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Abrint (Brasilianischer Verband der Internet- und Telekommunikationsanbieter) ist eine Zivilgesellschaft, die gegründet wurde, um Unternehmen zu vertreten, die Zugang zum Internet bereitstellen. Internetanbieter sind für die digitale Verbreitung und Integration im Land verantwortlich und bringen Breitbandinternet in ländliche Gebiete und Städte, egal ob klein, mittelgroß oder groß.
Die Veranstaltung fand vom 31. Mai bis 2. Juni in São Paulo statt. Abrint 2017 ist das nationale Treffen aller Internetanbieter des Landes, an dem Abrint-Mitarbeiter und mehrere Unternehmen aus der Telekommunikations- und Breitband-Nische teilnehmen. Ziel der Veranstaltung ist es, neue Produkte für dieses Segment anzusprechen, zu informieren, anzuleiten und vorzustellen.
Eine der Herausforderungen dieser Veranstaltung bestand darin, die Akkreditierung der Teilnehmer schnell und einfach zu gestalten, da mehr als 5.000 Teilnehmer erwartet wurden. Darüber hinaus wollte Abrint eine Managementplattform und Anwendung für die Veranstaltung, die Folgendes kann:
Die Event-App wurde entsprechend den Bedürfnissen von Abrint entwickelt und mit dem Logo und den Farben der Veranstaltung angepasst. Der App-Feed wurde zum Teilen von Veranstaltungsnachrichten, Informationen und Nachrichten verwendet, sodass die Teilnehmer mit den Referenten der Veranstaltung interagieren konnten. Die Plattform erleichterte bei der Organisation der Veranstaltung auch die Verwaltung der an die Referenten gesendeten Fragen.
Für den Ein- und Ausgang der Teilnehmer wurde eine Zugangskontrolle eingesetzt, die sicherstellte, dass kein Teilnehmer ohne Zugangsberechtigung Zutritt zur Veranstaltung erhalten konnte. Das System funktionierte, indem es den QR-Code auf dem Ausweis des Teilnehmers las. Um außerdem das Engagement der anwesenden Teilnehmer bei ausgewählten Vorträgen zu fördern, nutzten die Veranstalter die Liste der anwesenden Personen in Echtzeit für ein Gewinnspiel.
Die Akkreditierung erfolgte über die Bestätigungs-E-Mail oder die Event-App unter Verwendung eines sicheren und eindeutigen QR-Codes. Für diese Veranstaltung kamen 25 Totems zum Einsatz, die den schnellen Check-in von mehr als 5000 Teilnehmern ermöglichten. Die Akkreditierung dauerte für jeden Teilnehmer weniger als 3 Sekunden, was den Prozess schnell, intuitiv und ohne Warteschlangen gestaltete.
Mithilfe der Lead-Sammler wurden die Daten der Teilnehmer, die die Stände besuchten, durch Auslesen des QR-Codes auf ihren Badges erfasst. Durch das Sammeln der Daten ermöglicht das System dem Aussteller, den Lead mit einer Punktzahl von 1 bis 5 zu qualifizieren, damit das Marketing-/Vertriebsteam die Qualität der erfassten Leads nach der Veranstaltung bewerten kann. Jeder Aussteller verfügt über die Echtzeit-Datenliste über die App oder kann die Liste in die Event-Management-Plattform exportieren. Den Veranstaltern liegt eine allgemeine Statistik darüber vor, welche Stände von jedem Teilnehmer besucht wurden.
Mithilfe der Beacons wurde verfolgt, welche Orte die Teilnehmer besuchten. Die Geräte meldeten den Echtzeitstandort des Teilnehmers genau, was es den Ausstellern auf der Messe ermöglichte, Benachrichtigungen über Werbeaktionen und neue Produktinformationen über die App zu versenden. Darüber hinaus unterstützten die Beacons die Zugangskontrolle, indem sie das Betrugsrisiko reduzierten. Ein weiterer Vorteil bestand darin, die durchschnittliche Verweildauer jedes Teilnehmers an jedem Stand anzugeben.
Beim OnSite-Support handelt es sich um den vollständigen Support von InEvent, der die Ausrichtung des Betriebs vor der Veranstaltung, die Unterstützung des InEvent-Teams vor Ort während der Veranstaltungstage und die Analyse von Statistiken nach der Veranstaltung umfasst. Unser Team war vor Ort, um die Nutzung der mobilen Plattform zu verwalten, die Akkreditierung in allen Phasen durchzuführen und die Veranstalter mit InEvent-Technologien zu unterstützen.
Abrint benötigte die API-Datenintegration mit der Website, die für den Verkauf der Tickets für die Veranstaltung verantwortlich ist. Für diese Datenintegration wurde ein maßgeschneidertes System entwickelt, mit dem Abrint alle erforderlichen Aktualisierungen einfach und sicher durchführen konnte. Durch diese Integration war es möglich, die Profile des Veranstaltungspublikums zu kennen und durch die Vorauswahl der Leads zu erfahren, welche Teilnehmer bereits Kunden/Partner oder zahlende Gäste waren. Dies war eine klare Nutzung der mehr als 500 Vorgänge, die auf der InEvent-Plattform sicher und effizient verfügbar sind.
Abrint hat in allen Phasen der Veranstaltung einen Mehrwert für die Teilnehmer geschaffen und Vorteile vor, während und nach der Veranstaltung geschaffen.
Vor: Die Event-App verzeichnete eine hohe Nutzungs- und Downloadrate. Diese hohen Quoten sind auf die zahlreichen Marketingmaßnahmen zur Bekanntmachung der App im Vorfeld der Veranstaltung und den Nutzen der Anwendung für die Teilnehmer zurückzuführen.
Während: Durch die automatisierte Anmeldung der Teilnehmer konnten Warteschlangen und lange Wartezeiten vermieden werden. Die Akkreditierung sorgt nicht nur für mehr Agilität, sondern senkt auch die Arbeitskosten durch Selbstbedienung. Der Einsatz von Beacons, Zugangskontrolle und Moderation in der mobilen Anwendung waren wichtige Punkte für den Erfolg der Veranstaltung.
Nach: Das Sammeln von Leads während der Veranstaltung erleichterte das Sammeln von Informationen für den späteren Kontakt mit möglichen Kunden und schuf eine einfache Art der Kommunikation zwischen Aussteller und Teilnehmer.
Alle diese Daten können aus der Event-Management-Plattform von InEvent extrahiert werden, die detaillierte Informationen sowohl in vollständigen Berichten als auch in Echtzeitstatistiken in der mobilen App genau anzeigt.
Buscamos com a parceria com a InEvent um software que atendesse às expectativas do nosso evento. O evento foi um sucesso! Ficamos muito satisfeitos com o tempo de resposta do credenciamento, o suporte dado no local isso superou todas as nossas expectativas. Inclusive de interação durante todo o evento.
... todas as nossas expectativas foram atendidas além do que esperávamos! André Felipe Rodrigues - Diretor técnico da Abrint
