Comisión del Mercado de Valores de Estados Unidos (SEC)

Sobre nosotros

La Comisión del Mercado de Valores de Estados Unidos (SEC) gestiona una cartera diversa de responsabilidades, entre las que se incluye la organización de eventos virtuales de alto nivel para las partes interesadas, los profesionales y los reguladores. Estos actos son complejos y a menudo duran varios días, con sesiones simultáneas de ponentes, salas interactivas y compromisos con patrocinadores. La SEC necesitaba una solución fiable, escalable e innovadora para superar sus retos, ya que los participantes necesitaban un acceso ininterrumpido a los materiales, las grabaciones y las sesiones en directo.

Desafíos

Los eventos virtuales de la Comisión del Mercado de Valores de Estados Unidos (SEC) no son reuniones ordinarias. Estas experiencias de varios días y varios ponentes requieren una ejecución impecable: los asistentes saltan entre las sesiones de trabajo, acceden a los stands de los patrocinadores y descargan archivos fundamentales, todo ello sin dejar de participar.

Pero las herramientas de que disponían no estaban a la altura. Antes de asociarse con InEvent, la SEC se enfrentaba a obstáculos persistentes en la gestión de sus eventos virtuales:

Cuellos de botella en la distribución de materiales

La distribución de archivos requería comunicación por correo electrónico, un proceso lento y propenso a retrasos. Los participantes se veían obligados a rebuscar en las bandejas de entrada en lugar de centrarse en el contenido.

Acceso fragmentado a las grabaciones

Las grabaciones de las sesiones se almacenaban externamente, lo que dificultaba el proceso de recuperación de fuentes externas por parte de los participantes. Este proceso inconexo interrumpió el flujo y afectó al compromiso posterior al evento.

Falta de espacio para preparar a los presentadores

Sin una "sala verde" entre bastidores, los participantes escuchaban a menudo las conversaciones entre bastidores de los presentadores, lo que restaba profesionalidad a los actos.

Herramientas de comunicación inflexibles

La comunicación por correo electrónico carecía de precisión, y el equipo se esforzaba por programar y enviar actualizaciones específicas antes, durante e incluso después de los actos.

Problemas de grabación de la sesión

Capturar las sesiones de forma fiable fue una lucha constante, lo que dificultó el mantenimiento de un archivo para los participantes y las partes interesadas.

Soluciones

InEvent asumió los retos de la SEC y los convirtió en oportunidades de innovación. Con herramientas intuitivas y un diseño vanguardista, la plataforma redefinió todos los aspectos de sus eventos.

InEvent introdujo un conjunto de soluciones que cambiaron radicalmente la forma en que la SEC gestionaba sus eventos.

Casetas patrocinadoras que impresionan

• La SEC aprovechó la función dinámica stand del patrocinador de InEvent para captar la atención de los participantes en eventos de varios días.
• Las cabinas pueden funcionar con representantes en directo o como espacios no tripulados con contenidos pregrabados y funciones de mensajería.
• Los asistentes podían dejar questions y comentarios, lo que garantizaba una interacción continua incluso fuera del horario previsto.

Gestión racionalizada de archivos

• El repositorio de archivos de InEvent facilitó a los participantes el acceso instantáneo a documentos y presentaciones esenciales directamente durante el evento. Ya no era necesario abandonar las sesiones o buscar correos electrónicos: todo estaba a un clic de distancia.

Navegación por eventos mejorada

• La función agenda, muy visual, permitió a los asistentes ver los detalles de las sesiones de cada día, para que pudieran planificar su tiempo eficazmente y decidir con conocimiento de causa a qué sesiones asistir.

Preparación del presentador profesional

• La función backstage ofrece a los presentadores una zona exclusiva para los preparativos finales, lo que facilita las transiciones y mejora la experiencia del evento.

Comunicación en tiempo real

• Las herramientas avanzadas de programación permitieron una comunicación precisa por correo electrónico con los participantes, lo que mejoró el compromiso y garantizó la puntualidad de las actualizaciones críticas.

Herramientas de grabación todo en uno

• Las funciones integradas de grabación garantizaron que las sesiones se grabaran en tiempo real, mejorando la accesibilidad para quienes se perdieron los eventos en directo o quisieran verlos después.

Resultados que importan

Con InEvent, la SEC de EE.UU. reimaginó lo que sus eventos podían conseguir. Los stands de los patrocinadores se convirtieron en centros dinámicos de participación, los presentadores actuaron con confianza gracias a la preparación entre bastidores y los participantes disfrutaron de eventos fáciles de navegar y completamente envolventes.

Crearon una experiencia que se ajustaba al compromiso de excelencia de la SEC con un socio que destaca por convertir los retos en oportunidades extraordinarias. La SEC experimentó mejoras significativas tanto en la gestión del evento como en la satisfacción de los participantes:

Compromiso de los patrocinadores

• La flexibilidad de los stands de los patrocinadores de InEvent resultó inestimable. Los patrocinadores podían interactuar con los asistentes en tiempo real o proporcionar contenidos pregrabados, maximizando el alcance sin sobrecargar los recursos.

Compartir archivos simplificado

• Los participantes aplaudieron la facilidad de acceso a los archivos directamente dentro de las sesiones, lo que facilitó la experiencia del evento.

Navegación clara

• La agenda por días minimizó la confusión, lo que propició una mayor asistencia y unas sesiones más productivas.

Capacitación interna

• La formación impartida por InEvent permitió a los miembros del equipo de SEC realizar demostraciones e implantar la plataforma de forma independiente, lo que impulsó su adopción en todas las divisiones internas.

La siguiente línea de acción

InEvent’s platform has empowered the SEC to focus on what matters most: delivering impactful, seamless, and engaging experiences for all attendees. The SEC envisions expanding its use of InEvent to elevate its virtual and hybrid events further. By addressing areas of improvement and leveraging InEvent’s evolving capabilities, the SEC aims to set new benchmarks for professionalism, efficiency, and engagement in the virtual event space.