Eventos Recorrentes SulAmérica

InEvent auxilia SulAmérica Seguros na melhoria da comunicação e do controle de acesso em suas reuniões internas, convenções de clientes e viagens corporativas.

Sobre

A SulAmérica Seguros é uma empresa com mais de 120 anos de atuação em várias linhas de seguros, como previdência privada, saúde e odontológico, automóveis, vida, investimentos, capitalização, dentre outras. Com mais de 7 milhões de clientes, mais de 5 mil funcionários e uma rede de distribuição com mais de 30 mil corretores independentes, o Grupo SulAmérica é o maior grupo segurador independente do Brasil.

Em 2018, a SulAmérica Seguros realizou 12 eventos corporativos, cada um com diferentes objetivos e tamanho, que contaram com o auxílio das soluções da InEvent. Entre os eventos corporativos, com uma variação de 30 a 500+ participantes, um dos destaques foi o evento CarreiraCon. A SulAmérica Seguros tem passado por um processo de transformação digital e esse evento, que aconteceu durante três dias nas cidades de São Paulo e Rio de Janeiro e contou com cerca de 200 participantes, serviu para que os seus colaboradores entendessem sobre as novas habilidades requeridas pelo mundo digital por meio de palestras sobre criatividade, marca pessoal, posicionamento digital e empreendedorismo.

Outro evento corporativo de destaque realizado pela SulAmérica Seguros no ano de 2018 foi o Corretor Nova Geração. O evento teve o objetivo de imergir os filhos dos atuais corretores na empresa, estreitando o relacionamento com os futuros corretores. Essa foi a 1ª edição do evento corporativo, que contou com cerca de 40 participantes.

Desafios

Como a SulAmérica Seguros tem se adequado, a cada ano, à era digital, o ano de 2018 foi um momento importante para dar o próximo passo junto aos seus colaboradores. Era preciso proporcionar às suas equipes e aos seus seguradores independentes uma experiência verdadeiramente digital em todos os seus eventos corporativos. Além disso, para os organizadores dos eventos, era necessária uma tecnologia com a qual os eventos pudessem ser geridos em uma única plataforma, com a análise de dados e o gerenciamento de informações sendo disponíveis tanto para cada evento quanto para o conjunto dos eventos corporativos.

Soluções

  • Gerenciando múltiplos eventos corporativos em uma única plataforma

    A equipe da InEvent atua junto às organizações dos eventos como gestores de projetos tecnológicos. Dessa forma, foram concedidos treinamentos e suporte para que as equipes da SulAmérica Seguros estivessem aptas a operar as funcionalidades da plataforma de eventos e do app de eventos corporativos. Durante 9 meses a InEvent trabalhou junto à SulAmérica Seguros, garantindo a perfeita operação da nossa tecnologia para eventos.

    Calendário: A Plataforma de eventos da InEvent disponibilizou um calendário contendo todos os eventos corporativos da SulAmérica Seguros. Em sincronia com o briefing de cada evento, cores diferentes demarcavam os tipos e tamanhos dos eventos corporativos, tornando a identificação e a busca por um evento mais fácil no calendário. Cada evento corporativo pôde ser filtrado por número de participantes, data, orçamento ou agência organizadora, permitindo a análise individual.

    Analytics & Relatórios: Em cada um dos eventos corporativos realizado pela SulAmérica Seguros, foi possível acompanhar todos os dados pela plataforma de eventos. Dos dados dos participantes aos dados dos gestores e dos patrocinadores, todos puderam ser analisados, em tempo real, por mais de 25 módulos no painel da InEvent, que possui gráficos coloridos e recursos para a análise de eventos recorrentes. Os destaques foram os gráficos que permitiam analisar a quantidade de inscrições em um tempo configurado pela organização, auxiliando as melhores estratégias do marketing para eventos, e a possibilidade de analisar, por meio da lista geral de participantes dos eventos, em quantos e quais eventos cada participante compareceu. Também foi possível analisar o valor gasto pela SulAmérica Seguros por cada participante presente nos eventos. Relatórios puderam ser impressos e compartilhados pela organização dos eventos corporativos recorrentes, permitindo a análise de cada evento e a melhoria do evento corporativo consecutivo.

    Convites & RSVP: Com a plataforma de eventos da InEvent a organização de um evento corporativo pode criar diversos tipos de listas de participantes, segmentando-os para facilitar o seu gerenciamento e uma comunicação assertiva com cada um deles. A SulAmérica Seguros contou com essa facilidade tanto para registrar os participantes de cada evento quanto para enviar convites com RSVP, obtendo uma resposta rápida dos participantes que só precisaram apertar um botão para confirmar a presença em cada um dos eventos corporativos.

    Registro de participantes: Com as listas de participantes já organizadas, a forma de registro dos participantes aconteceu de maneiras diferentes para cada evento corporativo, adequando-se às necessidades de cada um deles. Enquanto em alguns dos eventos corporativos os registros foram realizados diretamente pela importação das listas de participantes para a plataforma de eventos da InEvent, que suporta a importação de arquivos Excel, em outros eventos os registros foram feitos por meio de convites RSVP e de formulários de inscrição. Os formulários da plataforma de eventos da InEvent podem ser customizados e utilizados para diferentes propósitos, incluindo a inscrição de participantes. Eles podem ter a quantidade de perguntas que cada evento corporativo precisar, além de diferentes tipos de respostas (sim/não, textos, estrelas, etc.).

    Suporte: A SulAmérica Seguros contou com o Suporte da InEvent nos seus eventos corporativos. Todos os eventos puderam ter acesso ao Suporte Standard, com representantes qualificados disponíveis para sanar quaisquer dúvidas ou problemas técnicos por e-mail, com uma garantia de SLA de 6 horas durante o horário comercial. Alguns dos eventos corporativos também contaram com o Suporte Live da InEvent, o que garantiu um gerente de contas presente enquanto eles aconteciam, auxiliando a operação da nossa tecnologia.

  • Concedendo um acesso eficaz aos eventos

    Presença e Controle de acesso: Para controlar o acesso aos eventos corporativos da SulAmérica Seguros, a InEvent forneceu QR Codes aos participantes por meio do app do evento. Cada participante recebeu um QR Code único e encriptado para cada evento corporativo, disponibilizado em um voucher seguro, o que permitiu que eles acessassem os eventos de forma rápida e segura. Para a organização dos eventos recorrentes, a partir do momento no qual os participantes acessavam algum dos eventos corporativos utilizando o QR Code, os dados foram sincronizados com a plataforma de eventos da InEvent. Isso permitiu o controle de presença dos participantes no evento corporativo e em suas atividades.

    Então para nós foi muito fácil, porque a gente tirou o papel da jogada, da lista de presença. Então a gente já tem automaticamente cadastrado quem foi que entrou na atividade ou não. Uma ferramenta muito fácil de usar, o que para nós foi essencial. A gente conseguiu aprender muito rápido como usá-la.Rebeca Benicio, Analista de Recursos Humanos na SulAmérica Seguros


    Quiosques Self-Service: O controle de acesso digitalizado - realização do check-in nos eventos e nas suas atividades - foi possível graças ao uso do QR Code e de quiosques de autoatendimento. Os quiosques não foram utilizados em todos os eventos, mas apenas nos que precisavam de um controle preciso do fluxo de pessoas.

    A gente usou muito o controle de acesso através do aplicativo. A gente está falando sobre um evento de mindset digital, de transformação digital, então é legal trazer isso para as pessoas, de vivenciar uma experiência digital nesse evento através do QR Code. Para nós que estávamos fazendo a organização, as análises em tempo real para saber quantas pessoas estavam em sala ajudava bastante.João Oliveira, Analista de treinamento e desenvolvimento na SulAmérica Seguros

  • Melhorando a comunicação com os participantes

    Aplicativo para Celular: Para se adequar à digitalização do cotidiano dos seus colaboradores, no qual os smartphones estão cada vez mais presentes, a SulAmérica Seguros utilizou a solução de Mobile App da InEvent. O App de eventos da InEvent é um White Label App. Assim, o app de eventos foi customizado e intitulado SulAmérica Eventos. Dentro do app do evento estava contida a lista de todos os eventos corporativos, cada um deles contando com um número de abas e especificidades necessárias. Enquanto as sessões de alguns dos eventos corporativos continham apenas informações mais básicas, como agenda do evento e informes gerais, outras também apresentaram informações sobre voos, itinerários e QR Code em voucher seguro.

    O aplicativo da InEvent acabou ajudando a gente bastante nesse evento porque é um público muito mais jovem. A gente tem um público com média de 25 a 30 anos e aí eles acabam interagindo muito com internet, com aplicativos… então a gente deixou de imprimir a agenda, as fotos que a gente mandava antes por um grupo de whatsapp ficaram concentradas em um único aplicativo e todo mundo conseguiu compartilhar e usar da plataforma.Raissa Rezende, Analista de Marketing na SulAmérica Seguros


    Agenda: Com o app de eventos da InEvent, cada participante dos eventos corporativos recorrentes pôde não apenas acessar as agendas dos eventos, mas também personalizar a sua própria agenda. As gestões dos eventos também tiveram o poder de selecionar no app do evento quais atividades cada participante teria acesso.

    Feed de notícias: Tanto para a comunicação da organização do evento com o seu público, quanto entre os próprios participantes, o app de eventos corporativos da InEvent conta com um feed de notícias. Os participantes dos eventos corporativos da SulAmérica Seguros puderam receber, postar e interagir com o conteúdo. Semelhante ao feed de outras redes sociais, foi possível publicar textos, fotografias da galeria de fotos do participante, ou produzidas na hora, e vídeos de até 100mb.

    Notificações push: Com a possibilidade de enviar notificações via push para os participantes dos seus eventos corporativos, os organizadores dos eventos da SulAmérica Seguros puderam compartilhar informações em tempo real tanto com todos os participantes ao mesmo tempo quanto para um grupo segmentado.

    Para mim, uma parte específica do aplicativo de eventos que eu gostei bastante foi a possibilidade de mandarmos notificações pushes com lembretes aos participantes… Então isso fez toda a diferença porque criou uma marca de comunicação muito legal da gente com eles. Muita gente falou ‘eu recebi aqui uma notificação e vim correndo, porque eu tinha esquecido’, ou então ‘achei que não tinha vaga e já vi que tem’… então a gente conseguiu atingir todo mundo do evento dessa forma sem ter que ficar mandando e-mail ou ligando.Raissa Rezende, Analista de Marketing na SulAmérica Seguros

  • Melhorando a comunicação com os participantes

    Hotsite: Com a plataforma de eventos da InEvent, eventos corporativos podem ter os seus hotsites exclusivos e customizados de acordo com as suas necessidades. Completamente seguro, hotsites são usados majoritariamente durante o pré-evento para compartilhar informações, realizar a venda de ingressos e inscrever participantes.

    A maioria dos eventos corporativos da SulAmérica Seguros conseguiu desenvolver a sua comunicação por meio do app de eventos. No entanto, um dos seus eventos corporativos demandou o compartilhamento de uma quantidade maior de informações e a solução de Hotsite foi utilizada. Textos, imagens, vídeos, arquivos e apresentações podem ser compartilhados pelo Hotsite, que é sincronizado com a plataforma de eventos. Ou seja, sempre que os organizadores de eventos da SulAmérica Seguros realizaram alguma edição na plataforma de eventos, o hotsite foi automaticamente atualizado.

    Pesquisas: As equipes organizadoras dos eventos SulAmérica puderam realizar pesquisas para avaliar a satisfação dos participantes com os eventos corporativos. Elas aconteceram ao final de cada evento e ao final de algumas das suas atividades. Por meio do App de eventos fornecido pela InEvent, os participantes responderam a questões pré-definidas.

    Quando acabou cada atividade, a gente enviou um questionário para saber o que a pessoa achou e ela já respondeu. Isso para nós foi essencial.Raissa Rezende, Analista de Marketing na SulAmérica Seguros


  • A gente colocou a agenda inteira do evento no aplicativo. Tudo do evento foi completamente dependente do aplicativo. Para as pessoas estarem presentes, para saber quem participou ou não, foi graças ao aplicativo. As notificações foram todas enviadas, as agendas… para se inscrever, o feed de notícias para saber o que estava rolando. Tudo isso em uma única ferramenta. Para a gente foi incrível, as pessoas também acharam o máximo. Rebeca Benicio, Analista de Recursos Humanos na SulAmérica Seguros
  • Quando a gente estava pensando em como faríamos a gestão do evento pensamos na InEvent, pela ferramenta que já tinha sido utilizada em outros eventos dentro da empresa… A gente pensou ‘poxa, a gente tá fazendo um evento de transformação digital pra empresa, então por que não usar um aplicativo que facilite todo esse acesso, todo esse controle e que traga também essa experiência digital para as pessoas que hoje em dia cada vez mais usam o smartphone pra tudo?’ João Oliveira, Analista de treinamento e desenvolvimento na SulAmérica Seguros

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