Sistema de eventos: Saiba os benefícios

Posted on January 25, 2019

Sabemos que organizar um evento não é uma tarefa simples. Diversas variáveis compõem o cenário de uma produção. Portanto, organização e jogo de cintura para lidar com os possíveis imprevistos, são fundamentais. com a necessidade de compilar esse enorme montante de dados, surgiu o sistema de eventos.

Com o avanço da tecnologia e a chegada da internet, utilizar esse tipo de sistema se tornou muito comum. Por isso, no blog post de hoje, apontaremos alguns benefícios que esses softwares de gestão podem trazer para o seu evento.

Benefícios do sistema de eventos

Economia de tempo

Produzir um evento pode levar meses. Durante todo esse tempo, inúmeros problemas podem aparecer e, resolvê-los da maneira mais rápida possível, é imprescindível.

Contando com um moderno sistema de gestão de eventos, identificar esses problemas se torna algo muito mais fácil e rápido.

Por compilar todos os dados e variáveis da produção em um único dashboard (falaremos disso adiante), todas as áreas recebem informações claras e direcionadas. Portanto, o “ataque” a esses contratempos, se torna muito mais rápido. R

Automatização de tarefas

Esqueça as infinitas atualizações de planilhas de Excel. Com um sistema de eventos robusto, é possível ter o conhecimento de todos os dados e indicadores da produção em apenas uma página, que geralmente chamamos de dashboard.

Além de permitir uma visão macro do que está acontecendo em todas as áreas do evento, esses dashboards possibilitam a automatização de tarefas-chave. Envio de formulários, atualização de dados e até mensagens com informações relevantes para os participantes, esse tipo de sistema oferece.

Tudo isso facilita (e muito) a vida do produtor, pois permite o foco em questões mais importantes, como a captação de patrocínios e parcerias estratégicas.

Conhecimento profundo do seu público

A melhor maneira de garantir, por muito tempo, o sucesso de um evento, é conhecer profundamente os gostos e preferências de seu público. Saber a faixa de idade, como interage com a tecnologia disponível, qual a hora de pico nas entradas. Todas essas informações devem ser levantadas para entregar um evento personalizado.

Esses softwares de gestão são importantes aliados para produzir um evento com a cara de seus participantes. Com eles, é possível definir parâmetros muito específicos e, consequentemente, observar padrões de comportamento e movimentação das pessoas dentro do evento.

Tendo todas essas informações em mão, organizar as próximas edições se tornará um processo muito mais assertivo.

Melhoria de feedbacks

Muitas vezes algum processo não saiu como queríamos e acabou impactando negativamente no dia do evento. Identificar a causa raiz desse problema pode ser uma tarefa muito difícil.

Isso acontece, pois não se costuma ter um registro claro de tudo que foi feito durante os meses de produção. Ou seja, ao final do evento, não existe um feedback confiável de como foram as coisas nas etapas que envolveram a produção.

Como já citamos mais acima, os sistemas de gestão informatizados registram praticamente todas as informações relevantes envolvidas na produção. O que facilita a compreensão do que foi feito de errado.

Enfim, contar com um sistema de gestão de eventos, além de ser uma importante maneira de prevenir possíveis contratempos, é uma fonte de conhecimento e aprendizado que, muito provavelmente, você irá utilizar nas futuras edições do seu evento.

Este post foi escrito pela equipe da Nowigo, empresa especializada no controle e gestão do acesso e consumo de pessoas em eventos. Acesse o site e saiba mais!