Checklist para eventos: saiba como fazer o seu!

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Posted on January 16, 2020

Quem frequenta um congresso, feira ou apresentação cultural talvez não imagine todo o planejamento que envolve a organização de eventos. Um ação que dura um ou dois dias pode ter levado até um ano para ser idealizada, contando com o tempo de briefing, durante e pós evento. Levando isso em conta, por onde é preciso começar para organizar eventos corporativos de qualidade? Entenda abaixo como funciona um competo checklist para eventos.

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Antes do evento

É neste momento que você e seu time definem qual o principal objetivo do evento e como conquistá-lo. Isso deve fazer parte do seu briefing, assim como o tema central do evento, possíveis patrocinadores e conteúdo. Estipule algumas reuniões entre o time para fortalecer essas ideias. Fazer um brainstom com a liderança da empresa para angariar possíveis patrocinadores também pode ser interessante.

Tendo o macro do evento decidido, parta para questões específicas importantes, que envolvem a escolha do controle de acesso ao evento (haverá venda de ingressos ou inscrição via formulário online? Na entrada do evento, usar QR Code ou pulseiras NFC? Veja alguns tópicos da etapa inicial do ckecklist para eventos e inspire-se:

  • Briefing
  • Gestão de fornecedores
  • Patrocinadores
  • Controle de acesso
  • Hospitalidade
  • Divulgação

Durante o evento

Nesta etapa, tenha atenção redobrada a esses pontos:

  • Controle de entrada
  • Networking em tempo real

Este é o momento decisivo, pois é quando seu cliente tem contato direto com a ação que você levou tempo para organizar. Então, é melhor que nada dê errado – ainda que todo organizador de eventos precise saber lidar com imprevistos. O ideal é ter tudo pronto para que o controle de entrada seja tranquilo – por isso, contar com a tecnologia no acesso do participante ao evento é o recomendado, pois falhas humanas são mais propensas a acontecer quando o controle de acesso é feito ainda na velha prancheta.

Além disso, um dos principais objetivos dos eventos corporativos é promover o encontro de pessoas em torno de uma causa comum. Assim, é importante que a organização do evento proporcione momentos de interação e de networking entre as pessoas presentes. Um aplicativo para eventos pode ajudar nessa missão, já que promove essa interação de forma natural, através de um feed de notícias, de gamificações e outras ações.

Depois do evento

Tenha em mente estes dois tópicos que finalizam o seu checklist para eventos:

  • Venda de ingressos ou número total de participantes
  • Medição de sucesso do evento

Uma das etapas mais importantes do evento é quando ele termina – pode ter certeza disso! É neste momento que seu time vai se reunir para medir o sucesso do evento – a partir da venda de ingressos, do networking estabelecido e das redes sociais. Uma plataforma para a gestão e marketing do evento é essencial para medir esses resultados de forma automatizada, sem se preocupar com contas e uma série de dados.

Essa é uma versão mais objetiva de um checklist para eventos. A biblioteca InEvent conta com um checklist detalhado e completo para o gestor de eventos, que está disponível gratuitamente.

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