o mercado.Guilherme Kolberg, Partner | Head of Marketing Research and Customer Experience Management no Grupo XP

Desafios

Diante de tamanho crescimento exponencial – 4.000% em 8 anos –, o Expert XP 2018 apresentava novos desafios para a sua realização. A edição de 2017 teve um público de 10 mil participantes e o objetivo para 2018 era de dobrar este número. Com a preocupação de manter a qualidade do evento corporativo diante deste salto, a XP Investimentos procurou a InEvent por acreditar na adaptabilidade da nossa tecnologia e no nosso know how como gestores de projetos tecnológicos para eventos corporativos. Segundo Lucca Seigne, Analista de Pesquisa e Qualidade na XP Investimentos e um dos responsáveis pelo evento corporativo, o primeiro contato com a InEvent aconteceu ainda em 2017, quando a sua equipe se sentiu atraída pela adaptabilidade da plataforma de gestão de eventos corporativos.

O sistema era adaptável para as nossas complexidades… a gente tem vários públicos, vários tipos de credenciais, vários tipos de acessos diferentes. Então o sistema adaptar, entender isso, e conseguir trazer uma solução que fosse simples na hora que a gente baixasse uma base de dados, adicionasse um novo público, mudasse uma configuração… isso tudo atraiu muito a gente, pois conseguiu nos levar ao caminho que a gente queria com uma solução simples, de um jeito fácil.Lucca Seigne, Analista de Pesquisa e Qualidade na XP Investimentos


A InEvent não apenas fornece a tecnologia para eventos corporativos que o cliente precisa, como também atua na gestão de cada projeto para que as soluções digitais possam melhorar a experiência da organização e dos participantes do evento corporativo. A nossa gestão envolve estruturação de projetos, cronogramas de ações e suporte live.

O projeto Expert XP 2018 iniciou muito antes do evento corporativo acontecer, ainda em 2017. Por cerca de 10 meses, a InEvent acompanhou a XP Investimentos e realizou uma série de ações como:

  • Estruturação de processos;
  • Testes e validações de credenciamento;
  • Credenciamento antecipado dos funcionários do evento;
  • Avaliação de testes de penetração e segurança da informação;
  • App do evento e validação das interações;
  • Serviços profissionais de tecnologia de vendas;
  • Campanhas segmentadas de marketing.

Um ponto importante da InEvent foi a gestão de projetos que eles fizeram junto com a gente e o suporte. Então eles passavam datas claras, períodos que a gente tinha que entregar alguma solução, alguma ideia, e que eles também nos trariam de volta ideias, sugestões e resultados. Então todo esse acompanhamento conjunto em termos de projeto e de suporte fez com que a gente chegasse em um resultado final que foi muito bacana.Lucca Seigne, Analista de Pesquisa e Qualidade na XP Investimentos

Soluções

  • Hotsite

    A solução de Hotsite da InEvent permite que um evento corporativo tenha o seu próprio website exclusivo. As informações disponibilizadas são escolhidas pela gestão do evento corporativo, assim como se o seu acesso será livre ou privado, restrito ao login do participante. Edições são realizadas em sincronia pela plataforma de gestão de eventos corporativos da InEvent.

    Para o evento Expert XP 2018, 4 landing pages foram criadas: uma inicial para o lançamento do evento corporativo, com informações básicas e coletas de e-mails; uma para clientes, com informações do evento corporativo e venda de ingressos; uma para assessores, com informações privilegiadas para assessores credenciados da XP Investimentos e com preços de ingressos diferenciados; uma integrada ao youtube para apresentar conteúdo online de diversas categorias do Brasil Advisor Awards e para que os assessores pudessem realizar a votação dos melhores do ano.

    Mesmo com as estruturas customizadas do hotsite, foi mantido o padrão de integrações com todos os conteúdos disponibilizados como palestrantes, patrocinadores, atividades da agenda e estrutura, ingressos à venda, vídeos, depoimentos e muito mais.

    O hotsite também proporcionou um alto número de interações, tanto no acesso às informações e na votação do Brasil Advisor Awards, quanto nas perguntas que os participantes do evento corporativo puderam realizar através dele. Houveram 5.432 acessos ao perfil de Bill Clinton, ex-presidente dos EUA que estava presente no evento corporativo, 1.643 votos foram computados e 396 perguntas foram feitas pelos participantes.

  • Controlando convites e participantes do evento

    RSVP: Uma forma simples e rápida através da qual os convidados puderam confirmar a sua presença no evento corporativo. Com o RSVP, um botão fica disponível para que o convidado responda se irá ou não ao evento corporativo, disponibilizado por e-mail ou notificação push no App do evento.

    Disparador de E-mails: Foram enviados e-mails marketing segmentados por diferentes grupos de participantes e momentos de fluxo como: participantes que apenas se cadastraram no evento corporativo, participantes que tiveram a compra negada, participantes que não enviaram ou preencheram o formulário corretamente, entre outros. Foram enviados no total 46.753 e-mails.

    Listas: Listas foram utilizadas com diversos objetivos, principalmente para validar os convidados que teriam ou não acesso ao evento corporativo ou a determinadas atividades. Em um evento corporativo com diferentes tipos de público como o Expert XP 2018, elas foram fundamentais para o controle dos participantes. As listas podem conter dados como nome, e-mail de acesso, cargo, empresa, etc.

  • Gerenciador de ingressos e inscrições

    Formulários: Através da plataforma para gestão de eventos corporativos da InEvent formulários customizados foram criados com a identidade visual do evento corporativo Expert XP 2018. Através deles os registros dos participantes foram realizados, com as inscrições podendo ser exportadas em planilhas ou gerenciadas pelo web manager. Os formulários podem ser de diferentes tipos, com múltiplas opções de preenchimento.

    Gerenciador de ingressos: Com o gerenciador de ingressos da plataforma da InEvent a gestão do Expert XP 2018 teve total controle, em tempo real, de todos os tipos de ingressos vendidos, pôde enviar ingressos para convidados e fornecer liberação para participantes. Também é possível fazer o upload de planilhas de excel na plataforma da InEvent para cadastrar automaticamente todos os convites. Junto à InEvent, a equipe da XP Investimentos estruturou a venda de ingressos em lotes divididos por tipos de participantes. O evento corporativo contou com quatro tipos de público e mais de 60 tipos de ingressos.

    Um dos grandes desafios que a gente tinha desde os anos anteriores era como a gente conseguiria ter um sistema que integrasse desde o primeiro contato que o meu cliente iria ter através do e-mail marketing até o dia do evento com ele se credenciando lá. E o nosso evento é extremamente complexo. Complexo porque são mais de 180 palestrantes, mais de 130 patrocinadores, diversos perfis de público se credenciam e se comunicam de maneira diferente. E o que a gente conseguiu encontrar na InEvent foi uma solução única, com a qual eu e a minha equipe conseguíamos controlar tudo o que acontecia em todas as etapas, garantindo uma flexibilidade para a nossa gestão do evento e qualidade na entrega para o participante final.Guilherme Kolberg, Partner | Head of Marketing Research and Customer Experience Management no Grupo XP

  • Credenciamento

    Uma das principais demandas do Expert XP 2018, diante do objetivo de dobrar o seu número de participantes, era promover um credenciamento eficaz e eliminar falhas identificadas na edição anterior do evento corporativo. Foram definidos dois pontos de entrada, com cada um deles sendo responsável por dois tipos de credenciamento. Os quatro tipos de credenciamento foram realizados simultaneamente, cada um com as suas especificidades, funcionando dentro da plataforma da InEvent, com dados e análises sendo gerados em tempo real. Com o credenciamento digital da InEvent, realizado através de quiosques self-service, a organização do evento corporativo pôde não só ter o controle da quantidade de participantes que compareceu em cada dia, mas também saber quem estava ou não presente, nominalmente.

    Todos os credenciamentos puderam ser realizados via QR Code (disponibilizados em um voucher seguro) ou CPF, mantendo um alto padrão de qualidade e entregando a melhor experiência digital para os participantes do evento corporativo.

    Um ponto que eu acho que vale destacar é que a gente faz uma pesquisa ao final do evento e a gente separa em vários itens, desde comunicação visual, como foi o evento em geral, a feira, as palestras… e o credenciamento foi o principal item onde a InEvent ajudou a gente e também foi o principal item em termos de nota…a gente teve uma nota acima de 9, o que mostra uma evolução muito grande, uma solução que funcionou, um suporte que funcionou e todo um projeto que deu certo. Então os feedbacks foram muito bons em termos de evento, de soluções e até de resultado final.Lucca Seigne, Analista de Pesquisa e Qualidade na XP Investimentos

  • Imprimindo QR codes

    A plataforma da InEvent exporta automaticamente os QR Codes de todos os participantes para um formato de fácil impressão. Desta forma você pode realizar a impressão dos QR Codes de todos os participantes em um único lote.

    A InEvent possibilita a personalização dos crachás com os QR Codes. Há 30 opções de layouts para que você escolha o que melhor se adequa às especificidades do seu evento. Você pode definir nomes, sobrenomes, cargos, empresas e como estas informações estarão dispostas nos crachás - alinhamentos, formas, posições e tamanhos.

  • Controle de acesso

    Após os participantes receberem os crachás, os acessos foram providos através dos QR Codes. Os QR Codes foram disponibilizados aos participantes através de um voucher seguro. A InEvent auxiliou a equipe da XP Investimentos em mais de 10 pontos de controle de acesso, como nas entradas do evento e de diversas outras atividades realizadas durante os 3 dias.

  • InEvent Mobile App

    O App do evento corporativo foi integrado com toda a estrutura da plataforma da InEvent, possibilitando o acesso dos participantes a todas as interações digitais, informações do evento e ao QR Code individual e criptografado, disponibilizado em um voucher seguro.

    O App de eventos corporativos da InEvent é um App White Label. Ele foi customizado para a XP Investimentos com o objetivo de entregar a melhor experiência possível ao público do evento corporativo. Confira as funcionalidades do App do evento Expert XP 2018:

    Feed de notícias: Local no app do evento onde foram compartilhadas notícias, informações e mensagens. Os participantes puderam interagir com o conteúdo no app do evento, tendo integração com Facebook e Twitter. 1.089 postagens foram criadas no app do evento.

    Agenda: Com o uso de um app de eventos, as agendas do evento corporativo puderam ser segmentadas por tipo de ingresso.

    Notificações push: Envio de notificações push segmentadas por tipos de participantes através do app do evento. As mensagens foram entregues no celular dos participantes em tempo real e quaisquer alterações do evento puderam ser informadas rapidamente através do app de eventos.

    Enquetes: Enquetes foram realizadas durante as palestras do evento corporativo. O App do evento promoveu interação entre participantes e palestrantes do evento corporativo.

    Classificação: Os participantes mais engajados com o aplicativo para eventos receberam uma pontuação e fizeram parte de um ranking, exibido no próprio App do evento. O engajamento foi medido pelas ações que cada pessoa realizou no app do evento, como fazer perguntas, postar no feed de notícias, iniciar conversas ou enviar fotos.

    Projeção de conteúdo: A projeção da InEvent faz com que os telões distribuídos pelo local do evento corporativo ganhem em interatividade. Eles podem exibir as informações mais recentes das interações do app do evento, como os participantes que realizaram o check-in, perguntas e enquetes realizadas nas palestras, feed de notícias, etc.

  • Suporte da InEvent

    A equipe de suporte tem sido um dos pontos altos da InEvent e costuma ser bastante elogiada pelas gestões dos eventos corporativos com as quais colabora. Para o evento corporativo Expert XP 2018, a equipe InEvent realizou treinamentos, acompanhamentos e gestão de processos ao longo de todas as etapas do projeto, antes, durante e depois do evento corporativo. Os treinamentos tiveram o objetivo de capacitar e dar autonomia aos gestores do evento corporativo no uso da nossa tecnologia.

    A XP Investimentos contou com o Suporte Standard, com acesso aos nossos representantes qualificados para responder todas as dúvidas e solucionar possíveis problemas – 6 horas diárias de SLA –, e com o Suporte Live, garantindo a presença da nossa equipe no local do evento corporativo. O suporte live para o evento corporativo Expert XP 2018 contou com 6 profissionais focados em credenciamento, controle de acesso e interações do App do evento.

  • Analytics & Relatórios

    Com a plataforma de eventos da InEvent a equipe do Expert XP 2018 coletou quase 500.000 dados e criou uma rede social com todas as conexões, conforme mostrado na imagem ao lado. Acompanhando os dados do evento corporativo em tempo real através de mais de 25 módulos, puderam tomar decisões rápidas com base neste monitoramento. Com gráficos coloridos e intuitivos, a equipe obteve todas as informações das quais precisou, podendo, inclusive, exportá-las em planilhas.

    A funcionalidade de Analytics e Relatórios da InEvent permite que relatórios sobre os dados gerados sejam criados, impressos e compartilhados. Assim, o evento corporativo e os seus resultados poderão ser estudados com mais facilidade, promovendo planejamentos cada vez mais assertivos para as suas futuras edições.

  • Eu recomendo a InEvent sem dúvida nenhuma. Primeiro porque conseguimos atingir o objetivo que propomos inicialmente; segundo porque eles nos ajudaram não só na questão de software e da entrega da solução, mas também com o planejamento de todas as coisas que a gente ia fazer; e terceiro, por todo o suporte que foi feito ao longo desse caminho. Se criou um vínculo, uma relação de parceria, que queremos estreitar nos próximos anos! Guilherme Kolberg, Partner | Head of Marketing Research and Customer Experience Management no Grupo XP
  • Eu com certeza recomendaria a InEvent. A questão do suporte foi magnífica, a cada dez minutos que a gente mandava e-mail já tinha alguém respondendo, já tinha alguém pra solucionar o nosso problema e para entender quais as nossas necessidades. Segundo, a gestão de projetos deles era muito bacana. A gente conseguia acompanhar o que a gente tinha que ter feito em um período, como que a gente tava… em qual passo a gente ia estar um dia antes do evento, durante o evento e após evento também! Lucca Seigne, Analista de Pesquisa e Qualidade na XP Investimentos
  • Eu recomendo sim a InEvent. Ela tem uma plataforma de eventos que é muito intuitiva, muito fácil de usar e isso é um grande diferencial nos eventos. Flávio Tapajós, Estagiário da XP Investimentos

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