Vá além do básico: 6 soluções da plataforma InEvent que vão otimizar sua gestão de eventos

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Posted on August 15, 2019

Quem contrata a plataforma da InEvent já sabe que ela ajuda – e muito – a centralizar e a agilizar a gestão de eventos corporativos, seja de pequeno ou grande porte. Com ela, é possível estabelecer, por exemplo, uma maior interação com participante do seu evento, além de possibilitar o networking facilitado entre participantes e palestrantes ou entre os próprios participantes e organizadores, por exemplo. 

Com este texto, vamos te mostrar como ir além do básico na plataforma e explorá-la ao máximo para tirar proveito dessa tecnologia inovadora na gestão de eventos corporativos. 

Vamos lá?

QR Code

O QR Code é uma das formas de acesso mais usadas em eventos corporativos atualmente. Trata-se de um código eletrônico que permite o registro de cada participante de maneira individual. Aqueles que contratam o aplicativo da InEvent podem habilitar o acesso via QR Code, assim, tudo o que o participante precisa fazer é apresentar o QR Code recebido através do app. Esse código é lido instantemente na portaria e o acesso já acontece, de maneira extremamente rápida, evitando longas filas no acesso ao evento.

Após download do app, todos os participantes logados possuem acesso ao QR Code que está no menu. É só clicar em INGRESSO ou no MEU QR CODE.

Outra alternativa, além do aplicativo, é enviar o código ao participante via e-mail. Primeiro, deve-se habilitar o e-mail de confirmação dentro das ferramentas do evento (vá em EVENTO > CONFIGURAÇÃO > FERRAMENTAS). Assim que o participante é inserido na lista de participantes, ele recebe o e-mail de confirmação com seu respectivo QR Code.

Há ainda uma terceira via de acesso ao QR Code na plataforma InEvent, via download do PDF. Para extrair o QR Code exclusivo do seu participante direto da plataforma, é necessário ter a ferramenta Voucher habilitada.

O QR Code também permite fazer diferenciação entre acessos dentro do evento – caso haja uma gama de atividades dentro da programação, com inscrições diferenciadas para cada uma. 

No vídeo abaixo você pode entender melhor as funcionalidades do QR Code (voucher) no evento corporativo.

TECNOLOGIA NFC

Outra tecnologia ainda mais avançada que permite o controle do acesso de cada participante no evento é a NFC (Near Field Communication), usada nas pulseiras de acesso ao evento. A pulseira de cada convidado conta com código pessoal, assim como no QR Code. 

Essas pulseiras para eventos são feitas de silicone, à prova d’água e personalizadas com a identidade do seu evento. Elas contam com um chip acoplado que funciona com sinais de radiofrequência. Com a tecnologia NFC, basta que a pessoa aproxime sua pulseira de um leitor, e então seu nome é rapidamente localizado, bem como demais dados que possam ser pertinentes para a organização do evento.

Após ter cadastrado um participante para controle de acesso, é só fazer o login com este usuário no tablet ou celular que tenha a capacidade de ler NFC e acessar a tela de credenciamento. Busque pelo nome do participante e toque a parte de trás do celular com a pulseira.

Para realizar o credenciamento, o usuário deve clicar em CHECK-IN e encostar sua pulseira na parte de trás do tablet. De imediato, ocorre a leitura e impressão do acesso.

LEIA TAMBÉM: Como agilizar a entrada e a coleta de dados com pulseiras para eventos

NOTIFICAÇÕES PUSH PARA O PARTICIPANTE

Uma das configurações mais importantes para quem contrata o aplicativo para eventos da InEvent é a notificação push. Isso porque um dos objetivos do aplicativo é permitir uma maior interação entre organizadores e participantes do evento, o que garante a melhor organização das atividades e um maior controle para os organizadores do evento. Você pode enviar notificações para anunciar uma nova enquete ou pedido de feedback, por exemplo.

Push é a mensagem de notificação que você recebe em seu celular, enquanto ele não está operando ou aberto. O participante só recebe essa notificação caso deixe a opção habilitada nas suas configurações pessoais.

As notificações para o participante podem ser feitas de diversas formas: você pode enviar para todos os participantes do evento (na hora ou por meio do agendamento), para participantes de uma atividade do evento ou para um participante individualmente. 

Para enviar mensagens push, acesse: PESSOAS>COMUNICAÇÃO>MENSAGENS PUSH e em seguida, clique em CRIAR MENSAGEM. A partir desse acesso, você verá também uma opção de agendar sua mensagem, caso não queira enviá-la instantaneamente. 

O texto da mensagem deve conter até 140 caracteres, e pode ser personalizado com o nome, cargo ou empresa de cada participante.

NOTIFICAÇÕES PARA O ORGANIZADOR 

A plataforma da InEvent também contém notificações para quem está trabalhando no evento. Uma funcionalidade interessante é a notificação para alertar quando um participante chega no local. Ela pode ser muito útil para seu time de vendas estabelecer um melhor contato com um potencial cliente, por exemplo, ou para descobrir o fluxo de presença de outros participantes estratégicos. 

Funciona assim: você pode criar uma lista de pessoas da sua empresa que vão trabalhar no evento e, para cada uma delas, criar uma segunda lista de participantes para que essas pessoas acompanhem o fluxo de chegada desses convidados específicos e selecionados.

Para ativar essa funcionalidade, é preciso adicionar o participante na aba EVENTO> CONTEÚDO> PATROCINADOR. Depois disso, você seleciona o participante ou empresa que vai receber a mensagem push. Ao clicar em ADICIONAR PESSOAS, você pode criar uma lista de convidados que seu representante de vendas deseja saber que chegou, por exemplo. 

Para mais detalhes, acesse a página de dúvidas do InEvent FAQ

FEED CORPORATIVO

O nosso feed funciona como uma grande rede social do seu evento dentro do app. Com o feed da plataforma InEvent, é possível enviar postagens com textos, fotos ou links para materiais importantes sobre o evento. Tanto organizadores quanto participantes conseguem postar no feed – a postagem do participante pode passar pela sua moderação antes de ser publicada, para que não vaze nenhuma informação privada sobre o evento.  A partir do feed, o usuário/participante com aplicativo pode engajar com sua postagem, curtindo ou comentando.

Para criar um post no feed de notícias ou moderar posts criados por participantes, basta acessar EVENTO> CONTEÚDO>PUBLICAÇÕES. 

FEEDBACK DO PARTICIPANTE

Depois que o evento acontece, é hora de mensurar o seu sucesso, uma das partes essenciais do pós-evento. Assim, você consegue medir o que funcionou e o que deve ser melhorado nas próximas edições. Um feedback bem estruturado e com muitos resultados positivos facilita até na busca de patrocinadores em edições futuras.

Na plataforma da InEvent, é possível criar perguntas para pesquisa de satisfação para cada atividade, para o evento como um todo. O organizador pode controlar e visualizar as respostas em tempo real.

Execute essa ação em poucos cliques. Vá em AGENDA > OPINIÃO > ADICIONAR PERGUNTA. Há várias opções de modelo de resposta (variando entre sim ou não, respostas de 0 a 5, entre outros), o que permite uma maior flexibilidade para a criação de sua pergunta de satisfação.

Ao final da atividade, o participante poderá ver uma notificação no campo de alertas, no menu do evento, com a pesquisa de satisfação. Também é possível enviar uma notificação push manualmente, avisando aos usuários que uma pesquisa de opinião está disponível.

Essas são só algumas das muitas funcionalidades que a plataforma da InEvent possibilita. Você já usa alguma delas? Qual você desconhecia? Acompanhe nosso blog para descobrir mais soluções que nosso software oferece! E visite também o FAQ da InEvent para tirar qualquer dúvida sobre a sua plataforma para gestão de eventos corporativos. :)

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