Reunión anual de Santander

Cómo InEvent & Santander creó una experiencia digital en el mayor evento corporativo de América.

Sobre nosotros

Con más de 40.000 asistentes, InEvent apoya a Santander con acreditación, interacción, participación y comunicación de tecnologías en el evento empresarial más grande en historia de América Latina.

Reunión anual de Santander tuvo lugar el 02 de diciembre de 2017 en el estadio Allianz Parque. Equipos InEvent y Santander trabajaron juntos durante más de tres meses tener excelencia en su experiencia digital completa.

Fue una fiesta de fin de año inolvidable para los empleados de uno de los conglomerados financieros más grandes del mundo.

Además de la famosa cantante brasileña Ivete Sangalo concierto, otro atractivo inesperado sorprendió a todos: Sergio Rial, Presidente de Santander, llegó hasta el escenario.

'Superó las expectativas, muy bien organizadas, y el cuidado y atención con los asistentes fueron excelentes' - André Luis de Queiroz Rangel, quien asistió al evento.

Desafíos

Privacidad, seguridad y velocidad

En un evento corporativo cerrado y exclusivo para miles de trabajadores de Santander, era imprescindible contar con agilidad, seguridad y control a lo largo de la operación. Como un evento interno de Santander, era necesario supervisar y seguimiento individual de cada uno de los 40.000 asistentes. Tiempos de empleado de la entrada en el evento de seguimiento es esencial.

Despidos y contrataciones necesarias para que se sincronice con la base de datos de los asistentes. Revocar acceso a empleados anteriores y añadiendo otras nuevas en la víspera del evento, rápida, sencilla y sin dañar la experiencia de los asistentes, fue un problema importante a resolver.

Tickets generados en la aplicación móvil tuvieron que ser únicas e intransferibles: entradas no podía compartirse con otras personas con imágenes o pedido prestado de los teléfonos móviles.

Comunicación antes / durante y después del evento

Para asegurar que cada uno de los 40,000 asistentes tenía su billete digital individual disponible en sus teléfonos móviles, a su llegada en el estadio, fue necesario crear una estrategia de comunicación eficaz entre la organización del evento y los asistentes. Una baja adopción de la aplicación del evento causaría extensas colas, que van desde cientos a miles de horas.

  • Asegure el acceso de inicio de sesión seguro a miles de personas a través de la aplicación del evento;
  • Asegurar escaneos eficientes del código QR del torniquete en diferentes entornos;
  • Comunicarse de manera activa toda la operación;
  • Guíe a los participantes para entrar por la puerta correcta, de más de seis dentro del estadio y bloquear a los participantes entren en la puerta equivocada;
  • Enviar anuncios antes, durante y después del evento;
  • Proporcionar un canal de comunicación entre la organización del evento y los asistentes;
  • Interactúa con 40,000 asistentes en tiempo real.

Listo para lo inesperado

Es imprescindible estar preparado para acontecimientos inesperados (o no deseados). El billete de código de QR tuvo que ser generado días antes del evento, ya que había una posibilidad de falta de señal portadora o wifi. También era necesario certificar la entrada de personas sin los teléfonos debido a acontecimientos como el robo, pérdida o simplemente para aquellos que no estaban en posesión de sus teléfonos.

Soluciones

  • Pase InEvent

    InEvent paso trajo seguridad y velocidad durante todo el proceso de acreditación: cada asistente recibió un personal e intransferible código QR generado por la bobina InEvent integrado los lectores de códigos QR con torniquetes de estadio para un automatizado y controlado entrada, un proceso que tardó menos de tres segundos por persona.

    InEvent realiza varias pruebas antes del evento en el Allianz. Se hicieron ajustes en la aplicación de teléfono, como forzar el brillo de la pantalla a su máximo para facilitar la exploración del torniquete. Tutoriales y notificaciones fueron enviadas para que los asistentes abriría sus códigos QR al llegar a sus respectivas puertas.

    Para una entrada rápida y para proporcionar soporte completo in situ a los participantes sin teléfonos móviles debido a incidentes, era esencial que el 98.7% de los asistentes tuvieran acceso digital al estadio. Esto significó más de 35,000 descargas de la aplicación de evento oficial con inicio de sesión seguro y un código QR único antes del evento tuvo que ser implementado para cada uno de los miles de asistentes. El Código QR se guardó en la memoria caché de la aplicación, permitiendo la entrada de asistentes incluso sin señal de operador o wifi.

  • Sistema interactivo de clasificación + marketing de referencia

    Para animar a los asistentes para descargar la aplicación y registrarse, InEvent utiliza el sistema de Ranking interactivo. Fue posible identificar qué empleados contrataron más digital. Se crearon campañas solicitando a los asistentes más digital contratados para ayudar a sus compañeros de trabajo para descargar la aplicación demasiado. Estas campañas con empujes y notificaciones en los teléfonos móviles, además de otras iniciativas de comunicación hechos por InEvent, garantizan una tasa de 99% de descarga de la aplicación antes del evento.

  • Aplicación InEvent - Aplicación Santander Events

    InEvent desarrolló la aplicación eventos de Santander, que permitió la entrada de los asistentes al estadio más un canal de comunicación e interacción personalizada en tiempo real con todos los asistentes.

    La organización del evento podría enviar notificaciones específicas, compartir información en un canal de noticias exclusivo y crear pestañas personalizadas con información específica sobre el evento. También se utilizó un módulo de encuesta dentro de la aplicación para elegir el nombre de la mascota del evento.

    Una campaña mediática de los medios de comunicación social fue creada usando el hashtag #thisismybank. Todos los mensajes de Instagram y Facebook con este hashtag se replican en la aplicación de la alimentación. Los asistentes también podrían obtener apoyo y comunicarse con la organización del evento a través de la bobina por último, que la organización utiliza las noticias app para promocionar videos, compartir la cuenta regresiva del evento y publicar toda la comunicación antes del evento.

  • Soporte en el sitio

    InEvent apoyó la organización de eventos de Santander en brindar la mejor experiencia a los asistentes. Soporte en el sitio había asegurado Santander eventos aplicación gestión de contenidos, empuja a las notificaciones y actualizaciones. Antes, durante y después del evento InEvent mantiene un seguimiento de todas las actividades de la aplicación del evento y asistentes de apoyo. Con este servicio, Santander no sólo contó con el apoyo operativo InEvent pero también recibió un completo informe con los datos de usuario, tiempo de estadísticas y resultados finales.

Resultados

38,927
Participantes

98.7%
Descargas

3,000,000
Análisis de Datos

Logros

  • 100% de participación;
  • 5.800 mensajes intercambiados;
  • 10.000 puestos creados;
  • le 16.800 gusta;
  • 2.912 comparte en redes sociales;
  • Fue un placer trabajar con usted (InEvent), nos apoyaron mucho. Hace nuestra vida mucho más fácil y fue un honor, estamos muy contentos. El evento empresarial más grande en América Latina. Estamos muy contentos. Gracias. ¡Vamos! Karyna V. Nardelli - agenda interna e institucional - Vicepresidencia de comunicación institucional, Marketing relaciones y sostenibilidad

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Pedro Goes

goes@inevent.com

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