Etiqueta Virtual para videoconferências

Posted on April 29, 2020

Agora que grande parte das empresas está operando em regime home office, as videoconferências têm sido fortes aliadas  e substitutas das reuniões presenciais. No entanto, trabalhar de casa exige algumas adaptações inclusive nas reuniões online. 

Neste post, iremos falar sobre etiqueta virtual, e as melhores práticas para fazer uma videoconferência eficiente. Confira!

1 – Seja pontual

Ninguém gosta de ficar esperando, não é mesmo? Use essa mesma lógica para videoconferências online, seja pontual. 

Lembre-se que todas e todos têm outros compromissos durante o dia, e se reservaram aquele horário para a videoconferência é importante que todo mundo cumpra com o horário, evitando assim, que os encontros se estendam demasiadamente em razão do atraso de alguém.

Uma videoconferência para discutir assuntos relativos à empresa exige uma série de providências do que simplesmente entrar num ambiente virtual.

A pessoa que organizar o evento precisa dedicar um tempo para fazer redigir a pauta do encontro, o convite, enviar para todo mundo com antecedência, criar a sala virtual do encontro – caso não seja uma ferramenta própria da empresa – testar a ferramenta, checar o som do microfone, a luz ambiente, enfim, cumprir todo um cronograma que este tipo de ação demanda.

2 – Dress code adequado

Imagine que você está numa reunião da sua empresa e um funcionário adentra a sala de camiseta regata, bermuda e chinelos. Isso te parece uma vestimenta adequada? 

A mesma regra vale para videoconferências! 

Se você estará presente em um evento formal da empresa, busque vestir-se de acordo com a ocasião. Apesar do momento atípico que estamos vivenciando em decorrência do COVID-19, as estruturas formalizadas das empresas continuam as mesmas. 

Por isso, fique sempre atento não apenas às suas vestimentas como também o cenário que você estará durante a reunião. Busque um local silencioso e adequado. Nada de fazer reunião de trabalho por videoconferência deitado na cama. 

Sua postura profissional também será observada neste momento de isolamento social e se você acredita que home office é sinônimo de trabalhar de pijamas você precisa ler este artigo aqui.

3 – Deixe seu microfone sempre desligado

Tem coisa mais incômoda do que você falar com uma pessoa ao telefone que esteja num lugar muito barulhento ou próxima demais de um ventilador? Certamente você já passou por essa experiência de ter que se esforçar ao máximo para entender o que a outra pessoa deseja te falar.

Em videoconferências é preciso um pouco mais do que boa vontade para fazer a comunicação dar certo. Diferente de reuniões presenciais em que conseguimos criar uma comunicação mais orgânica com as pessoas, porque há a possibilidade de olharmos nos olhos e ler os movimentos corporais, em uma videoconferência, esses signos metalinguísticos se perdem.

Então, o que fazer? Bom, o primeiro passo é: deixe seu microfone desligado quando estiver apenas escutando. Além de evitar a captação de ruídos externos (barulho de animais domésticos, tráfego da avenida, televisão ligada, etc), impede o ímpeto falar ao mesmo  tempo que outra pessoa.

Uma boa forma de organizar a ordem de fala, é relembrar do colegial, quando para se pronunciar durante a aula, levantávamos a mão e no momento oportuno, nos era concedida a palavra.

Pode parecer infantil à primeira vista, mas é extremamente eficiente, especialmente quando se tem mais de 10 pessoas ao mesmo tempo numa mesma reunião.

Outra solução possível, é utilizar o chat box das ferramentas de videoconferência. Escreve o que deseja lá e obviamente, alguém precisará ficar constantemente atento para moderar os comentários e conceder a fala para as pessoas que desejem contribuir na reunião.

Uma excelente ferramenta que permite até 1000 pessoas logadas ao mesmo tempo é o Virtual Lobby. Além de poder criar múltiplas salas de conferência com atividades distintas, é possível compartilhar sua tela, moderar os comentários no chat, silenciar ou permitir áudio e voz para os participantes, dentre outra funcionalidades.

4 – Cuidado com as abas abertas do seu navegador

O home office pode causar um conforto e um relaxamento maior nas pessoas. Isso pode fazer com que os profissionais sejam um pouco descuidados em relação a pequenos detalhes, que no ambiente de trabalho convencional, elas teriam mais atenção.

Quando for entrar numa reunião de trabalho via videoconferência, esteja sempre preparado para ser chamado para falar, ou até mesmo compartilhar algo com os outros presentes. Isso pode acontecer pela praticidade de ter acesso à relatórios, planilhas ou pesquisas em tempo real, algo que numa reunião presencial ficaria mais difícil de demandar sem antecedência.

Por isso, tenha bastante cautela com as abas do navegador que você deixa visíveis durante uma reunião de trabalho remota. Imagina se seu chefe pede para você abrir um arquivo da empresa e ao compartilhar a sua tela, sem perceber, você deixa à mostra uma aba de “seleção de emprego”, “Netflix”, “jogos online”. Bem complicado, né? 

Portanto, evite deixar abas abertas que não sejam relativas ao seu trabalho durante o expediente, porque daqui que você consiga explicar que você não estava fazendo outra coisa no seu horário de trabalho, uma demissão pode estar a caminho.

5 – Seja objetivo

Se a videconferência tem hora para início e término, além de todos os participantes preocuparem-se com a pontualidade, é importante que a pauta definida para o encontro seja rigorosamente seguida, de modo a otimizar o tempo de toda a equipe.

Claro que neste contexto de total isolamento social, as pessoas têm sentido mais a necessidade de estarem mais próximas – na medida do possível –  umas das outras, por isso, reservar de 5 a 10 minutinhos para ouvir como sua equipe está, ouvir um pouco das dificuldades enfrentadas por cada um, também é uma ótima forma de manter a equipe engajada, unida e focada.

Tem mais alguma dica? Conta pra gente qual é!