Gestão de eventos: como ter tempo para fazer tudo?

Posted on September 9, 2016

A sensação de escassez de tempo que assola tantos profissionais de organização de eventos não é fortuita. A gestão de eventos torna-se uma tarefa difícil com a correria diária. Então, como fazer a gestão de tempo ideal na hora de organizar eventos?

Dois pesquisadores norte-americanos, James Tien e James Burden, afirmam que isso é realmente verdade. Com base em experiências divulgadas num estudo publicado. Em 2003, uma pessoa com 62 anos, em 1997, perceberia o tempo passar 7,69 mais rápido do que se tivesse nascido cem anos antes. Para os mais jovens a percepção seria menos intensa, caindo para 1,08 vezes aos 24 anos.

Esta diferença relativa às idades pode estar relacionada à redução da produção de dopamina no cérebro. Ela desacelera o relógio biológico e dá a progressiva sensação de que tudo ocorre mais rápido ao seu redor. Portanto, à medida que o tempo passa, a necessidade de uma boa administração do tempo aumenta – quanto mais cedo começarmos, melhor!

O mercado já detectou essa necessidade e há cursos, livros e especialistas que prometem ocupar um pouco do seu tempo para aperfeiçoar a forma de administrá-lo. Entre as técnicas estão a identificação dos “desperdiçadores” de tempo, tanto pessoais e profissionais, que o impedem de empregar melhor as horas do seu dia.

Como organizar o tempo na gestão de eventos?

Uma das recomendações mais citadas para a administração adequada do tempo para a gestão de eventos é planejar com cronograma, ao invés de se limitar a uma lista de tarefas. O cronograma deve ser elástico e realista. Se um item da sua lista de tarefas está programado para ser completado em X horas, dias ou semanas, esta estimativa é realista? Talvez seja melhor estender esse prazo. Se restar tempo livre… O que pode ser melhor do que isso?

Priorizar é outra forma de usar a gestão de tempo, de forma correta, no seu tempo profissional. O planejamento de pode levar vários meses. Isso pode te beneficiar bastante se as prioridades forem atendidas em primeiro lugar.

A administração do tempo na gestão de eventos às vezes assume aspectos práticos. No Plano B, evento realizado ano passado nos Estados Unidos, o aplicativo da InEvent foi programado para diferentes fusos horários, como se pode constatar em nossa página de cases.

O aplicativo para eventos também potencializa o tempo dos participantes ao reunir informações e serviços no celular. Você pode se informar sobre o evento antes mesmo dele começar, enquanto está em trânsito, por exemplo. As notificações podem ser agendadas pelos organizadores e trazer anúncios, promoções e mensagens.

Aproveitar períodos aparentemente perdidos da rotina diária para atividades produtivas, aliás, é outra recomendação dos especialistas. Se o engarrafamento é inevitável, esse tempo pode ser aproveitado para estudar ou ouvir podcasts. Mas que fique claro que isso não significa que o seu tempo deve ser utilizado somente em atividades profissionais. Uma constatação unânime é a de que devemos empregar uma parcela do tempo para atividades particulares. Ao se cuidar melhor, produzindo, por assim dizer, os seus bem-sucedidos eventos pessoais, você estará mais preparado para todos aqueles desafios que o futuro irá trazer.

E aí? Nossas dicas foram úteis para você utilizar melhor do seu tempo na gestão de eventos? ;)