Como motivar os seus colaboradores com viagens de incentivo

Posted on August 28, 2018

“A motivação é encarada como uma espécie de força interna que emerge, regula e sustenta todas as nossas ações mais importantes. Contudo, é evidente que motivação é uma experiência interna que não pode ser estudada diretamente. ” (Vernon, 1973).

Embora a motivação seja uma experiência interna, parte natural da vida humana, ela pode ser ativada por dispositivos externos como o Incentivo, que é uma ação planejada. Através do Incentivo, busca-se um nível de desempenho máximo em prol de um resultado.

No competitivo meio corporativo, não é tarefa fácil reter colaboradores de alta qualificação. O sucesso das empresas depende do quanto elas conseguem mantê-los motivados e engajados, e isso depende do tipo do incentivo concedido. Atualmente, bons salários não são mais suficientes para instituir uma fidelização entre profissionais e empresas. Promoções de cargo, bonificações financeiras e viagens têm sido cada vez mais usadas para conseguir bons resultados dos profissionais.

Na última década, sobretudo a partir de 2013, muitos gestores passaram a usar o Marketing de Incentivo nas estratégias de motivação dos funcionários, pelo melhor custo/benefício. Normalmente as ações são sustentáveis, com os custos cobertos pelos resultados obtidos e o aumento do lucro da empresa.

Brian Dune, Diretor Geral da SVM Europe – Incentive Marketing Association (IMA) -, apresentou um levantamento recente que mostra que as empresas do Reino Unido que são engajadas na motivação dos funcionários têm 60% mais produtividade e criatividade, além de 40% mais retenção. “Funcionários engajados focam em propósitos e valores e superam seus concorrentes seis vezes mais. Encorajam empoderamento e inovação”, afirma Dune.

Outros dados apontam que 78% das empresas fazem campanhas de incentivo, com 54% as realizando para o seu público interno (74% para vendedores) e 76% para o público externo (clientes e equipes terceirizadas de vendas).  No Brasil, o segundo item de prioridade para 93% dos profissionais entrevistados pelo “Barômetro 2016 Edenred/Ipsos sobre Bem-estar no Trabalho” equivale aos programas de incentivo.

No Marketing de Incentivo as viagens se destacam. Elas podem ser usadas para motivar diferentes equipes, sobretudo equipes de vendas, como recompensa quando elas atingem uma meta que beneficia a empresa. Nesse caso, são selecionados destinos que proporcionam experiências que, de outra forma, os viajantes dificilmente teriam acesso. Pesquisas indicam que 72% dos gestores pesquisados dizem que viagens de incentivo são mais efetivas e, atualmente, 79% das campanhas de incentivo usam viagens.

Um pouco de História

Com o modelo mecanicista de Taylor, no século XX, o profissional era considerado apenas um equipamento no processo produtivo, tendo os seus aspectos comportamentais e motivacionais ignorados.

Já na década de 1920, pela primeira vez, foi estudada a influência das condições de trabalho no rendimento dos funcionários. A conclusão do estudo realizado por Elton Mayo, na fábrica da Western Electric Company (Chicago, EUA), foi que a produtividade varia de acordo com as condições internas de trabalho e com as condições sociais de cada funcionário. Foi um marco para o entendimento da importância das relações humanas nas organizações e para uma análise holística dos profissionais.

Em decorrência dessas novas percepções, a indústria automotiva dos Estados Unidos foi a primeira a usar estratégias de marketing de incentivos, com campanhas como “Produza cinco carros essa semana e ganhe uma viagem ao Havaí. Produza três mais e leve a sua esposa”. O impacto que este tipo de campanha causou na produtividade fez com que ela fosse utilizada até hoje.

Viagens de Premiação X Viagens de Incentivo

Que as viagens são, reconhecidamente, importantes dispositivos para a motivação de uma equipe já está claro. No entanto, muitos gestores ainda têm dificuldade de entender os resultados finais da escolha entre viagens de premiação e viagens de incentivo. Falemos um pouco sobre ambas:

Viagens de Premiação

A viagem de premiação, normalmente, é concedida a um funcionário que conquista alguma meta, seja aumentando a produtividade ou fechando negócio com algum cliente importante. É um prêmio que visa melhorar o relacionamento do funcionário com a empresa.

O ganhador da viagem pode adequar o prêmio à sua conveniência, escolhendo a data e o roteiro a partir das opções pré-definidas pela empresa.  É uma viagem comum que o premiado pode fazer individualmente ou com um acompanhante, mas paga pela empresa.

Vale ressaltar que as viagens de premiação não são restritas aos times de vendas, podendo ser concedidas a quaisquer funcionários com bom desempenho e que atingiram as metas estabelecidas. Por vezes também são utilizadas para o fortalecimento das parcerias entre clientes e fornecedores, premiando quem mais atua no poder de influência externa da empresa.

Viagens de Incentivo

Diferente das Viagens de Premiação, as de incentivo são normalmente realizadas em grupo, com o objetivo de promover motivação e valorizar o relacionamento coletivo – compartilhar experiências potencializa o espírito de equipe. Elas têm uma data definida para acontecer e demandam um exímio planejamento, já que possui características exclusivas para fazer com que cada participante se sinta especial, desde a cuidadosa escolha do destino, hospedagem, entrega de kit e detalhes do roteiro. Com apelo emocional, é a recompensa de um trabalho coletivo de excelência.

As viagens de incentivo podem ser tanto nacionais quanto internacionais. Para os destinos internacionais, a média de duração é de 7 dias e costumam ser focadas em lazer. O valor médio de uma viagem internacional é em torno de U$ 2.500 a U$ 5.000,00 por pessoa. Porém, é relevante ressaltar que, apesar do custo alto, as viagens de incentivo são um investimento que compensam mais do que a viagem prêmio. Isto se dá por ela ser elaborada estrategicamente para um grupo, promovendo coletividade e experiências únicas, com as despesas podendo ser melhor planejadas e inseridas desde a definição das metas da empresa.

Usando uma plataforma de gestão de eventos para viagens de incentivo

Seja para um evento corporativo ou para uma viagem de incentivo, um gerenciamento que envolve tantos detalhes não é simples. Com uma plataforma de gestão de eventos, como a da InEvent, é possível reunir todas as informações em um só lugar, com um alto nível de organização, o que influencia na qualidade final das experiências.

Ao pensar a exclusividade da viagem de incentivo as possibilidades são inúmeras. É possível, por exemplo, oferecer um jantar preparado por um chef famoso ou um passeio que normalmente não é disponibilizado ao público.

Abaixo, segue um exemplo programático de viagem de incentivo do site Become an Event Planner, no qual incluímos alguns apontamentos de como uma plataforma e um app de eventos fazem a diferença na prática. Vale ressaltar que algumas das experiências citadas no exemplo podem não caber no orçamento de algumas empresas, mas ainda funcionam como inspiração às singularidades e adaptações.

ANTES DA VIAGEM

Antes mesmo da viagem acontecer, ao usar uma plataforma de eventos como a da InEvent, é possível deixar todos os participantes motivados e preparados. Com um aplicativo customizado como HUB de informações e comunicações relacionadas à viagem, os participantes podem se informar, conferir a agenda, tirar dúvidas e compartilhar artigos e notícias que se relacionem com o local de destino.  

Através da plataforma de gestão, a organização consegue gerenciar todas as informações necessárias à produção de forma clara em um único lugar. A comunicação com os participantes também é facilitada com atualizações de e-mail, envios de alertas e pushes. Também é possível gerenciar informações particulares à cada participante, como restrições alimentares ou outras especificidades.

Uma outra possibilidade de uso da tecnologia de gestão de eventos é a definição das atividades. Enquanto surpresas são sempre bem-vindas, é salutar reservar algum dos horários para atividades que os próprios participantes ajudaram a escolher, o que os mantêm ainda mais engajados. Através da plataforma da InEvent, é possível realizar pesquisas, acompanhar o número de participantes que escolheu cada atividade e os horários preferidos.

DIA DA VIAGEM

• Voo: os participantes podem partir separadamente de locais diferentes ou planos de viagem em grupo podem ser organizados, com todos embarcando no mesmo voo.

• Transfer: Ao chegar na cidade de destino, os participantes podem ser recebidos no aeroporto por representantes locais. Muitas vezes a criatividade do programa tem início aqui. Por exemplo, em um transfer de maior distância, os participantes podem ser surpreendidos com um deslocamento por helicóptero em vez de transporte viário.  

Durante o transfer, ou em qualquer outro momento da viagem, o aplicativo da InEvent pode ser utilizado para gamificação. Jogos proporcionam envolvimento coletivo e motivação individual através de premiações instantâneas.  Por exemplo, a organização pode realizar uma dinâmica para envolver os participantes durante todo o deslocamento da viagem e o vencedor receberá uma estadia na suítes premium do hotel.

• Check in: Os participantes são recebidos no hotel, realizam o check in e se instalam antes do jantar de boas-vindas. Normalmente um presente é deixado no quarto.

Um push pode ser enviado, pelo app, aos celulares dos viajantes, dando boas-vindas e informando o horário do coquetel.

• Recepção: A organização recebe os participantes com um coquetel de boas-vindas, onde todos podem se encontrar e se conectar. Isto pode acontecer em um terraço privativo do hotel e ter música ao vivo. Toques extras também são normalmente adicionados, como, por exemplo, uma degustação de vinhos.

• Jantar: Jantar ao ar livre em um espaço privativo do hotel com uma boa vista, com entretenimento após o jantar e discursos dos anfitriões. Normalmente o jantar da primeira noite é realizado no hotel porque as pessoas costumam estar cansadas da viagem.

Bebidas após o jantar: Muitas vezes, na primeira noite, acontece informalmente um encontro no bar do hotel. Dependendo do grupo, pode haver charutos e conhaque ou um lounge privativo de coquetéis.

DIA 1

• Café da Manhã: no hotel, às vezes seguido por uma reunião informal para apresentação das atividades que irão acontecer no dia.

Com a utilização de um app de hospitality, além das pesquisas que podem ser realizadas com os participantes antes da viagem, proporcionando uma curadoria colaborativa de conteúdo, é possível também realizar pesquisas ativas para manter os participantes engajados. Reuniões durante o café da manhã podem ser transformadas em discussões interativas para a escolha de detalhes da programação, fornecendo um poder de escolha aos participantes e os resultados podem ser exibidos ao vivo.

• Excursão: Passeios às atrações locais e compras. Atividades culturais são interessantes, ou quaisquer outras que tenham o potencial de proporcionar experiências únicas relativas à vida local, como explorar de bicicleta a área de Hutong em Pequim ou tomar um chá com moradores locais em suas casas.

• Almoço: em grupo em um restaurante ou em algum outro local especial. Oportunidade para a organização usar a criatividade, propiciando aos participantes almoçarem em um local que não é normalmente acessível, como um set de filmagem ou em salas privadas de um palácio.

• Atividades: tarde de atividades de lazer, podendo ser atividades tradicionais, como golfe ou spa, ou mais incomuns, como mergulhos em gaiolas de tubarões. Mais uma vez, a organização normalmente tenta conseguir algum acesso exclusivo ou VIP.

• Recepção e Jantar: O coquetel e jantar do segundo dia normalmente acontecem fora do hotel, em um restaurante ou local privado. Pode ser um evento temático em um local incomum, em um clube noturno ou em um cassino. Ainda há a opção de continuação da noite após o jantar em um clube noturno ou cassino.

Os participantes podem ser instigados à gastronomia local desde antes da viagem até momentos antes do jantar, ao receberem através do app informações e imagens sobre ela.

DIA 2

• Café da Manhã: no hotel, às vezes seguido por uma reunião informal para apresentação das atividades que irão acontecer no dia.

• Excursão e atividades: mais atividades de lazer e oportunidades de vivenciar a cultura local. Isto pode ser desde passeios a cavernas até passeios nos bastidores de um espetáculo com oportunidade de conhecer o elenco.

Ops! A atividade agendada não poderá ser realizada porque houve algum imprevisto com o elenco do espetáculo! As mudanças de última hora, por mais que tentem ser evitadas, acontecem.  Porém, com o uso do aplicativo personalizado da InEvent, é possível enviar atualizações ao vivo que aparecerão em todos os dispositivos, independentemente do tipo. Mensagens também podem ser enviadas apenas entre os produtores da viagem, através das segmentações feitas dentro da plataforma.

• Almoço: em grupo em um restaurante ou local especial.

• Atividade de team building: atividade que proporcione o trabalho em equipe e uma conexão especial com a comunidade ou com uma instituição de caridade local.

• Jantar/Dança/Prêmios: Coquetel de recepção, Jantar de gala, cerimônia de premiação e dança fora do hotel. Anúncio do programa de incentivo do próximo ano.

DIA DO RETORNO

• Café da manhã no hotel, Check outs, Transfers, almoço em um restaurante a caminho do aeroporto, voos.

Durante o retorno, ou por um tempo definido após a viagem, é sempre válido colher o feedback qualitativo e quantitativo dos participantes através do aplicativo. Isto fará com que os organizadores possam ajustar detalhes para melhorar a viagem de incentivo a cada ano. Através de um feed no app, também é possível aos participantes compartilharem as experiências.

A plataforma fazendo a diferença

Para o participante: ter acesso fácil a todas informações concernentes à viagem, maior agilidade para se organizar, tirar dúvidas, se comunicar com a organização e com outros viajantes, interagir em processos de gamificação e ser engajado.

Para o organizador: permite ter uma visão do todo, automatizar processos, organizar orçamentos, ter agilidade em todos as tarefas, utilizar integrações, se comunicar com os participantes através de listas segmentadas, enviar pushes e proporcionar engajamento.