SulAmerica es una compañía de seguros fundada en 1895 que ofrece seguros médicos, dentales, de vida, automotrices, entre otros productos. Cuenta con más de 7 millones de clientes, más de 5.000 empleados y una red de distribución que incluye más de 30.000 corredores independientes.
En 2018, SulAmerica realizó 12 eventos corporativos, diferenciándose en metas y en número de personas. InEvent creó soluciones flexibles para que SulAmerica alcance su objetivo. Uno de sus eventos fue CarreiraCon, que destacó la transformación digital de SulAmerica para los empleados presentes. Acogió a 200 personas e introdujo las nuevas competencias necesarias en el mundo digital. Hubo conferencias sobre creatividad, marcas personales, posicionamiento digital y espíritu emprendedor.
Otro evento corporativo destacado realizado por SulAmerica fue el Broker de Nueva Generación. El evento tenía como objetivo sumergir a los hijos de los actuales corredores en la empresa. Fueron capaces de crear relaciones con futuros corredores potenciales. Fue la 11ª edición del evento corporativo y contó con la presencia de 40 personas.
A medida que SulAmerica avanza hacia la era digital, el 2018 fue un importante año de exhibición para sus empleados. SulAmerica necesitaba proporcionar a sus equipos y corredores independientes una experiencia verdaderamente digital en todos sus eventos corporativos. Además, el equipo del evento era consciente de que necesitaba una solución para gestionar sus múltiples eventos.
El equipo de InEvent trabaja en estrecha colaboración con los organizadores de eventos y los directores de proyectos. Proporcionamos capacitación y apoyo para que los equipos de SulAmerica pudieran operar la plataforma y la aplicación del evento por sí mismos. InEvent trabajó en estrecha colaboración con SulAmerica, garantizando una operación sin problemas.
Calendario: La Plataforma InEvent proporcionó un calendario con todos los eventos corporativos de SulAmerica. Al mismo tiempo, se sincronizaría con cada sesión informativa de cada evento. Podrían diferenciar en el calendario cada evento por color y número de asistentes. La plataforma InEvent permite a la empresa filtrar eventos por fecha, presupuesto o agencia organizadora.
Todos los informes analíticos: En todos los eventos corporativos realizados por SulAmerica, fue posible monitorear todos los datos del evento a través de nuestra plataforma de eventos, tales como el número de asistentes registrados en el evento, los asistentes que realmente asistieron al evento y los datos de patrocinio. Permite gestionar e identificar los datos a través de nuestro panel de control en vivo. Utilizando el panel de control en vivo de InEvent, SulAmerica pudo analizar rápidamente el número de registros para cada evento en un tiempo determinado. Con ello, pudieron identificar las mejores estrategias de marketing de eventos. Tuvieron la posibilidad de analizar la lista de asistentes para cada evento por separado, sabiendo quién asistió al evento y en cuántos eventos y conferencias asistió. Los informes pueden ser impresos y compartidos por los organizadores del evento, permitiendo el análisis de cada evento. De esta manera, podrían compararse con eventos anteriores y mejorar en eventos futuros.
Invitaciones y RSVP: Utilizando la plataforma InEvent, los organizadores de eventos corporativos pueden crear una variedad de listas de asistentes, gestionando y comunicándose con toda su base de datos. Sul America contó con esta característica tanto para inscribir a los asistentes a cada evento como para enviar invitaciones, como pudieron hacerlo con RSVP. Los asistentes al evento sólo tenían que hacer click en un botón para confirmar la presencia en cada uno de los eventos corporativos.
Registro de participantes: Una vez completadas las listas de asistentes, el flujo de trabajo de registro podría ser flexible por evento. Mientras que en algunos de los eventos corporativos las inscripciones se realizaron directamente mediante la importación de las listas a la plataforma de eventos, que soporta la carga de archivos de Excel, en otros eventos las inscripciones se realizaron a través de invitaciones y formularios de inscripción RSVP. Los formularios de InEvent pueden ser personalizados y utilizados para diferentes propósitos. Una de las formas, como se mencionó anteriormente, es el registro de asistentes. Pueden tener cualquier número de preguntas, y es determinado por la compañía. También ofrecerá diferentes tipos de preguntas, como preguntas escritas, de opción múltiple, sí/no, etc.
Soporte: SulAmerica contó con el apoyo de InEvent para sus eventos corporativos. El equipo de Éxito de Clientes les apoyó con cualquier pregunta técnica o tickets estándar garantizados por un SLA de 6 horas. Algunos de los eventos corporativos también contaron con InEvent Live Support, que proporcionó un gerente de cuenta o representante de éxito de clientes en el evento, apoyando la operación de nuestra tecnología.
Control de presencia y acceso: Cada participante recibió un código QR único y encriptado para cada evento corporativo. Podían acceder al código QR en su aplicación móvil y les permitía acceder a los eventos de forma rápida y segura. Para beneficio de los organizadores de eventos recurrentes, desde el momento en que los asistentes accedieron a cualquiera de los eventos corporativos utilizando el QR Code, sus datos se sincronizaron con la plataforma del evento. Esto permitió controlar el número de asistentes a los eventos y cada una de las actividades.
Fue muy fácil para nosotros porque hemos eliminado el uso de papel para las listas de asistentes. Así que ya hemos registrado automáticamente quién accedió a las actividades o no. Una herramienta muy fácil de usar, que para nosotros era esencial. Pudimos aprender muy rápidamente a utilizarlo.Rebeca Benicio, Analista de RRHH en SulAmerica
Utilizamos mucho el control de acceso en nuestra aplicación de eventos móviles. Estamos hablando de un evento con una mentalidad digital, sobre la transformación digital, así que fue genial llevarla a los asistentes. Ellos tuvieron una experiencia digital en este evento usando códigos QR. Para nosotros que formamos parte de la organización, el análisis en tiempo real para saber cuántas personas había en las salas de eventos nos ayudó mucho.João Oliveira, Analista de Capacitación y Desarrollo en SulAmerica
Aplicación Móvil: Para adaptarse al nivel de digitalización de la vida cotidiana de sus empleados, en la que los smartphones están cada vez más presentes, SulAmerica utilizó InEvent Mobile App para sus eventos corporativos. La aplicación para eventos de InEvent es una aplicación White Label. Así, la aplicación de eventos fue personalizada y denominada SulAmerica Events. Dentro de la aplicación de eventos, tenía la lista de todos los eventos corporativos que tuvieron lugar en el año 2018. Mientras que las sesiones de algunos de los eventos contenían información básica, como la agenda del evento e información general, otros también proporcionaban información sobre vuelos, itinerarios y códigos QR.
La aplicación InEvent nos ayudó mucho en este evento porque es un público mucho más joven. Tenemos una audiencia con una edad media de 25 a 30 años e interactúan mucho con Internet, con aplicaciones.... entonces dejamos de imprimir la agenda, las fotos que solíamos enviar a través de un grupo de trabajo de WhatsApp ahora están concentradas en una única aplicación de evento y todo el mundo pudo compartir y utilizar la plataforma.Raissa Rezende, Analista de Marketing de SulAmerica
Para mí una característica específica de la aplicación de eventos que me gustó mucho fue la posibilidad de enviar recordatorios a los asistentes a través de notificaciones push.... Esto marcó la diferencia porque creó una estrecha comunicación con ellos. Mucha gente dijo:'Recibí una notificación y vine corriendo porque me había olvidado', o'Creí que el evento ya no tenía plazas libres y vi que todavía las tenía'... así que logramos llegar a todo el mundo sin tener que enviarles correos electrónicos ni llamarlos.Raissa Rezende, Analista de Marketing de SulAmerica
Sitio web: Con la plataforma InEvent, los eventos corporativos pueden tener sus sitios web únicos y personalizados adaptados a sus necesidades. Completamente seguros, los sitios web se utilizan principalmente antes del evento para compartir información, vender entradas y registrar a los asistentes.
La mayoría de los eventos corporativos realizados por SulAmerica desarrollaron su comunicación a través de la aplicación de eventos. Sin embargo, uno de los eventos requería compartir más información y se utilizó un sitio web. Textos, imágenes, videos, archivos y presentaciones pueden ser compartidos en el sitio web, el cual fue sincronizado con la plataforma de InEvent. Por lo tanto, cada vez que los organizadores del evento editaban la plataforma, el sitio web se actualizaba automáticamente.
Encuestas: Los organizadores del evento de SulAmerica pudieron realizar encuestas para evaluar las opiniones de los asistentes sobre los eventos. Las encuestas se enviaron a todos los asistentes al final del evento o actividad. A través de la aplicación de eventos proporcionada por InEvent, los asistentes respondieron a preguntas predefinidas.
Al final de cada actividad enviábamos una encuesta para saber qué pensaban los asistentes y ellos respondían rápidamente. Esto era esencial para nosotros.Raissa Rezende, Analista de Marketing de SulAmerica
Ponemos toda la agenda del evento en la aplicación de eventos. Todo dependía completamente de la aplicación del evento. Desde involucrar a la gente, hasta los asistentes, el evento nos permitió saber quiénes asistieron o no asistieron. Apreciamos la tecnología y la aplicación. Se enviaron todas las notificaciones push, los horarios... para suscribirse, el feed de noticias, para saber qué estaba pasando en el evento. Todo en una sola herramienta. Para nosotros fue increíble y la gente también lo encontró increíble. Rebeca Benicio, Analista de RRHH en SulAmerica
Cuando estábamos pensando en cómo gestionar el evento pensamos en InEvent, para la herramienta que ya se había utilizado en otros eventos dentro de la empresa.... Pensamos `bien, estamos organizando un evento sobre transformación digital, así que ¿por qué no utilizar una aplicación de eventos para facilitar el acceso al evento, ayudando a gestionar el evento, y que también trae la experiencia digital a los asistentes que están utilizando el smartphone más y más cada día! João Oliveira, Analista de Capacitación y Desarrollo en SulAmerica
