Santander Jahrestagung

Über

Mit über 40.000 Teilnehmern unterstützte InEvent Santander mit Akkreditierungs-, Interaktions-, Engagement- und Kommunikationstechnologien bei der größten Firmenveranstaltung in der Geschichte Lateinamerikas.

Die Santander-Jahresversammlung fand am 2. Dezember 2017 im Allianz Parque-Stadion statt. Die Teams von InEvent und Santander arbeiteten mehr als drei Monate lang zusammen, um das gesamte digitale Erlebnis hervorragend zu gestalten.

Für die Mitarbeiter eines der größten Finanzkonzerne der Welt war es eine unvergessliche Jahresabschlussparty.

Neben dem Konzert der berühmten brasilianischen Popsängerin Ivete Sangalo überraschte eine weitere unerwartete Attraktion alle: Sérgio Rial, Präsident von Santander, ließ sich von der Bühne abseilen.

„Erwartungen übertroffen, sehr gut organisiert und die Betreuung und Aufmerksamkeit der Teilnehmer war ausgezeichnet“ – Andre Luis de Queiroz Rangel, der an der Veranstaltung teilnahm.

Herausforder

Datenschutz, Sicherheit und Geschwindigkeit

Bei einer geschlossenen und exklusiven Firmenveranstaltung für Tausende von Santander-Mitarbeitern war es wichtig, während des gesamten Betriebs Agilität, Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten. Da es sich um eine interne Santander-Veranstaltung handelte, war es notwendig, jeden einzelnen der 40.000 Teilnehmer einzeln zu überwachen und zu verfolgen. Es war von entscheidender Bedeutung, die Eintrittszeiten der Mitarbeiter für die Veranstaltung zu verfolgen.

Entlassungen und Neueinstellungen mussten mit der Teilnehmerdatenbank synchronisiert werden. Ein wichtiges Problem, das es zu lösen galt, bestand darin, ehemaligen Mitarbeitern am Vorabend der Veranstaltung schnell, einfach und ohne Beeinträchtigung des Teilnehmererlebnisses den Zugang zu entziehen und neue Mitarbeiter hinzuzufügen.

In der mobilen App generierte Tickets mussten einzigartig und nicht übertragbar sein: Tickets konnten nicht mit Screenshots oder geliehenen Mobiltelefonen an andere Personen weitergegeben werden.

Kommunikation vor / während / nach dem Event

Um sicherzustellen, dass jeder der 40.000 Besucher bei seiner Ankunft im Stadion sein individuelles digitales Ticket auf seinem Mobiltelefon zur Verfügung hatte, war es notwendig, eine effektive Kommunikationsstrategie zwischen der Organisation der Veranstaltung und den Besuchern zu entwickeln. Eine geringe Akzeptanz der Veranstaltungs-App würde zu langen Warteschlangen führen, die Hunderte bis Tausende von Stunden dauern könnten.

• Gewährleisten Sie über die Event-App einen sicheren Anmeldezugriff für Tausende von Personen;
• Stellen Sie sicher, dass der Drehkreuz-QR-Code in verschiedenen Umgebungen effizient scant;
• Kommunizieren Sie aktiv die gesamte Operation;
• Führen Sie die Teilnehmer dazu, das richtige Tor zu betreten (von mehr als sechs Toren im Stadion), und verhindern Sie, dass die Teilnehmer das falsche Tor betreten;
• Versenden Sie Ankündigungen vor, während und nach der Veranstaltung;
• Bereitstellung eines Kommunikationskanals zwischen der Veranstaltungsorganisation und den Teilnehmern;
• Sich in Echtzeit mit 40.000 Teilnehmern engagieren.

Bereit für das Unerwartete

Es war unerlässlich, auf unerwartete (oder unerwünschte) Ereignisse vorbereitet zu sein. Das QR-Code-Ticket musste Tage vor der Veranstaltung generiert werden, da die Möglichkeit bestand, dass kein Netzbetreibersignal oder WLAN vorhanden war. Es war auch erforderlich, den Zutritt von Personen ohne Telefon zu bescheinigen, beispielsweise aufgrund von Diebstahl, Verlust oder einfach für Personen, die nicht im Besitz ihres Telefons waren.

Lösungen

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  InEvent-Pass

  InEvent Pass sorgte für Geschwindigkeit und Sicherheit während des gesamten Akkreditierungsprozesses: Jeder Teilnehmer erhielt einen persönlichen und nicht übertragbaren QR-Code, der von der App generiert wurde. InEvent integrierte die QR-Codes-Lesegeräte in Stadiondrehkreuze für einen automatisierten und kontrollierten Zutritt, ein Vorgang, der weniger als drei Sekunden pro Person dauerte.
  
  InEvent führte im Vorfeld der Veranstaltung bei der Allianz mehrere Tests durch. Es wurden Anpassungen an der Telefon-App vorgenommen, wie z. B. die maximale Bildschirmhelligkeit, um das Scannen des Drehkreuzes zu erleichtern. Es wurden Tutorials und Benachrichtigungen verschickt, damit die Teilnehmer ihre QR-Codes öffnen konnten, wenn sie an ihren jeweiligen Toren ankamen.
  
  Für einen schnellen Einlass und eine umfassende Betreuung der Teilnehmer vor Ort, die aufgrund von Zwischenfällen kein Mobiltelefon hatten, war es wichtig, dass 98,7 % der Besucher digital Zugang zum Stadion hatten. Dies bedeutete, dass für jeden der Tausenden Teilnehmer mehr als 35.000 Downloads der offiziellen Event-App mit sicherem Login und einem eindeutigen QR-Code vor der Veranstaltung bereitgestellt werden mussten. Der QR-Code wurde im App-Cache gespeichert und ermöglicht so den Zutritt von Teilnehmern auch ohne Mobilfunksignal oder WLAN.
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  Interaktives Ranking System + Empfehlungsmarketing

  Um die Teilnehmer zu ermutigen, die App herunterzuladen und sich anzumelden, nutzte InEvent das interaktive Ranking-System. Es konnte ermittelt werden, welche Mitarbeiter am stärksten digital engagiert waren. Es wurden Kampagnen erstellt, in denen die am stärksten digital engagierten Teilnehmer aufgefordert wurden, ihren Kollegen beim Herunterladen der App zu helfen. Diese Kampagnen mit Pushs und Benachrichtigungen auf Mobiltelefonen sowie andere Kommunikationsinitiativen von InEvent garantierten eine App-Download-Rate von 99 % vor der Veranstaltung.
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  InEvent App – Santander Events App

  InEvent hat die Santander Events-App entwickelt, die den Besuchern den Zutritt zum Stadion sowie einen personalisierten Echtzeit-Kommunikations- und Interaktionskanal mit allen Teilnehmern ermöglicht.
  
  Die Veranstaltungsorganisation könnte gezielte Benachrichtigungen versenden, Informationen in einem exklusiven Newsfeed teilen und benutzerdefinierte Registerkarten mit spezifischen Informationen zur Veranstaltung erstellen. Ein Umfragemodul in der App wurde auch verwendet, um den Namen des Maskottchens für die Veranstaltung auszuwählen.
  
  Unter dem Hashtag #thisismybank wurde eine Social-Media-Kampagne erstellt. Alle Beiträge auf Instagram und Facebook mit diesem Hashtag würden im App-Feed repliziert. Teilnehmer konnten über die App auch Unterstützung erhalten und mit der Veranstaltungsorganisation kommunizieren. Schließlich nutzte die Organisation den App-Newsfeed, um Videos zu bewerben, den Countdown der Veranstaltung zu teilen und die gesamte Kommunikation vor der Veranstaltung zu veröffentlichen.
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  Vor-Ort-Unterstützung

  InEvent unterstützte die Veranstaltungsorganisation von Santander dabei, den Teilnehmern das beste Erlebnis zu bieten. Der OnSite-Support stellte die Inhaltsverwaltung, Benachrichtigungs-Pushs und Aktualisierungen der Santander Events App sicher. Vor, während und nach der Veranstaltung verfolgte InEvent alle Aktivitäten der Event-App und leistete Unterstützung für die Teilnehmer. Mit diesem Service zählte Santander nicht nur die operative Unterstützung von InEvent, sondern erhielt auch einen vollständigen Bericht mit Benutzerdaten, Zeitstatistiken und Endergebnissen.

Ergebnisse

Leistungen

• 100% des Engagements;
• 5.800 ausgetauschte Nachrichten;
• 10.000 Beiträge erstellt;
• 16.800 Likes;
• 2.912 Shares in sozialen Netzwerke;

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  Es war toll, mit Ihnen (InEvent) zusammenzuarbeiten, Sie haben uns sehr unterstützt. Es hat unser Leben viel einfacher gemacht und es war eine Ehre, wir sind sehr glücklich. Das größte Firmenevent in Lateinamerika. Wir sind sehr glücklich. Danke schön. Lass uns gehen! Karyna V. Nardelli – Interne und institutionelle Veranstaltungen – Vizepräsidentin für Kommunikation, Marketing, institutionelle Beziehungen und Nachhaltigkeit