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CWT Meetings & Events steht mit seinem globalen Team jederzeit bereit, um Veranstaltungen in jeder Phase zu konzipieren, durchzuführen und zu unterstützen. Jedes Jahr werden mehr als 30.000 Projekte für Kunden aus verschiedenen Branchen weltweit erfolgreich durchgeführt. Eine dieser Veranstaltungen war das PTD Technology Forum. Diese Veranstaltung diente als Plattform für Experten und Interessenvertreter aus dem Pharma- und Technologiesektor, um Innovationen zu diskutieren, die die pharmazeutische Industrie revolutionieren könnten, insbesondere in den Bereichen Arzneimittelentwicklung, -herstellung und -versorgung.
Das PTD-Technologieforum war eine Großveranstaltung mit über 600 Teilnehmern aus verschiedenen Teilen der Welt. Die Verwaltung der Veranstaltungslogistik, einschließlich der Anzahl der Tage, der Aktivitäten, der gemeinsamen Links und der Redner, stellte eine große Herausforderung dar. Die Sicherstellung einer benutzerfreundlichen Erfahrung war von größter Bedeutung, und es war zwingend notwendig, einen zuverlässigen Partner zu haben.
Die Organisation einer Großveranstaltung, insbesondere einer Veranstaltung mit Tausenden von Teilnehmern aus mehreren Ländern, stellt eine Reihe von Herausforderungen dar, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Von der Budgetierung und der Auswahl des Veranstaltungsortes bis hin zur Terminplanung und der Gewährleistung eines qualitativ hochwertigen Erlebnisses ist eine sorgfältige Planung und Koordination erforderlich.
Um die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung zu binden und zufrieden zu stellen, bedarf es außerdem einer durchdachten Programmgestaltung und interaktiver Aktivitäten. Angesichts des Ziels, den Teilnehmern ein hervorragendes Erlebnis zu bieten, war es entscheidend, sich auf diese Aspekte zu konzentrieren.
Um die Herausforderungen zu bewältigen, wurden mehrere Lösungen umgesetzt. Durch die Verwendung magischer Links wurde der Registrierungsprozess gestrafft, so dass sich die Teilnehmer problemlos anmelden konnten und häufige Probleme bei der Registrierung vermieden wurden. Technologie wurde eingesetzt, um Redner und Aktivitäten effizient zu verwalten. Der 24/7-Chat-Support bot sofortige Unterstützung und sorgte für eine rasche Lösung aller Probleme. Detaillierte Umfragen nach der Veranstaltung und umfassende Berichte lieferten wertvolle Einblicke in das Engagement und die Beteiligung der Teilnehmer und ermöglichten eine genaue Messung des Erfolgs der Veranstaltung.
Die Organisatoren konnten die Namen der Teilnehmer hochladen und sofort personalisierte Links generieren, die es den Teilnehmern ermöglichten, mit einem einzigen Klick an der Veranstaltung teilzunehmen, so dass keine weiteren Registrierungsschritte erforderlich waren. Die Bequemlichkeit der magischen Links gewährleistete einen schnellen Zugang zur Veranstaltung und zu den Sitzungen, was das Erlebnis für die Teilnehmer verbesserte und höhere Teilnahmequoten sicherstellte.
Die sofortige Verfügbarkeit des Supports sorgte für schnelle Lösungen, wenn technische Probleme auftraten oder wenn Kunden spezielle Anforderungen hatten, und minimierte so die Unterbrechungen. Diese ständige Unterstützung war besonders wertvoll für die Bewältigung von Herausforderungen in Echtzeit, wie z. B. die Fehlerbehebung bei Streaming-Links oder die Lösung von Problemen beim Zugang der Teilnehmer, wodurch der reibungslose Ablauf und das Engagement der Veranstaltung aufrechterhalten werden konnten. Die Zuverlässigkeit des 24/7-Supports vermittelte sowohl den Veranstaltern als auch den Teilnehmern Vertrauen, da sie wussten, dass im Bedarfsfall immer Hilfe zur Verfügung stand.
Die Berichte lieferten Daten über die Teilnehmerzahlen, die Teilnahme an den Sitzungen und das Engagement und halfen, Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Die Umfragen nach der Veranstaltung boten ein direktes Feedback der Teilnehmer zu ihren Erfahrungen und ihrer Zufriedenheit. Zusammen lieferten sie einen detaillierten Überblick über den Erfolg der Veranstaltung und verbesserungswürdige Bereiche und ermöglichten eine bessere Planung und Durchführung künftiger Veranstaltungen.
Die Lösungen, die für die Durchführung des PTD-Technologieforums implementiert wurden, sorgten für ein ansprechendes virtuelles Erlebnis sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer. Der Fokus von CWT Meetings & Events auf ein hervorragendes Nutzererlebnis legte auch den Grundstein für die Förderung künftiger Großveranstaltungen.
Die nächsten Schritte bestehen darin, die Erkenntnisse aus den Berichten und Umfragen zur Verbesserung künftiger Veranstaltungen zu nutzen. Ziel ist es, die Tagesordnungen zu verfeinern, um den Interessen der Teilnehmer besser gerecht zu werden, und die Logistik für einen reibungsloseren Ablauf zu verbessern. Die Berücksichtigung des Feedbacks wird dazu beitragen, das Gesamterlebnis der Veranstaltung zu verbessern und in Zukunft noch erfolgreichere und ansprechendere Veranstaltungen zu schaffen.
Die Erfahrungen mit InEvent bei dieser Großveranstaltung waren insgesamt sehr gut. Die Plattform und der angebotene Support entsprachen genau den Anforderungen der Veranstaltung und trugen dazu bei, eine sehr ansprechende Veranstaltung zu schaffen. Jacobo Ruiz - Globaler Spezialist für virtuelle und hybride Veranstaltungen und Projektleiter für Veranstaltungen
