Como projetamos o sistema de credenciamento e check-in self-service da InEvent

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Posted on September 28, 2018

Oferecer uma plataforma que atenda eventos de ponta a ponta, mantendo uma experiência contínua e integrada, sempre foi uma das motivações do time de Design da InEvent. Cada empresa tem um modelo de fluxo, exige diferentes dados, trabalha com um perfil específico de cliente, além dos requisitos de personalização que atendam a todas as limitações impostas pelos guias de estilo de cada marca. Alie isso a todos os requisitos e expectativas que envolvem uma proposta de credenciamento. Pronto! Temos um desafio. 

 

O contexto

Uma plataforma Premium para eventos que atenda as necessidade de ponta a ponta. Cumprir esse propósito requer investimento em etapas cruciais dentro do ciclo de uso da gestão e interação de eventos. E foi exatamente assim que começamos o projeto de um sistema de credenciamento e check-in que oferecesse o padrão de experiência e performance proposto pela nossa plataforma, desde a interação dos participantes até o compliance das informações geradas que já estariam disponíveis no sistema. Para isso precisamos mapear os problemas que envolvem esse processo e como as pessoas interagem com os sistemas atuais, tanto da forma mais tradicional e analógica como das plataformas digitais concorrentes. A lista é vasta, mas para este texto vamos focar em algumas questões que buscamos resolver.

 

            Problemas:
  • Integração com o restante da plataforma
  • Segurança da informação
  • Diferentes requisitos e fluxos para cada empresa
  • Dependência de hardware específico
  • Compatibilidade com o QR Code utilizado pela plataforma
  • Internet disponível

 

 

Personas

Precisamos mapear os principais perfis de interação com a plataforma. Para isso levamos em conta diversas características como motivações, desafios, conhecimento, preocupações, etc… Isso com uma perspectiva que envolve as necessidades dos organizadores de eventos dentro dos possíveis modelos de eventos corporativos e dos usuários finais para cada modelo de evento. Com os perfis definidos, chegamos à conclusão de que para esse projeto deveríamos levar em conta os seguintes pontos:

  • Perfil com baixo conhecimento tecnológico
  • Resistência à leitura de instruções disponíveis na tela
  • A escolha de cores e imagens que prejudiquem a usabilidade da interface
  • A falta de familiaridade com a forma correta de usar o QR code
  • O tempo de realização para cada etapa.

 

 

Requisitos

Uma nova solução só é bem sucedida se de fato ela resolve um problema. Com isto em mente, definimos os principais fluxos que iríamos atender, focando nas expectativas e na solução de problemas.

 

            Fluxos
  • Leitura do QR code para realização do check-in: usuário que já realizou o seu cadastro prévio e necessita realizar o check in de forma simples e rápida. A leitura do código pode ser realizada através do aplicativo, e-mail ou impressão.

 

  • Busca de inscrição: Permite encontrar inscrições através de um sistema de busca que pode variar de acordo com a chave – dado único de vínculo com o cadastrado – definida pela organização.

 

  • Cadastro de novos participantes: Permite o cadastro completo de um participante com base nas informações solicitadas pela organização do evento.

 

  • Configurações: Uma tela voltada para os organizadores do evento e times de suporte da InEvent onde é possível realizar ações em massa, backups, definir limitações e configurações para cada dispositivo.

            Interface
  • Descrições claras
  • Instruções animadas exemplificando a execução das ações
  • Representações gráficas que auxiliem a identificação de opções
  • Elementos flexíveis para personalização da empresa
  • Tipografía e iconográfica padrão da InEvent  

Conclusão

Encontrar problemas reais, que têm um impacto negativo  para os usuários, e definir quais os pontos realmente valem o investimento do time, demanda muito mais tempo e esforço do que desenhar as telas em si. Depois de muitos debates e alinhamentos com o nosso time de produto, pesquisas e benchmarks, conseguimos chegar em uma definição clara do que seria o nosso sistema. Quais os seus pontos fortes e como eles agregaram valor dentro da experiência oferecida pela plataforma como um todo.

Conseguimos com isso propor uma plataforma sólida que é utilizada por diversas empresas como Rede Globo, XP Investimentos, Libbs, Santander e Stefanini, e que permite a realização de check-ins em menos de 5 segundos.

 

 

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