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XP Investments ist ein 2001 gegründetes Finanzinstitut mit dem Ziel, die Investitionsansätze der Verbraucher zu verändern. Mit Niederlassungen in den USA, Europa und Lateinamerika schulen mehr als 2.000 direkte Mitarbeiter und 4.000 Anlageberater Menschen, wie sie ihr Geld anlegen können.
Zehn Jahre nach ihrer Gründung veranstaltete XP Investments die erste Ausgabe der Expert XP-Veranstaltung, bei der sie die akkreditierten Berater ihres Unternehmens zusammenbringen wollten. Seit 2011 ist die Veranstaltung im Laufe der Jahre gewachsen und hat sich sowohl an ihre Zielgruppe als auch an ihre Inhalte angepasst. Die erste Ausgabe hatte ein Publikum von 500 Teilnehmern, deren Inhalt sich auf Themen wie Unternehmertum, Autonomie und Motivation konzentrierte, mit einem Modell, das eher einer Verkaufskonferenz ähnelte. Im Laufe der Jahre lud das Unternehmen nicht nur seine akkreditierten Berater, sondern auch deren Stakeholder wie die Presse, seine Kunden und seine Mitarbeiter ein, so dass es bei seiner 8. Auflage im Jahr 2018 insgesamt über 20.000 Teilnehmer gab.
Expert XP ist für uns so wichtig, weil es ein einzigartiger Moment ist. Dann können wir dieses gesamte Publikum drei Tage lang mit unseren Sponsoren und Rednern am selben Ort versammeln und so die Vernetzung unter den Menschen fördern ... es ist das größte XP-Schaufenster der Branche.Guilherme Kolberg, Partner | Leiter Marketingforschung und Customer Experience Management bei der XP Group
Angesichts des exponentiellen Wachstums – 4.000 % in 8 Jahren – stellte Expert XP 2018 neue Herausforderungen dar. Die Ausgabe 2017 hatte ein Publikum von 10.000 Teilnehmern und das Ziel für 2018 war es, diese Zahl zu verdoppeln. XP Investments war bestrebt, die Veranstaltungsqualität mit einem so großen Sprung aufrechtzuerhalten, und entschied sich für InEvent aufgrund der Anpassungsfähigkeit unserer Technologie und unseres „Know-hows“ als Manager von veranstaltungstechnischen Projekten. Laut Lucca Seigne, Forschungs- und Qualitätsanalystin bei XP Investments und einer der für die Veranstaltung verantwortlichen Fachleute, fand der erste Kontakt mit InEvent im Jahr 2017 statt, als sein Team von der Anpassungsfähigkeit der Event-Management-Plattform überzeugt war.
Das System konnte an unsere Komplexität angepasst werden ... wir haben mehrere Zielgruppen, verschiedene Arten von Anmeldeinformationen und Gateways. Das System passt sich also an, startet es und schafft es, eine einfache Lösung bereitzustellen, wenn wir eine Datenbank herunterladen, eine neue Zielgruppe hinzufügen, eine Konfiguration ändern ... das alles hat uns sehr angezogen, weil es geschafft hat, das zu schaffen, was wir wollten mit einer einfachen Lösung.Lucca Seigne, Research- und Qualitätsanalystin bei XP Investments
Ein wichtiger Punkt von InEvent war ihr Projektmanagement: Sie haben es gemeinsam mit uns gemacht, dem Support. Sie legten also klare Termine fest, zu denen wir eine Lösung oder eine Idee liefern mussten, und sie würden auch Ideen, Vorschläge und Ergebnisse zurückbringen. Dank all dieser gemeinsamen Anstrengungen in Sachen Projektmanagement und Support konnten wir ein Endergebnis erzielen, das wirklich gut war.Lucca Seigne, Research- und Qualitätsanalystin bei XP Investments
Die Website-Lösung von InEvent ermöglicht es einer Veranstaltung, eine eigene, einzigartige Website zu haben. Die auf der Website anzuzeigenden Informationen werden vom Content-Event-Management-System CMS ausgewählt, ebenso wie der Zugriff auf die Privatsphäre der Veranstaltung sowie ein kostenloser, privater oder eingeschränkter Gäste-Login. Updates werden live innerhalb der InEvent-Plattform synchronisiert.
Für die Expert XP 2018-Veranstaltung wurden 4 Landingpages erstellt: eine erste für den Save the Date der Veranstaltung mit grundlegenden Informationen und E-Mail-Eingaben. Für Kunden wurde eine weitere Landingpage mit Veranstaltungsinformationen und Ticketverkauf erstellt; eine weitere Seite für Berater mit geheimen Informationen und verschiedenen Ticketpreisen. Schließlich wurde eine Website mit integrierter Youtube-Integration erstellt, um Live-Inhalte aus mehreren Kategorien der Advisor Awards zu streamen und über die Nominierungen des Jahres abzustimmen.
Selbst bei angepassten Website-Strukturen sorgte die Inhaltsintegration dafür, dass alle Referenten, Sponsoren, Agenda, strukturierten Aktivitäten, Tickets zum Verkauf, Videos und Testimonials mithilfe verfügbarer Plugins synchronisiert wurden.
Die Website sorgte außerdem für relevanten Traffic und wandelte eine hohe Anzahl an Interaktionen um, die durch die Abstimmung der für die Advisor Awards nominierten Personen und durch von Veranstaltungsteilnehmern gestellte Fragen ermittelt wurden. Es gab 5.432 Zugriffe auf das Profil von Bill Clinton, dem ehemaligen US-Präsidenten, der bei der Veranstaltung anwesend war, 1.643 Nominierungsstimmen und 396 von Teilnehmern gestellte Fragen.
RSVP: Gäste konnten ihre Anwesenheit bei der Veranstaltung problemlos bestätigen. Dem Gast steht ein Button zur Bestätigung seiner Teilnahme an der Veranstaltung zur Verfügung, der per E-Mail oder per Push-Benachrichtigung in der Event-App verfügbar war.
E-Mail-Blaster: Es wurden ständig Marketing-E-Mails verschickt, die an verschiedene Teilnehmergruppen gerichtet waren. Administratoren konnten nach mehreren Optionen filtern, darunter unter anderem wer sich registriert hat, wer seine Einkäufe nicht abgeschlossen hat, wer sein Ticket nicht verwendet hat. Insgesamt wurden 46.753 E-Mails versendet.
Listen: Listen wurden mit verschiedenen Zielen verwendet, hauptsächlich um die Gäste zu validieren, die Zugang zur Veranstaltung oder zu bestimmten Aktivitäten haben oder nicht. Bei einer Veranstaltung mit unterschiedlichem Publikum wie der Expert XP 2018 waren Listen für die Verwaltung von Teilnehmerausweisen und -ausweisen von grundlegender Bedeutung. Listen können Daten wie Namen, E-Mail-Adressen, Berufsbezeichnungen, Firmen usw. enthalten.
Formulare: Auf der InEvent-Plattform wurden benutzerdefinierte Formulare erstellt, um die visuelle Identität von Expert XP 2018 zu unterstützen. Über sie konnten sich Teilnehmer registrieren und Manager konnten ihre Daten in Tabellenkalkulationen exportieren. Formulare können unterschiedlicher Art sein und mehrere Ausfülloptionen bieten.
Ticket-Manager: Mit dem InEvent Ticket Manager hatte das Management von Expert XP 2018 in Echtzeit die vollständige Kontrolle über alle Arten von verkauften Tickets, wodurch Tickets an Gäste geliefert und Freigaben für Teilnehmer bereitgestellt werden konnten. Sie können auch Excel-Tabellen auf die InEvent-Plattform hochladen, um alle Registrierungen und Tickets automatisch auszustellen. Gemeinsam mit InEvent strukturierte das Team von XP Investments den Ticketverkauf nach Teilnehmertypen. Die Veranstaltung hatte vier Publikumstypen und mehr als 60 Tickettypen.
Eine der Herausforderungen, die wir seit den vorherigen Veranstaltungsausgaben hatten, bestand darin, ein System zu schaffen, das vom ersten Kontakt meines Kunden über E-Mail-Marketing bis zum Tag der Veranstaltung und seiner Akkreditierung integriert ist. Und unsere Veranstaltung ist äußerst komplex. Komplex, weil mehr als 180 Referenten, mehr als 130 Sponsoren, unterschiedliche öffentliche Profile akkreditiert sind und unterschiedlich kommunizieren. Und was wir bei InEvent finden konnten, war eine einzigartige Lösung, mit der es uns gelang, alles, was in allen Phasen passierte, zu kontrollieren, Flexibilität für unser Eventmanagement zu gewährleisten und Qualität für die Teilnehmer zu liefern.Guilherme Kolberg, Partner | Leiter Marketingforschung und Customer Experience Management bei der XP Group
Eine der Hauptforderungen des Expert XP 2018 zur Verdoppelung der Teilnehmerzahl im Jahr 2017 bestand darin, eine effektive Akkreditierung zu fördern und Warteschlangen zu beseitigen, die in den vorherigen Ausgaben identifiziert wurden. Es wurden zwei Eingangspunkte definiert, von denen jeder für zwei Arten der Akkreditierung zuständig ist. Die vier Akkreditierungsarten wurden gleichzeitig durchgeführt. Jede Akkreditierungsmethode hatte ihre eigenen spezifischen Parameter, die innerhalb der InEvent-Plattform liefen, wobei Daten und Berichte in Echtzeit generiert wurden. Mit der digitalen Akkreditierung von InEvent, die über Selbstbedienungs-Kioske durchgeführt wurde, konnte die Veranstaltungsorganisation nicht nur die Anzahl der Teilnehmer kontrollieren, sondern auch wissen, wer anwesend war und wer nicht.
Alle Akkreditierungen konnten per QR-Code erfolgen, wodurch ein hoher Qualitätsstandard gewahrt blieb und den Veranstaltungsteilnehmern das beste digitale Erlebnis geboten wurde.
Ein Punkt, der meiner Meinung nach hervorzuheben ist, ist, dass wir am Ende der Veranstaltung recherchieren und diese in mehrere Punkte unterteilen, wie zum Beispiel visuelle Kommunikation, wie die Veranstaltung im Allgemeinen war, die Messe, die Vorträge ... und die Akkreditierung war der Hauptpunkt, bei dem InEvent uns geholfen hat, und war auch der Hauptpunkt in Bezug auf die Note ... wir hatten eine Note über 9 (von 10), was eine sehr große Entwicklung, eine Lösung, einen Support und ein ganzes Projekt zeigt, das funktioniert hat aus. Die Rückmeldungen waren also sehr gut.Lucca Seigne, Research- und Qualitätsanalystin bei XP Investments
Die Plattform von InEvent exportiert automatisch QR-Codes aller Teilnehmer in ein einfach zu druckendes Format und optimiert so den Akkreditierungsmoment für die Veranstaltungsteilnehmer.
InEvent ermöglicht die Anpassung von Ausweisen mit QR-Codes. Auf unserer Plattform stehen Ihnen 30 verschiedene Layoutoptionen zur Auswahl, sodass Sie das Layout auswählen können, das am besten zum Charakter Ihrer Veranstaltung passt. Veranstalter und Administratoren haben die volle Kontrolle darüber, wie Namen, Nachnamen, Positionen und Unternehmen auf den Abzeichen angeordnet werden, einschließlich Optionen für die Ausrichtung, Form, Position und Größe des Textes.
Nachdem die Teilnehmer ihre Ausweise erhalten hatten, ermöglichte ihnen der QR-Code den Zugang zur Veranstaltung. InEvent unterstützte das Team von XP Investments bei mehr als 10 Zugangskontrollpunkten, beispielsweise beim Zugang zur Veranstaltung und bei verschiedenen anderen Aktivitäten an allen Veranstaltungstagen.
Die Event-App wurde in die gesamte Struktur der InEvent-Plattform integriert und ermöglicht den Teilnehmern den Zugriff auf alle digitalen Interaktionen, Veranstaltungsinhalte und verschlüsselten QR-Codes.
Die InEvent Mobile App wurde für XP Investments mit dem Ziel angepasst, dem Veranstaltungspublikum das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Zu den verfügbaren Funktionen der Expert XP 2018 App gehören:
News Feed: Neuigkeiten, Informationen und Nachrichten wurden geteilt. Durch die Integration mit Facebook und Twitter konnten die Teilnehmer auch mit den Inhalten interagieren. Es wurden 1.089 Beiträge erstellt.
Agenda: Mithilfe der White-Label-App von InEvent wurden Veranstaltungspläne individuell angepasst und nach Tickettyp segmentiert.
Push-Benachrichtigungen: Nach Teilnehmertypen segmentierte Push-Benachrichtigungen wurden über die InEvent Mobile App gesendet. Die Nachrichten wurden in Echtzeit auf das Mobiltelefon der Teilnehmer übermittelt und etwaige Veranstaltungsänderungen konnten von der Event-App schnell gemeldet werden.
Umfragen: Im Rahmen der Firmenveranstaltungsvorträge wurden Umfragen durchgeführt. Die Interaktion zwischen Veranstaltungsteilnehmern und Referenten wurde über die Event-App gefördert.
Rangliste: Die mit der mobilen Event-App am meisten engagierten Teilnehmer erhielten eine Punktzahl und wurden in ein Ranking-System aufgenommen, das in der White-Label-App angezeigt wurde. Das Engagement wurde anhand der Aktionen gemessen, die jede Person in der Event-App ausführte, wie etwa das Stellen von Fragen, das Posten im Newsfeed, das Starten von Gesprächen oder das Versenden von Fotos.
Inhaltsprojektion: Die Projektion von InEvent bringt Interaktion auf die am Veranstaltungsort vorhandenen Bildschirme. Sie können die neuesten Informationen zu den Interaktionen der Event-App anzeigen, z. B. eingecheckte Teilnehmer, Fragen und Umfragen während der Vorträge, Newsfeeds usw.
Das Support-Team war in den letzten Jahren eines der Highlights von InEvent und wird von der Leitung von Firmenveranstaltungen oft hoch gelobt. Auf der Expert XP 2018 führte das InEvent-Team Schulungen, Nachbereitungen und Prozessmanagement in allen Projektphasen durch – vor, während und nach der Firmenveranstaltung. Ziel der Schulung war es, den Veranstaltungsmanagern die nötige Freiheit und Autonomie bei der Nutzung der Veranstaltungstechnik zu geben.
Das XP Investments-Team zählte auf den Standard-Support von InEvent mit Zugang zu unseren qualifizierten Vertretern, um alle Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen, sowie auf den Live-Support von InEvent, der die Anwesenheit unseres Teams bei der Firmenveranstaltung sicherstellte. Das Live-Support-Team für Expert XP 2018 bestand aus sechs Fachleuten, die sich auf Veranstaltungsakkreditierung, Zugangskontrolle und Interaktionen mit Veranstaltungs-Apps konzentrierten.
Mithilfe unserer Event-Plattform sammelte das Expert XP 2018-Team fast eine halbe Million Punkte und erstellte ein einzigartiges Diagramm für soziale Netzwerke mit allen Verbindungen, wie auf der Bildfolie gezeigt. Die Verfolgung der Ereignisdaten in Echtzeit über mehr als 25 Module ermöglichte schnelle Entscheidungen auf der Grundlage von Dashboards. Mit farbenfrohen und intuitiven Grafiken erhielt das Team alle benötigten Informationen und konnte diese sogar in Tabellenkalkulationen exportieren.
Die Analyse- und Berichtsfunktion von InEvent ermöglicht das Erstellen, Drucken und Teilen von Berichten. Die Veranstaltung und ihre Ergebnisse können leicht studiert werden, was eine immer gezieltere Planung zukünftiger Ausgaben ermöglicht.
Ich kann InEvent wärmstens empfehlen. Erstens, weil wir das ursprünglich vorgeschlagene Ziel erreicht haben; Zweitens, weil sie uns nicht nur bei der Bereitstellung von Software und Lösungen geholfen haben, sondern auch bei der Planung aller Dinge, die wir tun wollten. und drittens für all die Unterstützung, die wir auf unserem Weg erfahren haben. Wir haben eine Bindung, eine Partnerschaft, eine Beziehung geschaffen, die wir in den nächsten Jahren stärken wollen! Guilherme Kolberg, Partner | Leiter Marketingforschung und Customer Experience Management bei der XP Group
Ich würde InEvent auf jeden Fall weiterempfehlen. Das Support-Team war großartig, alle zehn Minuten, die wir eine E-Mail schickten, antwortete bereits jemand, es war jemand da, der unser Problem löste und unsere Bedürfnisse verstand. Zweitens war ihr Projektmanagement sehr gut. Wir konnten verfolgen, was wir in einem bestimmten Zeitraum tun mussten, wie wir waren, auf welcher Bühne ... wie wir einen Tag vor der Veranstaltung, während der Veranstaltung und auch nach der Veranstaltung sein würden! Lucca Seigne, Research- und Qualitätsanalystin bei XP Investments
Ich empfehle InEvent. Die Plattform ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen, was einen großen Unterschied für Veranstaltungen darstellt. Flávio Tapajós, Trainee bei XP Investments
