Expert XP

Tecnología, Sistemas, Acreditación y Experiencia fueron los puntos culminantes del evento anual de XP Investments para más de 20.000 personas.

Sobre nosotros

XP Investments es una institución financiera creada en 2001 con el objetivo de transformar los enfoques de consumo hacia las inversiones. Con operaciones en los Estados Unidos, Europa y América Latina, más de 2.000 empleados directos y 4.000 asesores de inversión educan a la gente sobre cómo invertir su dinero.

Diez años después de su fundación, XP Investments celebró la primera edición del evento Expert XP, en el que trató de reunir a los asesores acreditados de su empresa. Desde 2011, el evento ha ido creciendo a lo largo de los años, adaptándose tanto a su público objetivo como a su contenido. Su primera edición contó con una audiencia de 500 asistentes donde el contenido se centró en temas como el emprendimiento, la autonomía y la motivación, con un modelo más cercano a una convención de ventas. A lo largo de los años, la empresa no sólo invitó a sus asesores acreditados, sino también a sus grupos de interés, como la prensa, sus clientes y sus empleados, que sumaron más de 20.000 participantes en su octava edición en 2018.

Expert XP es tan importante para nosotros porque es un momento único. Es entonces cuando podemos reunir a toda esta audiencia durante 3 días en el mismo lugar, con nuestros patrocinadores y oradores, promoviendo el networking entre la gente... es el mayor escaparate de XP para la industria.Guilherme Kolberg, Socio | Director de Investigación de Marketing y Gestión de la Experiencia del Cliente en XP Group

Desafíos

Enfrentado con un crecimiento exponencial - 4,000% en 8 años - Expert XP 2018 presentó nuevos desafíos. La edición de 2017 tuvo una audiencia de 10.000 participantes y el objetivo para 2018 era duplicar esa cifra. Con la preocupación de mantener la calidad de los eventos con un salto tan importante, XP Investments ha creado InEvent basándose en la adaptabilidad de nuestra tecnología y en nuestro "know how" como gestores de proyectos tecnológicos de eventos. Según Lucca Seigne, Analista de Investigación y Calidad de XP Investments y uno de los profesionales responsables del evento, el primer contacto con InEvent tuvo lugar en 2017, cuando su equipo se sintió atraído por la adaptabilidad de la plataforma de gestión de eventos.

El sistema era adaptable a nuestras complejidades... tenemos múltiples audiencias, varios tipos de credenciales y pasarelas. Así que el sistema se adapta, lo lanza, y logra traer una solución que es simple cuando descargamos una base de datos, añadimos una nueva audiencia, cambiamos una configuración... todo esto nos atrajo mucho, porque logró crear lo que queríamos con una solución simple.Lucca Seigne, analista de investigación y calidad en XP Investments


InEvent no sólo proporciona la tecnología de eventos que los clientes necesitan, sino que también gestiona cada proyecto para que sus soluciones digitales puedan mejorar la experiencia tanto de los organizadores de eventos como de los asistentes. Nuestra gestión de la tecnología incluye la estructuración de proyectos, la programación de actividades y el soporte en vivo.

El proyecto Expert XP 2018 comenzó mucho antes de las fechas del evento. Durante unos 10 meses InEvent acompañó a XP Investments y realizó una serie de acciones como por ejemplo:

  • Estructuración de procesos;
  • Aplicación de eventos y validación de interacciones;
  • Acreditaciones tempranas de empleados;
  • Evaluaciones de seguridad de la información de penetración;
  • Aplicación de eventos y validación de interacciones;
  • Servicios profesionales de tecnología de ventas;
  • Campañas de marketing dirigidas.

Un punto importante de InEvent fue su gestión de proyectos: lo hicieron junto con nosotros, el soporte. Así que fijaron fechas claras en las que teníamos que entregar alguna solución, alguna idea, y también trajeron ideas, sugerencias y resultados. Así que todo ese esfuerzo conjunto en términos de gestión de proyectos y apoyo nos hizo llegar a un resultado final que fue realmente bueno.Lucca Seigne, analista de investigación y calidad en XP Investments

Soluciones

  • Página web

    La solución web de InEvent permite que un evento tenga su propio sitio web único. La información que se mostrará en el sitio web es elegida por el sistema de gestión de contenidos CMS, así como el acceso a la privacidad del evento y el acceso gratuito, privado o restringido de los invitados. Las actualizaciones se sincronizan en vivo dentro de la plataforma InEvent.

    Para el evento Expert XP 2018, se crearon 4 páginas de aterrizaje: una inicial para que el evento guardara la fecha con información básica y correos electrónicos. Se creó otra página de aterrizaje para clientes, con información de eventos y venta de entradas; otra página para asesores con información clasificada y diferentes precios de entradas. Por último, se creó un sitio web con integración integrada de Youtube para transmitir contenido en directo de varias categorías de los premios Advisor Awards y votar sobre las nominaciones del año.

    Incluso con estructuras de sitio web personalizadas, la integración de contenido mantuvo sincronizados a todos los oradores, patrocinadores, agenda, actividades estructuradas, entradas para la venta, videos y testimonios usando los plugins disponibles.

    El sitio web también impulsó el tráfico relevante y convirtió un gran número de interacciones, gracias a la votación de los nominados a los premios Advisor Awards y a las preguntas publicadas por los asistentes al evento. Hubo 5.432 visitas al perfil de Bill Clinton, ex presidente de EE.UU. que estuvo presente en el evento, 1.643 votos de nominación y 396 preguntas formuladas por los asistentes.

  • Control de invitaciones y asistentes a eventos

    RSVP: Los invitados pudieron confirmar fácilmente su presencia en el evento. Un botón está disponible para que el invitado confirme su asistencia al evento, que estaba disponible por correo electrónico o mediante notificación push en la aplicación de eventos.

    Envíe un correo electrónico: Constantemente se enviaban correos electrónicos de marketing dirigidos a diferentes grupos de asistentes. Los administradores pueden filtrar por múltiples opciones, incluyendo quiénes se registraron, quiénes no completaron sus compras, quiénes no usaron su boleto, entre muchos otros. Se envió un total de 46.753 correos electrónicos.

    Listas: Se utilizaron listas con varios objetivos, principalmente para validar a los invitados que tendrían o no acceso al evento o a ciertas actividades. En un evento con diferentes tipos de público como el Expert XP 2018, las listas fueron fundamentales para la gestión de las insignias y pases de los asistentes. Las listas pueden contener datos como nombres, direcciones de correo electrónico, cargos, empresas, etc.

  • Gestor de Tickets y Registro

    Formularios: Se crearon formularios personalizados en la plataforma InEvent para soportar la identidad visual de Expert XP 2018. A través de ellos los asistentes podían hacer registros y los gerentes podían exportar sus datos en hojas de cálculo. Los formularios pueden ser de diferentes tipos, con múltiples opciones de llenado.

    Administrador de Ticket: Con el InEvent Ticket Manager, la gestión del Expert XP 2018 tenía el control total, en tiempo real, de todos los tipos de entradas vendidas, lo que permitía entregar las entradas a los invitados y dar el visto bueno a los asistentes. También puede subir hojas de cálculo de Excel a la plataforma de InEvent para emitir automáticamente todos los registros y tickets. Junto con InEvent, el equipo de XP Investments estructuró la venta de entradas divididas por tipos de asistentes. El evento contó con cuatro tipos de público y más de 60 tipos de entradas.

    Uno de los retos que tuvimos desde las ediciones anteriores del evento fue el de tener un sistema que se integre desde el primer contacto que mi cliente tendría a través del email marketing hasta el día del evento, con su acreditación. Y nuestro evento es extremadamente complejo. Complejo porque hay más de 180 ponentes, más de 130 patrocinadores, los diversos perfiles públicos están acreditados y se comunican de forma diferente. Y lo que pudimos encontrar en InEvent fue una solución única, con la que conseguimos controlar todo lo que ocurría en todas las etapas, asegurando la flexibilidad en la gestión de nuestros eventos y la calidad para el asistente.Guilherme Kolberg, Socio | Director de Investigación de Marketing y Gestión de la Experiencia del Cliente en XP Group

  • Acreditación

    Una de las principales demandas del Expert XP 2018, para poder duplicar el número de asistentes al 2017, fue promover una acreditación efectiva y eliminar las colas identificadas en sus ediciones anteriores. Se definieron dos puntos de entrada, cada uno de los cuales es responsable de dos tipos de acreditación. Los cuatro tipos de acreditación se realizaron simultáneamente. Cada método de acreditación tenía sus propios parámetros específicos dentro de la plataforma InEvent, generando datos e informes en tiempo real. Con la acreditación digital de InEvent, realizada a través de kioscos de autoservicio, la organización del evento no sólo pudo controlar el número de asistentes, sino que también tiene la capacidad de saber quién estuvo o no presente.

    Todas las acreditaciones se pueden realizar mediante QR Code, manteniendo un estándar de calidad y ofreciendo la mejor experiencia digital para los asistentes al evento.

    Un punto que creo que vale la pena destacar es que hacemos investigación al final del evento y lo separamos en varios ítems, como la comunicación visual, cómo fue el evento en general, la feria, las conferencias... y la acreditación fue el ítem principal donde InEvent nos ayudó y también fue el ítem principal en términos de nota... tuvimos una nota por encima de 9 (de 10), lo que muestra una evolución muy grande, una solución, un soporte y todo un proyecto que salió bien. Así que las respuestas fueron muy buenas.Lucca Seigne, analista de investigación y calidad en XP Investments

  • Impresión de códigos QR

    La plataforma de InEvent exporta automáticamente los QR Codes de todos los asistentes a un formato fácil de imprimir, agilizando el momento de acreditación de los asistentes al evento.

    InEvent permite la personalización de tarjetas con códigos QR. Nuestra plataforma cuenta con 30 opciones de diseño diferentes para elegir la que mejor se adapte a la naturaleza de su evento. Los organizadores y administradores de eventos tienen control total sobre la forma en que los nombres, apellidos, posiciones y compañías serán colocados en las insignias, incluyendo las opciones de alineaciones, formas, posiciones y tamaños del texto.

  • Control de acceso

    Después de que los asistentes recibieron sus insignias, el Código QR les permitió acceder al evento. InEvent asistió al equipo de XP Investments en más de 10 puntos de control de acceso, tales como su acceso al evento y varias otras actividades durante todos los días del evento.

  • InEvent Mobile App

    La aplicación de eventos se integró con toda la estructura de la plataforma InEvent, permitiendo a los asistentes acceder a todas las interacciones digitales, contenidos de eventos y códigos QR cifrados.

    La aplicación InEvent Mobile App fue personalizada para XP Investments con el objetivo de ofrecer la mejor experiencia posible a la audiencia del evento. Incluye las características disponibles de la aplicación Expert XP 2018:

    Noticias: Se compartieron noticias, informaciones y mensajes. Los asistentes también pudieron interactuar con el contenido, gracias a la integración con Facebook y Twitter. Se crearon 1.089 puestos.

    Agenda: Con el uso de la aplicación de marca blanca de InEvent, los horarios de los eventos fueron personalizados y segmentados por tipo de ticket.

    Notificaciones automáticas: Las notificaciones push segmentadas por tipos de asistentes se enviaron a través de InEvent Mobile App. Los mensajes se enviaban al teléfono móvil de los participantes en tiempo real y cualquier cambio de evento podía ser informado rápidamente por la aplicación de eventos.

    Encuestas: Las encuestas se llevaron a cabo durante las conferencias del evento corporativo. La interacción entre los asistentes al evento y los oradores fue promovida a través de la aplicación del evento.

    Clasificación: Los asistentes más comprometidos con la aplicación móvil del evento recibieron una puntuación y formaron parte de un sistema de clasificación que se muestra en la etiqueta blanca App. El compromiso fue medido por las acciones que cada persona realizó en la aplicación del evento, tales como hacer preguntas, publicar en el feed de noticias, iniciar conversaciones o enviar fotos.

    Proyección de contenido: La proyección de InEvent lleva la interacción a las pantallas presentes en el lugar del evento. Pueden mostrar la información más reciente sobre las interacciones de la aplicación del evento, como los participantes que se registraron, preguntas y encuestas durante las conferencias, noticias, etc.

  • Soporte de InEvent

    El equipo de soporte ha sido uno de los puntos destacados de InEvent en los últimos años y a menudo es muy elogiado por el liderazgo de los eventos corporativos. En Expert XP 2018, el equipo de InEvent llevó a cabo la formación, el seguimiento y la gestión de los procesos a lo largo de todas las etapas del proyecto, antes, durante y después del evento corporativo. La formación tenía como objetivo potenciar y dar autonomía en el uso de la tecnología de eventos a los organizadores de eventos.

    El equipo de XP Investments contó con el Soporte Estándar de InEvent, con acceso a nuestros representantes calificados para responder a todas sus preguntas y resolver problemas, y con el Soporte en Vivo de InEvent, asegurando la presencia de nuestro equipo en el evento corporativo. El equipo de soporte en vivo para Expert XP 2018 contaba con 6 profesionales centrados en la acreditación de eventos, el control de acceso y las interacciones con las aplicaciones de eventos.

  • Análisis e informes

    Utilizando nuestra plataforma de eventos, el equipo de Expert XP 2018 obtuvo casi medio millón de puntos y creó un gráfico de red social único con todas las conexiones, como se muestra en la diapositiva de la imagen. El seguimiento de los datos de los eventos en tiempo real a través de más de 25 módulos permite tomar decisiones rápidas basadas en cuadros de mando. Con gráficos coloridos e intuitivos, el equipo obtuvo toda la información que necesitaba e incluso pudo exportarlos a hojas de cálculo.

    La funcionalidad de análisis e informes de InEvent permite crear, imprimir y compartir informes. El evento y sus resultados pueden ser estudiados fácilmente, promoviendo una planificación cada vez más asertiva para futuras ediciones.

  • Recomiendo encarecidamente InEvent. Primero, porque hemos logrado el objetivo que propusimos inicialmente; segundo, porque nos ayudaron no sólo en la entrega de software y soluciones, sino también en la planificación de todo lo que íbamos a hacer; y tercero, por todo el apoyo que tuvimos a lo largo del camino. Hemos creado un vínculo, una sociedad, una relación que queremos fortalecer en los próximos años! Guilherme Kolberg, Socio | Director de Investigación de Marketing y Gestión de la Experiencia del Cliente en XP Group
  • Definitivamente recomendaría InEvent. El equipo de soporte fue magnífico, cada diez minutos que enviamos un correo electrónico ya tenía a alguien respondiendo, había alguien para resolver nuestro problema y entender cuáles eran nuestras necesidades. En segundo lugar, su gestión de proyectos fue muy buena. Pudimos seguir lo que teníamos que hacer en un período de tiempo, cómo éramos, nuestro escenario.... ¡cómo estaríamos un día antes del evento, durante el evento y después del evento también! Lucca Seigne, analista de investigación y calidad en XP Investments
  • Recomiendo InEvent. Tiene una plataforma muy intuitiva, muy fácil de usar y que es un gran diferencial para los eventos. Flávio Tapajós, Pasante en XP Investments

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Pedro Goes

goes@inevent.com

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