Posted on November 7, 2019
Está prestes a organizar seu primeiro evento corporativo e não sabe como começar? Ou então, já é produtor de eventos e está querendo saber mais sobre a melhor forma de digitalizar seus processos e facilitar o seu trabalho? Então, este post é para você.
Confira as 5 dicas abaixo:
Nós já mostramos aqui a importância de se criar um storytelling para eventos e como a narrativa pode ter mais chances de cativar o público. Por narrativa, estamos nos referindo tanto ao tema do evento quanto ao modo como sua história será contada. O seu evento é um projeto um produto importante a ser vendido – o marketing de evento e canais de divulgação já pode ser pensado neste primeiro momento.
Comece pelos pontos essenciais, como o objetivo do evento, a definição do local, data, núemero de participantes e quem do seu time pode ajudar em cada tarefa (contato com fornecedores, atendimento online, etc).
2. Estabeleça o conteúdo do evento
Definido o briefing do evento, comece a apurar como preencher a sua agenda. Haverá palestras e mesas redondas? Eleja possíveis conteúdos/palestrantes e planeje o horário para cada atividade avaliando, sempre, o seu manual de personas para entender melhor como o seu cliente se comporta.
Muitas empresas montam uma programação interessante contando com palestras de clientes ou dos próprios líderes, o que pode ser uma estratégia vital em primeiros eventos – além de estreitar o relacionamento com o cliente. Uma dica de ouro para o seu primeiro evento!
3. Atente-se ao marketing do evento
Após ter definido em quais canais seu primeiro evento vai estrelar (LinkeDin, Youtube, Instagram, sites, rádio, TV ou revista… são muitas opções!), defina um budget do seu orçamento para investir em anúncios na mídia escolhida, sempre direcionados para seu público-alvo.
Comunicação via e-mail marketing é via de regra. O e-mail estabelece uma forma de contato direto com seu cliente sem soar agressivo, privilégio de poucos canais de comunicação. Crie alguns e-mails divulgando o evento e conteúdos relacionados que possam ser interessantes.
Você também pode enviar um formulário de registro para que os convidados possam preencher confirmando a presença e, assim, você faz um controle muito mais seguro e ágil do que nas planilhas de papel.
4. Escola uma forma de acesso ao seu primeiro evento
Outra coisa que também ficou na era do papel é o controle de acesso do participante ou convidado. Atualmente, esse controle é facilitado com ferramentas como QR Code em eventos ou pulseiras de tecnologia NFC. Elas evitam filas, são mais práticas para o participante e ainda mais seguras para o controle do organizador.
5. Acompanhe sempre!
Antes de partir para novas estratégias de divulgação do evento, meça os dados que você já tem. Quantos convidados já estão confirmados? De onde vêm os principais acessos do seu site? A partir dessas informações, é possível ver o que funciona e o que não funciona nesta primeira etapa para estabelecer melhorias nos próximo passo, se for o caso.
Por exemplo: se a taxa de confirmados está aquém do esperado, pode ser a hora de testar uma nova abordagem por email, ou até mesmo investir em mais divulgação nas redes socais, se for um evento aberto.
Atualmente, é possível acompanhar boa parte dessas etapas em plataformas para gestão de evento com informações centralizadas do projeto.
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