Posted on April 14, 2020

Como trabalhar com a metodologia ágil em contextos de isolamento social?

Ricardo Peters é Agile Coach da Pitang empresa focada em metodologias ágeis que desenvolve projetos de transformação digital.

Com 25 anos de experiência na área de TI, atualmente Peters trabalha em diversos projetos distintos além de lecionar cursos de Agile Management focada em gestão 3.0.

Ele bateu um papo conosco da InEvent sobre gestão ágil em contextos de isolamento social. Confira!

1. Quais os principais desafios de uma gestão ágil?

O que é muito difícil de uma gestão ágil hoje, é que quando você coloca esse nome “gestão”, isto é percebido pelas pessoas como algo que tem um foco em um gestor, porém é algo muito mais aberto. 

O papel do gerente em mecanismos ágeis está muito mais ligado em alinhar restrições e remover obstáculos do que em tomar conta do que cada um de seus colaboradores está fazendo.

Um dos maiores desafios é: as empresas ainda não estão preparadas ou não sabem o que é uma gestão ágil. Dá-se muita ênfase ao papel do gerente, mas parafraseando Jurgen Appelo, criador do Management 3.0, o entendimento que a gente tem é de que gestão é importante demais para ficar nas mãos apenas de gerentes.

O foco da gente deve ser, se você está numa posição de liderança que trabalha com agilidade, observa, modifica e gerencia o sistema e não as pessoas, porque quando você está trabalhando com ambientes complexos, não tem uma receita de bolo.

Então, os bons conselhos que recebemos sobre gestão nem sempre se aplicam a um cenário de agilidade, porque estamos constantemente descobrindo o que funciona ou não e vendo novas maneiras de fazer. 

Como não tem um único caminho para alcançar a nossa meta, a gente vai pro caminho que mais se adequa para o nosso cenário. 

Em ambientes organizacionais, isso é difícil porque requer do profissional que trabalha uma maturidade maior, já que você não vai ter mais aquele papel de supervisor. Então, por exemplo, as pessoas mais tímidas precisam aprender a fazer perguntas, a não ficar esperando o que precisa ser feito, ir lá e fazer etc. 

É fazer o trabalho de forma colaborativa com outras pessoas na co-criação. Estes são em minha opinião, são os grandes desafios de um ambiente ou uma gestão ágil.

2. E no contexto atual, de isolamento social, como manter o time engajado?

Se a gente está falando de ambientes ágeis, isto não deveria ser um problema, porque estamos falando com profissionais que já sabem o trabalho que precisa ser feito.

Normalmente, a gente não depende muito de todos estarem sentados no mesmo escritório, todos já estão acostumados a trabalhar e lidar com trabalho remoto.

Mas tem gente que quer praticar a agilidade e não sabe como fazer isso e [no contexto da quarentena] teve que aprender a fazer home office.

Este engajamento é uma construção que precisa ser realizada de acordo com o cenário onde você está. Então, o importante nessa construção de engajamento é primeiro exercitar a comunicação.

É garantir que todos estão entendendo o que precisa ser feito, que todos discutam e opinem. 

É muito comum, por exemplo, você criar um evento no Hangout, deixar ele aberto o dia inteiro e quem precisa vai lá, entra, pergunta alguma coisa e como está todo mundo conectado, alguém responde como se estivesse no escritório.

Então, esse contato pode continuar ocorrendo mesmo em contexto do isolamento social e é preciso garantir que a gente está entregando coisas que fazem diferença e que entregam valor para o nosso cliente.

Profissionais ágeis já entendem sobre propósito e engajamento. Isto é uma propriedade embutida. 

Uma pessoa com perfil de desengajamento em um evento como esse [de isolamento social], a gente precisa buscar entender o que está gerando esse desengajamento: é porque eu tô me sentindo sozinho? Estou com dificuldade de trabalhar? Como é que a gente pode trabalhar isso? 

Então, é criar regrinhas e combinados para fazer o trabalho. A tecnologia tá vindo para facilitar a vida da gente e não acho que as pessoas, hoje, têm uma escolha de não se tornaram digitais. Então, acredito que o processo é de adaptação.

E o perfil mais tradicional, eu acho que a gente pode exercitar um pouco de empatia, pois o problema dessa pessoa pode ser facilmente resolvido com um pareamento.

Então, eu posso colocar alguém que tem maior facilidade com a ferramenta e parear com essa pessoa que tem dificuldade para que o trabalho funcione e flua de uma forma colaborativa.

É tentar entender qual é o problema e ensinar a pessoa que está O.K. ela pedir ajuda e criar um ambiente que seja psicologicamente seguro.

3. Como utilizar as boas práticas da metodologia ágil para o trabalho remoto?

Boa parte das práticas são colaborativas. Então, é uma questão de você usar a criatividade para fazer isso de uma forma remota. Por exemplo, os times trabalham com quadros, estes em alguns casos são físicos, lá tem uns post-its, onde escrevem as coisas que estão acontecendo.

O que o time precisa agora descobrir é como transformar esse quadro em virtual. 

No caso de tarefas e atividades que a pessoa está fazendo, isto já normalmente migrou para alguma ferramenta, portanto tende a ser um pouco mais fácil.

Mas, por exemplo, como é que a gente faz sessões mais colaborativas de brainstorming  com a gente usando um quadro branco?  

Você pode abrir um documento compartilhado mesmo ou um Google Slides, por exemplo, colocar a sua tela e pedir para que as pessoas escrevam juntas. (…) 

Não são tão difíceis de fazer estas práticas. O que acontece agora virtualmente é: quando a gente está no serviço, é só se virar para o lado, olhar para a pessoa e chamar para fazer uma reunião.

A gente senta junto e faz. Quando a gente tá remoto, a gente precisa convidar, tem que fazer isso através de ferramentas.

A comunicação precisa ser intensificada e você precisa perceber as pessoas que estão trabalhando com uma boa vontade muito grande em permitir que isso aconteça. Então, essa é a minha dica.

4. Em sua opinião, quais as oportunidades para as empresas que estão com os funcionários em trabalho remoto? Como garantir a qualidade das entregas do time?

Vamos falar da qualidade primeiro. Eu acho que a qualidade varia de acordo com o que você de fato entrega. Se você entrega software, para você nada muda, porque já tem processos, ferramentas, formas de trabalho que garantem essa qualidade.

A pessoa pode, necessariamente com uma boa conectividade, trabalhar de qualquer lugar. Em alguns casos,  a gente tem uma dificuldade que é a própria ou conectividade.

Você precisa estar em uma rede mais segregada. Caso você não esteja, não poderá fazer o trabalho de casa, então o problema vai ser abrir, baixar um pouco a segurança para garantir que a entrega aconteça.

Mas em termos qualitativos, aí não tem dificuldade não, os processos continuam os mesmos, as atribuições continuam as mesmas. 

A única desvantagem é que você não tem a pessoa do seu lado para falar: “oh fulano, vê isso aí! Acabei de terminar isso aqui…” 

Se você está usando o Slack, se você está usando um canal de um conferência aberto, continua do mesmo jeito. 

Tem gente que vai estranhar o que eu vou falar, mas eu já trabalhei com uma televisão e uma câmera que filmava a equipe inteira o dia todo. O cliente estava de lá, entrava, dava bom dia e a gente respondia, dava um alô.

Ele falava por áudio e vídeo, quando ele não nos via, mandava um chat: “cadê vocês?” E alguém dizia: “tá em outra sala fazendo reunião…”

Isso, hoje para galera que trabalha com tecnologia é muito normal. Não percebo essa dificuldade em garantir a qualidade das entregas do time. 

Mas eu gosto da primeira parte da sua pergunta que é: quais são as oportunidades para as empresas que estão em trabalho remoto? 

Muita gente vai aprender a mexer com as ferramentas lá. A resistência vai diminuir pela pior das razões, por uma razão de sobrevivência, de permanecer com seu emprego.

Mas eu acredito que quando vencermos essa etapa e entenderemos que é possível, a gente vai reivindicar mais liberdade: eu quero alguns dias de trabalho remoto, quero parar de ser medido por horas e sim por entregas e produtividade, quero trabalhar no meu tempo.

Pra mim, esse período de quarentena é um período de treinamento. Treinamento dessas novas ferramentas, dessas comunicações e de como é que eu venço esse isolamento e melhoro a dinâmica de trabalho com a minha equipe.

Treinamento nesta dinâmica, nessa forma de fazer.  E eu acho que é uma boa oportunidade também para a gente dar uma baixada, não trabalhar tanto.

E já que a pessoa está em casa e vai ter alguns períodos: qual é o trabalho que pode ser feito? É um trabalho mais de planejamento, mais de aprendizado. 

E depois que a gente vencer esse tempo, vai poder usar essas skills a serviço da organização e ao nosso serviço também.

Então, combinar com seu chefe um formato de capacitação, que vai ser remoto também. Eu acho que as pessoas vão descobrir recursos como Cursera ou outros.

Parar de usar o YouTube para ver besteira e ver realmente coisas que ensinam para aprender, né?  

Então, a gente vai aprender um pouco mais a se capacitar. Eu acho que essa é uma boa oportunidade. 

É um momento, é uma grande oportunidade de você combinar melhor o trabalho com a família. Ensinar a sua família que o seu trabalho é importante e permitir que a família também te ensine que eles também são importantes.

Como é que você equilibra essas coisas? Agora, você tá de frente com isso aí e você tem uma oportunidade ímpar de fazer pausas na sua produtividade e trocar uma ideia com sua esposa, fazer uma pausas na produtividade e dar uma voltinha embaixo do prédio com teu filho ou fazer uma brincadeira rápida.

E eu dizia também que é uma oportunidade excelente de você mostrar para o seu empregador como você tem ou desenvolve uma maturidade.

E como é isso? Fecha os acordos de trabalho diariamente, procure dar visibilidade da sua entrega, dê transparência do seu trabalho e procure entregar aquilo que você se compromete.

Isso é uma chance de, lá para frente, catapultar para uma promoção. Alguns não sobreviverão em termos de empresa, né?

Enquanto outros vão triunfar fortemente, porque mesmo com essas restrições conseguem trabalhar e entregar. 

Eu diria que para empresa é o seguinte: você vai entender agora que o espaço físico não é tão essencial.

E o teu funcionário pode trabalhar de casa. Se na casa dele não tiver uma rede legal, qual é o coworking mais próximo? Porque você sabe que naquela pessoa você consegue confiar.

Entenda que, eu sempre volto para o colaborador, né?! É porque o protagonismo desse colaborador é muito diferente.

McGregor falava muito dos funcionários do tipo X e do tipo Y, o tipo X é aquele que precisa de alguém sempre motivando, dizendo o que fazer, enquanto o Y se desenrola. Então, esse é o momento, eu diria, para os Y mostrarem a que vieram.

Eu acho que a grande oportunidade para as organizações é rever o seu formato de trabalho e finalmente, a custo de uma doença infelizmente, entender que tem novas formas de fazer as coisas.

5. Como empresas que não tinham trabalho remoto antes da crise do COVID-19, podem fazer essa transição de forma rápida e efetiva?

Não podem. Eu não sou uma pessoa que vai recomendar um band-aid para uma coisa que é muito mais estruturadora e profunda.

Acho que não tem atalho, porque isso depende da forma como você contratou o colaborador, da forma como você prepara a infraestrutura de trabalho para ele e da forma como você mostra a ele que o trabalho remoto pode ser algo interessante.

Quem nunca fez [trabalho remoto] não vai conseguir fazer isso de uma forma rápida e efetiva. Então, assumido que não dá para ser rápido e efetivo, o que é que a gente pode fazer para diminuir essa curva? Primeiro, ouse mais.

Segundo, estude o que é trabalho remoto, estude o que é [ o trabalho remoto para a ] CLT, as modalidades de teletrabalho, como é que elas funcionam. Olhe para os seus contratos de trabalho e veja como você pode fazer alterações. 

Tem situações em que você pode pagar a internet do seu funcionário que é um grande motivador para ele. O que eu diria é: reveja essas coisas e seus processos e incentive o máximo possível, o trabalho remoto mas isso só é possível com alguns investimentos.

Ter salas de videoconferência, equipamento adequado e configurado direitinho para que você não passe 30 minutos só para configurar a conferência de uma reunião de uma hora de duração. Então, isto é essencial.

A ironia embutida nisso é: quando você começa a trabalhar dessa forma, você já está trabalhando de uma forma ágil e a tendência é que as pessoas capturem isso e comecem a trabalhar de uma forma efetiva.

A outra dica que eu daria aqui é: invista massivamente em empoderamento. Mostre para o seu colaborador que ele vai tomar a maior parte das decisões e que ele está aqui para te ajudar. 

Dar autonomia radical para que seu colaborador tome decisões, mas imbuir nele a noção de que ele é responsável pelas decisões que tomar. 

No mundo de hoje, você precisa de agilidade. Você tem profissionais com senioridade que sabem o que estão fazendo e não têm autonomia para fazer uma compra, porque sempre tem alguém que precisa aprovar, mas a gente não tem tempo mais para isso.

Esse tempo de aprovação muitas vezes custa o valor do que você está fazendo e não tomar a decisão pode custar o cliente.

6. Qual seu conselho para pessoas que nunca trabalharam em home office e estão sentindo dificuldade de se organizar, por conta das interrupções (por filhos, companheiros, animais domésticos, etc)?

Primeiro conselho é: fica em casa! Sua vida é mais importante do que o seu trabalho. Um trabalho você recupera depois. Vamos tentar vencer essa adversidade que está se colocando para nós. 

Mas fora isso, muitas vezes a dificuldade de se organizar não está associada necessariamente ao contexto do ambiente no qual estamos. Eu entendo que existem esses fatores, mas a dificuldade, às vezes, é sua mesmo de se organizar,  às vezes, você não é uma pessoa organizada.

Só o que acontece agora é que aumentaram os números interrupções. Na fala de ontem, eu falava a técnica do Pomodoro.

E o que é o Pomodoro? 25 minutos de concentração em que você fala: “eu vou trabalhar agora 25 minutos concentrados”, que é o que eu tô fazendo agora com essa entrevista, tentando trabalhar um Pomodoro direto, e depois eu vou folgar 5 minutos, para beber água e ir ao banheiro.

A essência do pomodoro é isso. E o que esse troço me ensinou? É que a gente tem muita distração. Para quem tá em casa e não tá conseguindo, é o seguinte: você vai precisar de uma  chave, de um quarto e você vai precisar se fechar no local.

E você vai ter que limitar as suas distrações. Eu estou respondendo isto para você agora pelo WhatsApp e eu estou usando WhatsApp na web, o meu é configurado para não me interromper.  Não fica subindo notificação de jeito nenhum. Eu olho o WhatsApp na hora que eu quero olhar, não na hora que o WhatsApp está me mandando mensagens.

Ninguém vai morrer se não responder em 3 horas.  Acho que a única exceção para isso é quando você tem alguém que está no hospital e precisa de ajuda, sua esposa tá grávida em casa, aí você vai ficar mais um tempo olhando isso para não perder. 

Mas isso é a exceção e não a regra. E hoje a gente deixa essas ferramentas interferirem em nosso estado de fluxo muito continuamente. Infelizmente, você precisa eliminar as distrações.

Você não vai  se livrar do seu cachorro, da sua família, mas se tranca dentro de um quarto mesmo ou coloca uma faixinha: “estou trabalhando”. E pede esse respeito.

Educa sua família e explica que aquilo que você fazia fora é o que você está fazendo ali, no quarto. Mas tranquiliza eles também, tem um pouco de empatia. 

Há pouquinho,  eu estava numa reunião e meu filho e interrompeu, eu mostrei ele na câmera e disse: “Pronto, filho,  tá lindo o seu desenho! Agora, eu quero que você volte para o quarto, termine de pintar e deixe papai terminar o trabalho dele. Quando eu terminar, além de olhar seu desenho, eu vou fazer alguma atividade com você”. Aí, você faz essas promessas e cumpre. 

Na pergunta anterior, você falava da oportunidade, a oportunidade é essa. Você agora pode estar trabalhando e ao mesmo tempo acessando a tua família, algo que não era possível porque você tava num lugar distante deles.

Enquanto uns estão odiando esse negócio de isolamento, eu estou amando passar este tempo com a minha família. 

É o que eu falo: muda tudo! Depois dessa experiência, eu quero mais disso. E se eu tiver realmente trabalhando e entregando o valor, é o que é importante, tá?