Réunion annuelle ABRINT

À propos

Abrint (Association brésilienne des fournisseurs d'Internet et des télécommunications) est une société civile qui a vu le jour pour représenter les entreprises qui fournissent un accès à Internet. Les fournisseurs d'accès à Internet sont responsables de la distribution et de l'inclusion numériques dans le pays, apportant l'internet haut débit dans les zones rurales et les villes, petites, moyennes ou grandes.

Défis

L'événement s'est déroulé du 31 mai au 2 juin à São Paulo. Abrint 2017 est la réunion nationale de tous les fournisseurs Internet du pays, qui comprend des associés Abrint et plusieurs sociétés liées au créneau des télécommunications et du haut débit. L'événement vise à engager, informer, guider et présenter de nouveaux produits destinés au segment.

L'un des défis de cet événement était d'accélérer l'accréditation des participants de manière rapide et facile, car plus de 5 000 participants étaient attendus. De plus, Abrint voulait une plateforme de gestion et une application pour l'événement qui pourraient:

• Promouvoir l'engagement et diffuser des informations tout au long de l'événement en plus d'organiser la liste des participants, d'afficher l'ordre du jour de l'événement et de promouvoir les tirages au sort pendant l'événement;
• Contrôler l'accès aux salles d'événements;
• Actions de contenu modéré dans l'application.

Solutions

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  Plate-forme mobile

  L'application événementielle a été développée et personnalisée avec le logo et les couleurs de l'événement selon les besoins d'Abrint. Le flux de l'application a été utilisé pour partager des nouvelles, des informations et des messages sur l'événement, ce qui a permis aux participants d'interagir avec les intervenants de l'événement. La plateforme a également facilité pour l'organisation de l'événement la gestion des questions adressées aux intervenants.
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  Contrôle d'accès

  Le contrôle d'accès a été utilisé pour l'entrée et la sortie des participants, garantissant avec certitude qu'aucun participant sans justificatif d'identité ne pourrait avoir accès à l'événement. Le système a fonctionné en lisant le code QR sur le badge du participant. De plus, afin de favoriser l'engagement des participants présents à certaines conférences, les organisateurs ont utilisé la liste des personnes présentes en temps réel pour les tirages au sort.
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  Accréditation

  L'accréditation a été effectuée via le courriel de confirmation ou l'application de l'événement, à l'aide d'un QR Code sécurisé et unique. Pour cet événement, 25 totems ont été utilisés, ce qui a permis l'enregistrement rapide de plus de 5000 participants. L'accréditation a pris moins de 3 secondes pour chaque participant, ce qui rend le processus rapide, intuitif et sans files d'attente.
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  Collecteur de prospects

  Les collecteurs de prospects ont été utilisés pour saisir les données des participants qui ont visité les stands en lisant le code QR sur leurs badges. En collectant les données, le système permet à l'exposant de qualifier le Les collecteurs de prospects ont été utilisés pour saisir les données des participants qui ont visité les stands en lisant le code QR sur leurs badges. En collectant les données, le système permet à l'exposant de qualifier le prospect avec un score de 1 à 5 pour l'équipe marketing / commerciale afin d'évaluer la qualité des prospects capturés après l'événement. Chaque exposant dispose de la liste des données en temps réel via l'application ou peut exporter la liste dans la plateforme de gestion de l'événement. Les organisateurs disposent des statistiques générales des stands qui ont été visités par chaque participant.
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  Cônes de sécurité

  Les balises ont été utilisées pour suivre les endroits visités par les participants. Les appareils ont indiqué avec précision l'emplacement en temps réel du participant, ce qui a permis aux exposants du salon d'envoyer des notifications via l'application avec des promotions et des informations sur les nouveaux produits. De plus, les balises ont aidé au contrôle d'accès en réduisant les risques de fraude. Un autre avantage était de rendre compte de la durée moyenne de séjour de chaque participant à chaque stand.
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  Atelier

  Le support sur site est le support complet d'InEvent, qui comprend l'alignement des opérations avant l'événement, le support sur site de l'équipe InEvent pendant les jours de l'événement et l'analyse des statistiques post-événement. Notre équipe était présente pour gérer l'utilisation de la plateforme mobile, faire fonctionner l'accréditation à toutes les étapes et accompagner les organisateurs d'événements avec les technologies InEvent.
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  Intégration de données

  Abrint avait besoin de l'intégration des données API avec le site responsable de la vente des billets pour l'événement. Un système sur mesure a été développé pour cette intégration de données où Abrint a pu effectuer toutes les mises à jour dont elle avait besoin avec facilité et sécurité. Cette intégration a permis de connaître les profils de l'audience de l'événement et, grâce à la présélection des prospects, de savoir quels participants étaient déjà clients / associés ou quels étaient les invités payants. Il s'agissait d'une utilisation claire des plus de 500 opérations disponibles de manière sûre et efficace sur la plateforme InEvent.

Résultats

Abrint a généré de la valeur pour les participants à toutes les étapes de l'événement, ajoutant des avantages avant, pendant et après l'événement.

Avant: l'application d'événement avait un taux élevé d'utilisation et de téléchargements. Ces taux élevés sont dus aux nombreuses actions marketing pour faire connaître l'application avant l'événement et aux avantages de l'application auprès des participants.

Durant: l'inscription automatique des participants a évité les files d'attente et les longues attentes. En plus d'offrir l'agilité, l'accréditation a également réduit les coûts de main-d'œuvre en étant en libre-service. L'utilisation de balises, le contrôle d'accès et la modération dans l'application mobile ont été des points importants pour le succès de l'événement.

Après: la collecte de prospects pendant l'événement a facilité la collecte d'informations pour un contact ultérieur avec des clients potentiels, en créant un moyen de communication facile entre l'exposant et le participant.

Toutes ces données peuvent être extraites de la plateforme de gestion des événements d'InEvent, qui affiche avec précision des informations détaillées dans des rapports complets et des statistiques en temps réel dans l'application mobile.

Réalisations

• Accréditation rapide et facile en évitant les files d'attente;
• Gestion d'événements en temps réel avec l'aide de notre support OnSite;
• Adoption d'une chaîne numérique pour faciliter la communication lors de l'événement;
• Collecte efficace des données par les sponsors pendant le salon;
• Contrôle de l'accès efficace pour permettre des tombolas en direct entre les participants;
• Cartographie et suivi des participants à travers les stands;

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  Buscamos com a parceria com a InEvent um software que atendesse às expectativas do nosso evento. O evento foi um sucesso! Ficamos muito satisfeitos com o tempo de resposta do credenciamento, o suporte dado no local isso superou todas as nossas expectativas. Inclusive de interação durante todo o evento.
  ... todas as nossas expectativas foram atendidas além do que esperávamos! André Felipe Rodrigues - Diretor técnico da Abrint