Como novas tecnologias para eventos podem salvar você do déjà vu

O mundo está mudando rapidamente. Seu evento acompanha esse ritmo? Este é um desafio presente para muitos organizadores. A estrutura básica permanece a mesma. Ano após ano, gerando um crescente desinteresse por parte dos participantes. Por mais que variem os palestrantes e convidados. Enquanto isso, as opções trazidas pelas novas tecnologias para eventos são muitas, e é preciso adequar o seu evento às inovações possíveis para atender melhor seu público-alvo.

Não há dúvida que a pressão pelas novidades é uma constante nos dias de hoje, mas a inovação não é somente uma moda. É uma forma de conferir mais eficiência e agilidade a processos que, de outra maneira, permaneceriam estagnados. No caso da indústria de eventos, as pressões pela mudança podem vir de várias direções:

-Há mais expectativas em termos de aprendizado e networking;

-Novos hábitos, como o uso do mobile, criam novas necessidades;

-Campanhas de marketing precisam considerar os meios digitais;

– Patrocinadores e exibidores tornam-se mais exigentes quanto ao retorno sobre o investimento (ROI) para o evento.

Nem tudo que reluz é mudança

De acordo com gurus dos processos empresariais de mudança, como o norte-americano John Kotter, a maior parte dos processos de transformação falham. Para ele, as organizações não adotam uma abordagem consistente e holística para mudar a si mesmas, nem engajam sua força de trabalho de forma efetiva.

Outro desafio é modificar o que precisa de renovação, mas, ao mesmo tempo, deixar as tradições válidas permanecerem. Com certeza os participantes se sentem confortáveis com determinados aspectos do evento que lhes são familiares e que trazem uma sensação de segurança. Se existe um bom relacionamento com os participantes – o que se traduz em engajamento e numa experiência mais enriquecedora – isso certamente deverá ser mantido.

No princípio era o nome

Os novos tempos podem começar pelo nome. É o caso de uma feira de negócios norte-americana que tinha o sisudo nome de International Wine, Spirits and Beer (IWSB). No ano passado, a organização decidiu alterar a denominação do evento para Beverage Alcohol for Restaurantes (B.A.R.), gerando um acrônimo bem mais chamativo…

Esta não foi a única mudança feita pelos organizadores, que mudaram a locação e a formação do comitê consultivo, que se tornou mais abrangente, com a participação de distribuidores e fornecedores. Como resultado, houve um buzz positivo que elevou o número de inscrições em 12% em relação ao ano anterior. O seu orçamento para o uso de certas tecnologias para eventos pode ser limitar, mas a sua capacidade criativa não precisa ficar presa a isto, portanto, busque inovar em todos os aspectos do seu evento.

Quando é hora de mudar?

Seja qual for a mudança a ser adotada, o fato é que os melhores eventos são os que oferecem um impulso adequado para reunir com propósitos em comum: aprendizado, networking, novas experiências… Se você desconfia de que este impulso foi substituído pela sensação generalizada de déjà vu dos participantes, é hora de oferecer uma experiência mais enriquecedora.

Como tirar o evento da mesmice?

Aplicativos – Amplamente utilizados em países mais desenvolvidos, são uma das opções mais viáveis para adoção imediata. Mais do que uma simples novidade, os aplicativos para eventos facilitam a gestão do evento e a interação entre participantes, palestrantes e organizadores. Além disso, atualizam o evento para o universo mobile, atualmente parte da rotina da população.

Comunidades virtuais – Um evento periódico pode formar a sua própria comunidade de participantes, através de uma plataforma direcionada para os resultados que busca. Neste espaço podem ser divulgadas as novidades para os próximos eventos, postagens dos participantes de eventos anteriores e as inscrições para futuras edições. Um exemplo dessas comunidades na área de e-commerce é o Beauty Board, da Sephora, rede de produtos de beleza.

Desconferências – O público mais jovem pode apreciar uma mudança radical no formato do evento. Como as adotadas por várias empresas nas “desconferências”. O propósito é estimular a criatividade ao reunir os participantes em ambientes inusitados e com atividades esportivas, artísticas ou culturais.

Sustentabilidade – Tornar um evento mais sustentável gera uma repercussão altamente positiva. Mostra que a sua organização e seus patrocinadores estão antenados com as preocupações atuais. Isso pode significar uso de materiais recicláveis, economia de energia e fornecedores locais. Em caso de um budget mais substancial, pode ser pensada uma compensação pelas emissões de carbono.

E a sua empresa, o que tem feito para não cair no senso comum na hora de organizar um evento? Compartilha com a gente!