Expert

La technologie, les systèmes, l'accréditation et l'expérience ont été les points forts de l'événement annuel de XP Investments pour plus de 20 000 personnes.

À propos

XP Investments est une institution financière créée en 2001 dans le but de transformer les approches des consommateurs envers les investissements. Avec des opérations aux États-Unis, en Europe et en Amérique latine, plus de 2 000 employés directs et 4 000 conseillers en placement enseignent aux gens comment investir leur argent.

10 ans après sa fondation, XP Investments a tenu la première édition de l'événement Expert XP, où elle a cherché à réunir les conseillers accrédités de son entreprise. Depuis 2011, l'événement s'est développé au fil des ans, s'adaptant à leur public cible et à leur contenu. Sa première édition a attiré un public de 500 personnes dont le contenu était axé sur des thèmes tels que l'esprit d'entreprise, l'autonomie et la motivation, avec un modèle plus proche d'une convention commerciale. Au fil des ans, l'entreprise a invité non seulement ses conseillers accrédités, mais aussi ses parties prenantes, telles que la presse, ses clients et ses employés, soit plus de 20 000 participants à sa 8e édition en 2018.

Expert XP est si important pour nous car c'est un moment unique. C'est alors que nous pouvons rassembler tout ce public pendant 3 jours au même endroit, avec nos sponsors et nos conférenciers, en favorisant le réseautage entre les gens ... c'est la plus grande vitrine XP pour l'industrie.Guilherme Kolberg, associé | Responsable de la recherche marketing et de la gestion de l'expérience client chez XP Group

Défis

Face à une croissance exponentielle - 4 000 % en 8 ans - Expert XP 2018 a présenté de nouveaux défis. L'édition 2017 a attiré 10 000 participants et l'objectif pour 2018 était de doubler ce nombre. Dans le souci de maintenir la qualité de l'événement avec un tel bond en avant, XP Investments a fait appel à InEvent en s'appuyant sur l'adaptabilité de notre technologie et sur notre savoir-faire en tant que gestionnaires de projets technologiques événementiels. Selon Lucca Seigne, analyste en recherche et qualité chez XP Investments et l'un des professionnels responsables de l'événement, le premier contact avec InEvent a eu lieu en 2017, lorsque son équipe a été attirée par l'adaptabilité de la plate-forme de gestion d'événements.

Le système était adaptable à nos complexités ... nous avons plusieurs publics, différents types de références et de passerelles. Le système s'adapte donc, le lance et parvient à apporter une solution simple lorsque nous téléchargeons une base de données, ajoutons un nouveau public, modifions une configuration ... tout cela nous a beaucoup attirés, car il a réussi à créer ce que nous voulions avec une solution simple.Lucca Seigne, analyste de la recherche et de la qualité chez XP Investments


InEvent fournit non seulement la technologie événementielle dont les clients ont besoin, mais gère également chaque projet de telle sorte que leurs solutions numériques puissent améliorer l'expérience des organisateurs d'événements et des participants. Notre gestion technologique implique la structuration de projets, les plannings d'activités et le support en direct.

Le projet Expert XP 2018 a démarré bien avant les dates de l'événement. Pendant environ 10 mois, InEvent a accompagné XP Investments et a effectué une série d'actions telles que:

  • Processus de structuration;
  • Tests d'accréditation et validation;
  • Accréditations précoces des employés;
  • Évaluations de la sécurité des informations sur la pénétration;
  • Application événementielle et validation des interactions;
  • Services professionnels de technologie de vente;
  • Campagnes marketing ciblées.

Un point important d'InEvent était leur gestion de projet: ils l'ont fait avec nous, le support. Ils ont donc fixé des dates claires pour que nous devions fournir une solution, une idée, et ils ramèneraient également des idées, des suggestions et des résultats. Donc, tous ces efforts conjoints en termes de gestion de projet et de soutien nous ont permis d'arriver à un résultat final qui était vraiment bon.Lucca Seigne, analyste de la recherche et de la qualité chez XP Investments

Solutions

  • Site web

    La solution de site web d'InEvent permet à un événement d'avoir son propre site web unique. Les informations à afficher sur le site web sont choisies par le système de gestion des événements de contenu CMS, ainsi que l'accès à la confidentialité des événements en plus d'une connexion gratuite, privée ou restreinte aux invités. Les mises à jour sont synchronisées en direct sur la plateforme InEvent.

    Pour l'événement Expert XP 2018, 4 pages de destination ont été créées: une première pour enregistrer la date de l'événement avec les informations de base et la saisie des e-mails. Une autre page de destination a été créée pour les clients, avec des informations sur l'événement et la vente de billets; une autre page pour les conseillers avec des informations classifiées et différents prix des billets. Enfin, un site web a été créé avec une intégration Youtube intégrée pour diffuser du contenu en direct de plusieurs catégories des Advisor Awards et voter sur les nominations de l'année.

    Même avec des structures de site web personnalisées, l'intégration de contenu a gardé tous les intervenants, sponsors, agenda, activités structurées, billets à vendre, vidéos et témoignages synchronisés à l'aide des plugins disponibles.

    Le site web a également généré du trafic pertinent et converti un nombre élevé d'interactions, provenant des votes des candidats aux prix Advisor et des questions posées par les participants à l'événement. Le profil de Bill Clinton, ancien président américain qui était présent à l'événement, a enregistré 5 432 visites, 1 643 votes de nomination et 396 questions posées par les participants.

  • Contrôle des invitations et des participants à l'événement

    RSVP: Les invités pouvaient facilement confirmer leur présence à l'événement. Un bouton est disponible pour l'invité pour confirmer sa présence à l'événement, qui était disponible par e-mail ou par notification push dans l'application de l'événement.

    Courriel Blaster: Des e-mails marketing ciblant différents groupes de participants ont été constamment envoyés. Les administrateurs pouvaient filtrer par plusieurs options, y compris qui s'est inscrit, qui n'a pas terminé ses achats, qui n'a pas utilisé son ticket, parmi beaucoup d'autres. Au total, 46 753 e-mails ont été envoyés.

    Listes: Les listes ont été utilisées avec différents objectifs, principalement pour valider les invités qui auraient ou n'auraient pas accès à l'événement ou à certaines activités. Lors d'un événement avec différents types d'audience comme Expert XP 2018, les listes étaient fondamentales pour la gestion des badges et laissez-passer des participants. Les listes peuvent contenir des données telles que les noms, adresses e-mail, titres d'emploi, entreprises, etc.

  • Gestionnaire de billets et inscription

    Formulaires: Des formulaires personnalisés ont été créés sur la plateforme InEvent pour prendre en charge l'identité visuelle d'Expert XP 2018. Grâce à eux, les participants pouvaient faire des inscriptions et les gestionnaires pouvaient exporter leurs données dans des feuilles de calcul. Les formulaires peuvent être de différents types, avec plusieurs options de remplissage.

    Gestionnaire de billets: Avec InEvent Ticket Manager, la direction d'Expert XP 2018 avait le contrôle total, en temps réel, de tous les types de billets vendus, ce qui pouvait livrer des billets aux invités et fournir une autorisation aux participants. Vous pouvez également télécharger des feuilles de calcul Excel sur la plateforme InEvent pour émettre automatiquement toutes les inscriptions et les tickets. En collaboration avec InEvent, l'équipe de XP Investments a structuré la vente de billets divisée par types de participants. L'événement a réuni quatre types d'audience et plus de 60 types de billets.

    L'un des défis que nous avons eu à relever depuis les éditions précédentes de l'événement était de savoir comment nous pouvions avoir un système qui s'intègre dès le premier contact que mon client aurait par email marketing jusqu'au jour de l'événement, avec son accréditation. Et notre événement est extrêmement complexe. Complexe parce qu'il y a plus de 180 conférenciers, plus de 130 commanditaires, divers profils publics sont accrédités et communiquent différemment. Et ce que nous avons pu trouver chez InEvent, c'est une solution unique, grâce à laquelle nous avons réussi à contrôler tout ce qui se passait à toutes les étapes, en assurant la flexibilité de notre gestion des événements et la qualité pour les participants.Guilherme Kolberg, associé | Responsable de la recherche marketing et de la gestion de l'expérience client chez XP Group

  • Accréditation

    L'une des principales exigences d'Expert XP 2018, afin de doubler le nombre de participants en 2017, était de promouvoir une accréditation efficace et d'éliminer les files d'attente identifiées dans ses éditions précédentes. Deux points d'entrée ont été définis, chacun étant responsable de deux types d'accréditation. Les quatre types d'accréditation ont été effectués simultanément. Chaque méthode d'accréditation avait ses propres paramètres spécifiques fonctionnant sur la plate-forme InEvent, les données et les rapports étant générés en temps réel. Grâce à l'accréditation numérique d'InEvent, réalisée par le biais de bornes libre-service, l'organisation de l'événement a non seulement pu contrôler le nombre de participants, mais a également pu savoir qui était présent ou non.

    Toutes les accréditations pourraient être effectuées par QR Code, en maintenant un standard de haute qualité et en offrant la meilleure expérience numérique aux participants à l'événement.

    Un point qui, je pense, mérite d'être souligné est que nous effectuons des recherches à la fin de l'événement et que nous le séparons en plusieurs éléments, tels que la communication visuelle, comment s'est passé l'événement en général, la foire, les conférences ... et l'accréditation était l'élément principal où InEvent nous a aidés et était également l'élément principal en termes de note ... nous avions une note supérieure à 9 (sur 10), ce qui montre une très grande évolution, une solution, un support et un projet entier qui a fonctionné en dehors. Les retours ont donc été très bons.Lucca Seigne, analyste de la recherche et de la qualité chez XP Investments

  • Impression de codes QR

    La plate-forme d'InEvent exporte automatiquement les codes QR de tous les participants dans un format facile à imprimer, rationalisant le moment d'accréditation pour les participants à l'événement.

    InEvent permet la personnalisation des badges avec des codes QR. Notre plate-forme propose 30 options de mise en page différentes pour sélectionner celle qui convient le mieux à la nature de votre événement. Les organisateurs et administrateurs d'événements ont un contrôle total sur la façon dont les noms, prénoms, positions, entreprises seront organisés sur les badges, y compris les options d'alignement, de formes, de positions et de tailles du texte.

  • Contrôle d'accès

    Après que les participants ont reçu leurs badges, le QR Code leur a permis d'accéder à l'événement. InEvent a aidé l'équipe de XP Investments dans plus de 10 points de contrôle d'accès, tels que leur accès à l'événement et à diverses autres activités pendant tous les jours de l'événement.

  • Application mobile InEvent

    L'application événementielle a été intégrée à toute la structure de la plate-forme InEvent, permettant aux participants d'accéder à toutes les interactions numériques, au contenu de l'événement et aux codes QR cryptés.

    L'application mobile InEvent a été personnalisée pour XP Investments dans le but d'offrir la meilleure expérience possible au public de l'événement. Les fonctionnalités disponibles de l'application Expert XP 2018 incluent:

    Fil d'actualités: Des nouvelles, des informations et des messages ont été partagés. Les participants ont également pu interagir avec le contenu, grâce à l'intégration avec Facebook et Twitter. 1 089 postes ont été créés.

    Agenda: Avec l'utilisation de l'appli en marque blanche d'InEvent, les horaires des événements ont été personnalisés et segmentés par type de ticket.

    Notifications push: Les notifications push segmentées par types de participants ont été envoyées via l'application mobile InEvent. Les messages ont été envoyés sur le téléphone mobile des participants en temps réel et tout changement d'événement a pu être rapidement signalé par l'application de l'événement.

    Sondages: Des sondages ont été menés pendant les conférences des événements d'entreprise. L'interaction entre les participants à l'événement et les conférenciers a été promue via l'application événementielle.

    Classement: Les participants les plus engagés avec l'application mobile de l'événement ont reçu un score et faisaient partie d'un système de classement affiché dans l'application en marque blanche. L'engagement a été mesuré par les actions que chaque personne a effectuées dans l'application événementielle, telles que poser des questions, publier dans le fil d'actualités, démarrer des conversations ou envoyer des photos.

    Contenu: La projection d'InEvent apporte une interaction aux écrans présents sur le lieu de l'événement. Ils peuvent afficher les dernières informations sur les interactions de l'application de l'événement, telles que les participants qui se sont enregistrés, les questions et les sondages pendant les conférences, les flux d'actualités, etc.

  • Support InEvent

    L'équipe de support a été l'un des points forts d'InEvent au cours des dernières années et elle est souvent très appréciée par le leadership des événements d'entreprises. À Expert XP 2018, l'équipe InEvent a assuré la formation, le suivi et la gestion des processus à toutes les étapes du projet - avant, pendant et après l'événement de l'entreprise. La formation avait pour objectif d'autonomiser et de donner l'autonomie dans l'utilisation de la technologie événementielle aux gestionnaires d'événements.

    L'équipe XP Investments a compté sur le support standard d'InEvent, avec accès à nos représentants qualifiés pour répondre à toutes ses questions et résoudre les problèmes, et sur le support en direct d'InEvent, assurant la présence de notre équipe lors de l'événement d'entreprise. L'équipe d'assistance en direct pour Expert XP 2018 comprenait 6 professionnels axés sur l'accréditation des événements, le contrôle d'accès et les interactions avec les applications d'événements.

  • Analyses et Rapports

    À l'aide de notre plateforme d'événements, l'équipe Expert XP 2018 a collecté près d'un demi-million de points et créé un graphique de réseau social unique avec toutes les connexions, comme indiqué sur la diapositive d'image. Le suivi des données d'événements en temps réel à travers plus de 25 modules a permis de prendre des décisions rapides sur la base de tableaux de bord. Avec des graphismes colorés et intuitifs, l'équipe a obtenu toutes les informations dont elle avait besoin et pourrait même les exporter dans des feuilles de calcul.

    La fonctionnalité d'analyse et de rapport d'InEvent permet la création, l'impression et le partage de rapports. L'événement et ses résultats peuvent être étudiés facilement, favorisant une planification de plus en plus affirmée pour les prochaines éditions.

  • Je recommande fortement InEvent. Premièrement, parce que nous avons atteint l'objectif que nous avions initialement proposé; deuxièmement parce qu'ils nous ont aidés non seulement en matière de livraison de logiciels et de solutions, mais aussi dans la planification de tout ce que nous allions faire; et troisièmement, pour tout le soutien que nous avons eu le long du chemin. Nous avons créé un lien, un partenariat, une relation que nous voulons renforcer dans les prochaines années! Guilherme Kolberg, associé | Responsable de la recherche marketing et de la gestion de l'expérience client chez XP Group
  • Je recommanderais certainement InEvent. L'équipe de support était magnifique, toutes les dix minutes où nous avons envoyé un e-mail, quelqu'un avait déjà répondu, il y avait quelqu'un pour résoudre notre problème et comprendre nos besoins. Deuxièmement, leur gestion de projet était très bonne. Nous pouvions suivre ce que nous devions faire dans un certain temps, comment nous étions, notre étape ... comment nous serions un jour avant l'événement, pendant l'événement et après l'événement aussi! Lucca Seigne, analyste de la recherche et de la qualité chez XP Investments
  • Je recommande InEvent. Il a une plate-forme très intuitive, très facile à utiliser et c'est un gros différentiel pour les événements. Flávio Tapajós, stagiaire chez XP Investments

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Pedro Goes

goes@inevent.com

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