Santander-Jahrestagung

How InEvent & Santander created a digital experience at the largest corporate event in the Americas.

Über

InEvent Cases

With over 40,000 attendees, InEvent supported Santander with accreditation, interaction, engagement and communication technologies on the largest corporate event in Latin America's history.

Die Jahreshauptversammlung von Santander fand am 2. Dezember 2017 im Allianz Parque Stadion statt. Die Teams von InEvent und Santander arbeiteten mehr als drei Monate lang zusammen, um das gesamte digitale Erlebnis zu optimieren.

Es war eine unvergessliche Jahresabschlussparty für die Mitarbeiter eines der größten Finanzkonglomerate der Welt.

In addition to famous Brazilian pop singer Ivete Sangalo concert, another unexpected attraction surprised everyone: Sérgio Rial, Santander's President, rappelled down to the stage.

Die Erwartungen wurden übertroffen, sehr gut organisiert, und die Betreuung der Teilnehmer war hervorragend' - Andre Luis de Queiroz Rangel, der an die Veranstaltung teilnahm.

Herausforder

InEvent Challenges

Privacy, security and speed

Bei einer geschlossenen und exklusiven Firmenveranstaltung für Tausende von Santander-Mitarbeitern waren Agilität, Sicherheit und Kontrolle über den gesamten Ablauf unerlässlich. Da es sich um eine interne Santander-Veranstaltung handelte, war es notwendig, jeden der 40.000 Teilnehmer einzeln zu kontrollieren und zu verfolgen. Die Verfolgung der Eintrittszeiten der Mitarbeiter zur Veranstaltung war unerlässlich.

Entlassungen und Einstellungen mussten mit der Teilnehmerdatenbank synchronisiert werden. Der Widerruf des Zugangs zu ehemaligen Mitarbeitern und das Hinzufügen neuer Mitarbeiter am Vorabend der Veranstaltung, schnell, einfach und ohne die Erfahrung des Teilnehmers zu beeinträchtigen, war ein wichtiges zu lösendes Problem.

Tickets generated in the mobile app had to be unique and non-transferable: tickets couldn't be shared with other people with screenshots or borrowed mobile phones.

Kommunikation vor / während / nach der Veranstaltung

To ensure each of the 40.000 attendees had their individual digital ticket available on their mobile phones, upon arrival at the stadium, it was necessary to create an effective communication strategy between the organization of the event and the attendees. A low adoption of the event's app would cause extensive queues, ranging from hundreds to thousand of hours.

  • Eines sicheren Anmeldezugriffs für Tausende von Personen über die Veranstaltung-App sicherstellen;
  • Die effizienten QR-Codes Scans des Drehkreuzes in verschiedenen Umgebungen Sicherstellen;
  • Kommunizieren Sie aktiv den gesamten Vorgang;
  • Guide participants to enter the correct gate, out of more than six within the stadium, and block participants from entering the wrong gate;
  • Send announcements before, during and after the event;
  • Bieten Sie einen Kommunikationskanal zwischen der Veranstaltungsorganisation und den Teilnehmern;
  • Sich in Echtzeit mit 40.000 Teilnehmern engagieren.

Ready for the unexpected

Es war unerlässlich, auf unerwartete (oder unerwünschte) Ereignisse vorbereitet zu sein. Das QR-Code-Ticket musste Tage vor der Veranstaltung generiert werden, da es die Möglichkeit gab, kein Trägersignal oder WLAN zu haben. Es war auch notwendig, den Eintrag von Menschen ohne Telefone aufgrund von Ereignissen wie Diebstahl, Verlust oder einfach für diejenigen, die nicht im Besitz ihrer Telefone zu beglaubigen.

Lösungen

  • InEvent Solutions

    InEvent Pass

    InEvent Pass brought speed and security during all the accreditation process: each attendee received a personal and non-transferable QR Code generated by the app. InEvent integrated the QR Codes readers with stadium turnstiles for an automated and controlled entry, a process that took less than three seconds per person.

    InEvent performed several tests prior to the event at Allianz. Adjustments on the phone app were made, such as forcing the screen brightness to its max to facilitate the turnstile scanning. Tutorials and notifications were sent so attendees would open their QR Codes when arriving at their respective gates.

    For a fast entrance and to provide full support onsite to the participants without mobile phones due to incidents, it was essential that 98.7% of the attendees were digitally enabled to access the stadium. This meant more than 35,000 downloads of the official event app with secure login and an unique QR code prior to the event had to be deployed for each of the thousands of attendees. The QR Code was saved in the app cache, allowing the entry of attendees even without any carrier signal or wifi.

  • InEvent Solutions

    Interactive Ranking System + Referral Marketing

    To encourage attendees to download the app and sign up, InEvent used the Interactive Ranking System. It was possible to identify which employees were most digitally engaged. Campaigns were created requesting to the most digitally engaged attendees to help their coworkers to download the app too. These campaigns with pushes and notifications in mobile phones, plus other communication initiatives made by InEvent, guaranteed a 99% rate of app download before the event.

  • InEvent Solutions

    InEvent App - Santander Events App

    InEvent developed the Santander Events app, which enabled attendees entrance to the stadium plus a personalized real time communication and interaction channel with all attendees.

    Die Veranstaltungsorganisation konnte gezielte Benachrichtigungen senden, Informationen in einem exklusiven News-Feed teilen und benutzerdefinierte Registerkarten mit spezifischen Informationen über die Veranstaltung erstellen. Ein Umfragemodul innerhalb der App wurde auch verwendet, um den Maskottchennamen der Veranstaltung zu wählen.

    Es wurde eine Social-Media-Kampagne mit dem Hashtag #thisismybank erstellt. Alle Posts auf Instagram und Facebook mit diesem Hashtag würden im App-Feed repliziert werden. Die Teilnehmer konnten über die App auch Unterstützung erhalten und mit der Veranstaltungsorganisation kommunizieren. Schließlich nutzte die Organisation den Nachrichten-Feed der App, um Videos zu bewerben, den Event-Countdown zu teilen und die gesamte Kommunikation vor dem Veranstaltung zu posten.

  • InEvent Solutions

    OnSite Support

    InEvent supported the Santander's event organization in delivering the best experience to attendees. OnSite Support ensured Santander Events App content management, notifications pushes and updates. Before, during and after event InEvent kept track of all the event app activities and provided attendee support. With this service, Santander not only counted with InEvent operational support but also received a complete report with user data, timed statistics and final results.

Ergebnisse

38,927
Teilnehmer

98.7%
Downloads

3,000,000
Daten

Erfolge

  • 100% des Engagements;
  • 5.800 ausgetauschte Nachrichten;
  • 10.000 Beiträge erstellt;
  • 16.800 Likes;
  • 2.912 Shares in sozialen Netzwerken;
  • InEvent Case Testimonial
    Es war toll mit euch (InEvent) zu arbeiten, ihr habt uns sehr unterstützt, es hat uns das Leben viel leichter gemacht und es war eine Ehre, wir sind sehr glücklich. Die größte Firmenveranstaltung in Lateinamerika. Wir freuen uns sehr. Danke. Auf geht’s! Karyna V. Nardelli - Internal and Institutional Events - Vice Presidency of Communication, Marketing, Institutional Relations and Sustainability

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Pedro Goes

goes@inevent.com

+1 470 226 3256

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