Santander-Jahrestagung

Über

Mit über 40. 000 Teilnehmern unterstützte InEvent Santander mit Akkreditierungs-, Interaktions-, Engagement- und Kommunikationstechnologien beim grössten Corporate Event in der Geschichte Lateinamerikas.

Die Jahreshauptversammlung von Santander fand am 2. Dezember 2017 im Allianz Parque Stadion statt. Die Teams von InEvent und Santander arbeiteten mehr als drei Monate lang zusammen, um das gesamte digitale Erlebnis zu optimieren.

Es war eine unvergessliche Jahresabschlussparty für die Mitarbeiter eines der größten Finanzkonglomerate der Welt.

Neben dem Konzert der berühmten brasilianischen Pop-Sängerin Ivete Sangalo überraschte noch eine weitere Überraschung: Sérgio Rial, der Präsident von Santander, rief auf die Bühne.

Die Erwartungen wurden übertroffen, sehr gut organisiert, und die Betreuung der Teilnehmer war hervorragend' - Andre Luis de Queiroz Rangel, der an das Event teilnahm.

Herausforder

Datenschutz, Sicherheit und Geschwindigkeit

Bei einer geschlossenen und exklusiven Firmenveranstaltung für Tausende von Santander-Mitarbeitern waren Agilität, Sicherheit und Kontrolle über den gesamten Ablauf unerlässlich. Da es sich um eine interne Santander-Event handelte, war es notwendig, jeden der 40.000 Teilnehmer einzeln zu kontrollieren und zu verfolgen. Die Verfolgung der Eintrittszeiten der Mitarbeiter zur Event war unerlässlich.

Entlassungen und Einstellungen mussten mit der Teilnehmerdatenbank synchronisiert werden. Der Widerruf des Zugangs zu ehemaligen Mitarbeitern und das Hinzufügen neuer Mitarbeiter am Vorabend des Events , schnell, einfach und ohne die Erfahrung des Teilnehmers zu beeinträchtigen, war ein wichtiges zu lösendes Problem.

Die in der mobilen App generierten Tickets mussten einzigartig und nicht übertragbar sein: Tickets konnten nicht mit Screenshots oder geliehenen Handys an andere Personen weitergegeben werden.

Kommunikation vor / während / nach dem Event

Um sicherzustellen, dass jeder der 40.000 Teilnehmer bei der Ankunft im Stadion sein individuelles digitales Ticket auf seinem Mobiltelefon zur Verfügung hatte, war es notwendig, eine effektive Kommunikationsstrategie zwischen der Organisation des Events und den Teilnehmern zu schaffen. Eine geringe Akzeptanz der Event-App würde zu langen Warteschlangen führen, die von Hunderten bis zu Tausenden von Stunden reichen.

• Eines sicheren Anmeldezugriffs für Tausende von Personen über die Event -App sicherstellen;
• Die effizienten QR-Codes Scans des Drehkreuzes in verschiedenen Umgebungen Sicherstellen;
• Kommunizieren Sie aktiv den gesamten Vorgang;
• Führen Sie die Teilnehmer an, um das richtige Gate von mehr als sechs im Stadion zu betreten, und verhindern Sie, dass die Teilnehmer das falsche Gate betreten;
• Versenden von Ankündigungen vor, während und nach dem Event ;
• Bieten Sie einen Kommunikationskanal zwischen des Events-Organisation und den Teilnehmern;
• Sich in Echtzeit mit 40.000 Teilnehmern engagieren.

Bereit für das Unerwartete

Es war unerlässlich, auf unerwartete (oder unerwünschte) Events vorbereitet zu sein. Das QR-Code-Ticket musste Tage vor dem Event generiert werden, da es die Möglichkeit gab, kein Trägersignal oder WLAN zu haben. Es war auch notwendig, den Eintrag von Menschen ohne Telefone aufgrund von Ereignissen wie Diebstahl, Verlust oder einfach für diejenigen, die nicht im Besitz ihrer Telefone zu beglaubigen.

Lösungen

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  InEvent-Pass

  InEvent Pass brachte Geschwindigkeit und Sicherheit während des gesamten Akkreditierungsprozesses: Jeder Teilnehmer erhielt einen persönlichen, nicht übertragbaren QR-Code, der von der App generiert wurde. InEvent integrierte die QR-Codes-Leser mit Stadiondrehkreuzen für einen automatisierten und kontrollierten Einstieg, der pro Person weniger als drei Sekunden dauerte.
  
  InEvent führte im Vorfeld des Events bei der Allianz mehrere Tests durch. Es wurden Anpassungen an der Telefon-App vorgenommen, wie z. B. das Erzwingen der maximalen Bildschirmhelligkeit, um das Scannen des Drehkreuzes zu erleichtern. Es wurden Anleitungen und Benachrichtigungen verschickt, damit die Teilnehmer ihre QR-Codes öffnen, wenn sie an ihren jeweiligen Gates ankommen.
  
  Für einen schnellen Einlass und um den Teilnehmern, die aufgrund von Zwischenfällen keine Mobiltelefone zur Verfügung hatten, vollen Support vor Ort zu bieten, war es unerlässlich, dass 98,7 % der Teilnehmer einen digitalen Zugang zum Stadion hatten. Dies bedeutete, dass mehr als 35.000 Downloads der offiziellen Event-App mit sicherem Login und einem einzigartigen QR-Code vor dem Event für jeden der Tausenden von Teilnehmern bereitgestellt werden mussten. Der QR-Code wurde im Zwischenspeicher der App gespeichert und ermöglichte den Zugang der Teilnehmer auch ohne Trägersignal oder Wifi.
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  Interaktives Ranking System + Empfehlungsmarketing

  Um die Teilnehmer zu ermutigen, die App herunterzuladen und sich anzumelden, nutzte InEvent das Interactive Ranking System. So konnte ermittelt werden, welche Mitarbeiter am stärksten digital engagiert waren. Es wurden Kampagnen erstellt, die die am stärksten digital engagierten Teilnehmer aufforderten, ihren Mitarbeitern zu helfen, die App ebenfalls herunterzuladen. Diese Kampagnen mit Pushs und Benachrichtigungen auf Mobiltelefonen sowie weitere Kommunikationsinitiativen von InEvent garantierten eine 99% r-ige Downloadrate der App vor dem Event .
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  InEvent App – Santander Events App

  InEvent entwickelte die Santander Events App, die den Besuchern den Zutritt zum Stadion ermöglichte sowie einen personalisierten Echtzeit-Kommunikations- und Interaktionskanal mit allen Teilnehmern.
  
  Das Event-Organisation konnte gezielte Benachrichtigungen senden, Informationen in einem exklusiven News-Feed teilen und benutzerdefinierte Tabs mit spezifischen Informationen über das Event erstellen. Ein Umfragemodul innerhalb der App wurde auch verwendet, um den Maskottchennamen des Events zu wählen.
  
  Es wurde eine Social-Media-Kampagne mit dem Hashtag #thisismybank erstellt. Alle Posts auf Instagram und Facebook mit diesem Hashtag würden im App-Feed repliziert werden. Die Teilnehmer konnten über die App auch Unterstützung erhalten und mit der Veranstaltungsorganisation kommunizieren. Schließlich nutzte die Organisation den Nachrichten-Feed der App, um Videos zu bewerben, den Event -Countdown zu teilen und die gesamte Kommunikation vor dem Event zu posten.
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  Vor-Ort-Unterstützung

  InEvent unterstützte die Veranstaltungsorganisation von Santander dabei, den Teilnehmern ein optimales Erlebnis zu bieten. Der OnSite-Support sorgte für die Verwaltung der Inhalte der Santander Event-App, für Benachrichtigungs-Pushs und Updates. Vor, während und nach dem Event behielt InEvent den Überblick über alle Aktivitäten des Events-App und unterstützte die Teilnehmer. Mit diesem Service rechnete Santander nicht nur mit der operativen Unterstützung von InEvent, sondern erhielt auch einen vollständigen Bericht mit Benutzerdaten, zeitlichen Statistiken und Endergebnissen.

Ergebnisse

Erfolge

• 100% des Engagements;
• 5.800 ausgetauschte Nachrichten;
• 10.000 Beiträge erstellt;
• 16.800 Likes;
• 2.912 Shares in sozialen Netzwerke;

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  Es war toll mit euch (InEvent) zu arbeiten, ihr habt uns sehr unterstützt, es hat uns das Leben viel leichter gemacht und es war eine Ehre, wir sind sehr glücklich. Die größte Firmenveranstaltung in Lateinamerika. Wir freuen uns sehr. Danke. Auf geht’s! Karyna V. Nardelli – Interne und institutionelle Events – Vizepräsidentin für Kommunikation, Marketing, institutionelle Beziehungen und Nachhaltigkeit