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SulAmerica ist eine 1895 gegründete Versicherungsgesellschaft, die unter anderem Kranken-, Zahn-, Lebens- und Autoversicherungen anbietet. Das Unternehmen hat mehr als 7 Millionen Kunden, über 5.000 Mitarbeiter und ein Vertriebsnetz, das mehr als 30.000 unabhängige Makler umfasst.
Im Jahr 2018 veranstaltete SulAmerica 12 Firmenveranstaltungen, die sich nach Zielen und Anzahl der Personen unterschieden. InEvent hat flexible Lösungen entwickelt, damit SulAmerica sein Ziel erreicht. Eine ihrer Veranstaltungen war CarreiraCon, bei der die digitale Transformation von SulAmerica für die anwesenden Mitarbeiter hervorgehoben wurde. Es beherbergte 200 Personen und vermittelte neue Fähigkeiten, die in der digitalen Welt erforderlich sind. Es gab Vorträge zu den Themen Kreativität, Personal Branding, digitale Positionierung und Unternehmertum.
Eine weitere herausragende Firmenveranstaltung von SulAmerica war der New Generation Broker. Ziel der Veranstaltung war es, Kinder aktueller Makler in das Unternehmen einzuführen. Sie konnten Beziehungen zu potenziellen zukünftigen Maklern aufbauen. Es war die 11. Ausgabe der Firmenveranstaltung mit 40 Teilnehmern.
Während SulAmerica in das digitale Zeitalter vordringt, war 2018 ein wichtiges Vorzeigejahr für seine Mitarbeiter. SulAmerica musste seinen Teams und unabhängigen Maklern bei allen Unternehmensveranstaltungen ein wirklich digitales Erlebnis bieten. Darüber hinaus war sich das Veranstaltungsteam bewusst, dass es eine Lösung für die Verwaltung seiner zahlreichen Veranstaltungen benötigte.
Das InEvent-Team arbeitet eng mit Veranstaltungsorganisatoren und Projektmanagern zusammen. Wir stellten Schulungen und Support zur Verfügung, damit die Teams von SulAmerica in der Lage waren, die Event-Plattform und die Event-App selbst zu bedienen. InEvent arbeitete eng mit SulAmerica zusammen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Kalender: InEvent Platform stellte einen Kalender mit allen Firmenveranstaltungen von SulAmerica bereit. Gleichzeitig würde es mit jedem Briefing jeder Veranstaltung synchronisiert. Sie konnten im Kalender jede Veranstaltung nach Farbe und Teilnehmerzahl unterscheiden. Mit der InEvent-Plattform kann das Unternehmen Veranstaltungen nach Datum, Budget oder Organisationsagentur filtern.
Analyse und Berichte: Bei allen von SulAmerica durchgeführten Firmenveranstaltungen war es möglich, alle Veranstaltungsdaten über unsere Veranstaltungsplattform zu überwachen, wie z. B. die Anzahl der für die Veranstaltung registrierten Teilnehmer, die Teilnehmer, die tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben, und Sponsoringdaten. Dadurch konnten die Daten über unser Live-Dashboard verwaltet und identifiziert werden. Mithilfe des Live-Dashboards von InEvent konnte SulAmerica schnell die Anzahl der Anmeldungen für jede Veranstaltung in einer festgelegten Zeit analysieren. Dadurch konnten sie die besten Event-Marketing-Strategien identifizieren. Sie hatten die Möglichkeit, die Teilnehmerliste für jede einzelne Veranstaltung zu analysieren und zu erfahren, wer an der Veranstaltung teilgenommen hat und an wie vielen Veranstaltungen und Vorträgen er oder sie teilgenommen hat. Berichte könnten ausgedruckt und von Veranstaltern geteilt werden, um eine Analyse jeder Veranstaltung zu ermöglichen. Auf diese Weise konnten sie sich mit früheren Veranstaltungen vergleichen und sich bei zukünftigen Veranstaltungen verbessern.
Einladungen & RSVP: Mithilfe der InEvent-Plattform können Organisatoren von Firmenveranstaltungen eine Vielzahl von Teilnehmerlisten erstellen und ihre gesamte Datenbank verwalten und mit ihr kommunizieren. SulAmerica nutzte diese Funktion sowohl zur Registrierung der Teilnehmer für jede Veranstaltung als auch zum Versenden von Einladungen, wie dies mit RSVP möglich war. Die Veranstaltungsteilnehmer mussten lediglich auf eine Schaltfläche klicken, um die Anwesenheit bei jeder der Firmenveranstaltungen zu bestätigen.
Teilnehmer Registrierung: Wenn die Teilnehmerlisten vollständig sind, kann der Registrierungsablauf je nach Veranstaltung flexibel gestaltet werden. Während bei einigen Firmenveranstaltungen die Anmeldung direkt durch den Import der Listen in die Veranstaltungsplattform erfolgte, die das Hochladen von Excel-Dateien unterstützt, erfolgte die Anmeldung bei anderen Veranstaltungen über RSVP-Einladungen und Anmeldeformulare. Die Formulare von InEvent können individuell angepasst und für verschiedene Zwecke verwendet werden. Eine der Möglichkeiten ist, wie oben erwähnt, die Registrierung der Teilnehmer. Sie können beliebig viele Fragen haben, die Entscheidung liegt beim Unternehmen. Es werden auch verschiedene Arten von Fragen angeboten, z. B. schriftliche Fragen, Multiple-Choice-Fragen, Ja/Nein usw.
Support: SulAmerica zählte bei seinen Firmenveranstaltungen auf die Unterstützung von InEvent. Das Customer Success-Team unterstützte sie bei allen technischen Fragen oder Standardtickets, garantiert durch ein 6-Stunden-SLA. Einige der Firmenveranstaltungen zählten auch mit InEvent Live Support, der einen Account Manager oder Kundenbetreuer vor Ort stellte und den Betrieb unserer Technologie unterstützte.
Anwesenheit und Zugriffskontrolle: Jeder Teilnehmer erhielt für jede Firmenveranstaltung einen einzigartigen und verschlüsselten QR-Code. Sie konnten über ihre mobile App auf den QR-Code zugreifen und so schnell und sicher auf Veranstaltungen zugreifen. Zum Vorteil der Organisatoren wiederkehrender Veranstaltungen wurden die Daten der Teilnehmer von dem Moment an, in dem sie über den QR-Code auf eine der Unternehmensveranstaltungen zugegriffen haben, mit der Veranstaltungsplattform synchronisiert. Dies ermöglichte die Kontrolle der Teilnehmerzahl bei den Veranstaltungen und jeder einzelnen Aktivität.
Für uns war es sehr einfach, da wir auf die Verwendung von Papier für Teilnehmerlisten verzichtet haben. Wir haben also bereits automatisch registriert, wer auf die Aktivitäten zugegriffen hat oder nicht. Ein sehr einfach zu bedienendes Werkzeug, das für uns unerlässlich war. Wir konnten sehr schnell lernen, wie man es benutzt.Rebeca Benicio, HR-Analystin bei SulAmerica
Wir haben die Zugangskontrolle in unserer mobilen Event-App häufig genutzt. Wir sprechen über eine Veranstaltung mit digitaler Denkweise und digitaler Transformation, daher war es cool, sie den Teilnehmern vorzustellen. Sie hatten bei dieser Veranstaltung ein digitales Erlebnis durch die Verwendung von QR-Codes. Für uns als Teil der Organisation war die Echtzeitanalyse, um zu wissen, wie viele Personen sich in den Veranstaltungsräumen aufhielten, sehr hilfreich.João Oliveira, Schulungs- und Entwicklungsanalyst bei SulAmerica
Mobile App: Um sich an den Digitalisierungsgrad des Alltags seiner Mitarbeiter anzupassen, in dem Smartphones zunehmend präsent sind, nutzte SulAmerica die InEvent Mobile App für seine Firmenveranstaltungen. Die Event-App von InEvent ist eine White-Label-App. Daher wurde die Event-App angepasst und erhielt den Namen SulAmerica Events. In der Event-App gab es eine Liste aller Firmenveranstaltungen, die im Jahr 2018 stattfanden. Während die Sitzungen einiger Veranstaltungen grundlegende Informationen wie die Veranstaltungsagenda und allgemeine Informationen enthielten, stellten andere auch Informationen zu Flügen, Reiserouten usw. bereit QR-Codes.
Die InEvent-Anwendung hat uns bei dieser Veranstaltung sehr geholfen, da es sich um ein viel jüngeres Publikum handelt. Wir haben ein Publikum im Durchschnittsalter von 25 bis 30 Jahren und es interagiert viel mit dem Internet, mit Apps... Dann haben wir aufgehört, die Agenda zu drucken, die Fotos, die wir früher über eine WhatsApp-Arbeitsgruppe verschickt haben, sind jetzt in einem konzentriert Eine einzige Event-App und jeder konnte die Plattform teilen und nutzen.Raissa Rezende, Marketing-Analystin bei SulAmerica
Eine besondere Funktion der Event-App, die mir besonders gut gefallen hat, war die Möglichkeit, Erinnerungen über Push-Benachrichtigungen an die Teilnehmer zu senden ... Das machte den entscheidenden Unterschied, weil es eine enge Kommunikation mit ihnen ermöglichte. Viele Leute sagten: „Ich habe eine Benachrichtigung erhalten und bin angerannt, weil ich es vergessen hatte“ oder „Ich dachte, für die Veranstaltung wären keine Plätze mehr frei, und ich habe gesehen, dass es noch freie Plätze gibt“ … So haben wir es geschafft, alle zu erreichen ohne E-Mails senden oder anrufen zu müssen.Raissa Rezende, Marketing-Analystin bei SulAmerica
Website: Mit der InEvent-Plattform können Firmenveranstaltungen ihre einzigartigen und maßgeschneiderten Websites an ihre Bedürfnisse anpassen. Die völlig sicheren Websites werden vor allem vor der Veranstaltung zum Austausch von Informationen, zum Ticketverkauf und zur Registrierung von Teilnehmern genutzt.
Die meisten von SulAmerica durchgeführten Firmenveranstaltungen entwickelten ihre Kommunikation über die Event-App. Eine der Veranstaltungen erforderte jedoch den Austausch weiterer Informationen und es wurde eine Website genutzt. Texte, Bilder, Videos, Dateien und Präsentationen konnten auf der Website geteilt werden, die mit der Plattform von InEvent synchronisiert wurde. Daher wurde die Website automatisch aktualisiert, wenn Veranstalter die Plattform bearbeiteten.
Umfragen: Die Veranstalter von SulAmerica konnten Umfragen durchführen, um die Meinung der Teilnehmer zu den Veranstaltungen auszuwerten. Die Umfragen wurden am Ende der Veranstaltung oder Aktivität an alle Teilnehmer verschickt. Über die von InEvent bereitgestellte Event-App beantworteten die Teilnehmer vordefinierte Fragen.
Am Ende jeder Aktivität schickten wir eine Umfrage, um zu erfahren, was die Teilnehmer darüber dachten, und sie antworteten schnell. Das war für uns unerlässlich.Raissa Rezende, Marketing-Analystin bei SulAmerica
Wir stellen die gesamte Veranstaltungsagenda in der Event-App bereit. Alles hing vollständig von der Event-App ab. Von engagierten Menschen bis hin zu Teilnehmern – die Veranstaltung ermöglichte es uns zu wissen, wer anwesend war und wer nicht. Wir haben die Technologie und die App geschätzt. Es wurden alle Push-Benachrichtigungen verschickt, die Zeitpläne... zum Abonnieren, der Newsfeed, um zu erfahren, was auf der Veranstaltung passiert. Alles in einem Tool. Für uns war es unglaublich und die Leute fanden es auch großartig. Rebeca Benicio, HR-Analystin bei SulAmerica
Als wir darüber nachdachten, wie wir die Veranstaltung verwalten würden, fiel uns InEvent ein, das Tool, das bereits bei anderen Veranstaltungen im Unternehmen verwendet wurde ... Wir dachten: „Nun, wir organisieren eine Veranstaltung zum Thema digitale Transformation, also warum nicht.“ „Verwenden Sie eine Event-App, um den Zugang zur Veranstaltung zu erleichtern, die Verwaltung der Veranstaltung zu erleichtern und das digitale Erlebnis auch den Teilnehmern zu bieten, die das Smartphone jeden Tag mehr und mehr nutzen!“ João Oliveira, Schulungs- und Entwicklungsanalyst bei SulAmerica
