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ALAGEV-Latin American Association of Travel and Corporate Events Managers ist ein multisektoraler Verband, der die Endkunden zusammenbringt, die die Unternehmen durch ihre Reise- und Veranstaltungsmanager sind, und die gesamte produktive Versorgungskette, für Reisen und auch Events, mit allen Akteuren auf Content-Entwicklung durch Artikel konzentriert, Events und professionelle Ausbildung für den Markt.
LACTE - Latin American Corporate Travel & Events Experience, gilt derzeit als die größte Event für Unternehmensreisen und Events in Lateinamerika. In ihrer 14. Ausgabe beherbergt das Event jährlich mehr als 1000 Teilnehmer während einer zweitägigen Konferenz im WTC Events Center.
LACTE ist aufgrund der vielen Tickettypen, Publikumsgruppen und Kaufvalidierungsschritte eine komplexe Event . Unsere größte Herausforderung besteht hier darin, eine einheitliche Umgebung zu schaffen, in der Akkreditierung, Registrierungen und auch die Endberichte ein einzigartiges Management haben. Unsere größte Herausforderung war es, aus dem Offline-Betrieb herauszukommen - eine Registrierungs-Website zu haben und eine Kalkulationstabelle in die andere Umgebung zu exportieren, um die Akkreditierung durchzuführen, und dann eine Kalkulationstabelle zu einem anderen Kunden zu exportieren, um die Anwendung zu haben - viel geht am Ende durch die Aktualisierungen verloren.
Wenn Sie also ein Tool haben, mit dem Sie Ihr gesamtes Veranstaltungs-Management in einer einzigen Event -Software-Plattform haben, mit nur einem Klick, mit Updates, ist das unser Traum. Wenn ich heute den Status wissen will, gehe ich dorthin ins Dashboard, wo ich all diese Informationen haben kann - wenn ich etwas Neues wissen will, kann ich mich einfach in ein Panel einloggen, wo ich es haben kann, ohne tausend verschiedene Dinge exportieren zu müssen. Und End-to-End ist bis heute unsere größte Herausforderung.Eduardo Murad, Geschäftsführender Direktor bei ALAGEV
Die InEvent-Registrierungslösung ermöglichte es ALAGEV, sich während des Events frei zu bewegen. Unsere Event -Software und Event -App können in einem einzigen Dashboard verwendet werden, das alle Datenpunkte und Berichte auf einer einzigen Event -Plattform vereint. Dieser Prozess war agil, schnell, innovativ und disruptiv für einen Kunden, der von Offline-Prozessen in die Cloud wechselte.
Jeder Teilnehmer erhielt einen einzigartigen und verschlüsselten QR-Code, nachdem er von des Events -Registrierübungslösung genehmigt wurde. Sie konnten schnell und sicher auf den QR-Code in ihrer mobilen Event -App zugreifen. Zum Nutzen der wiederkehrenden Eventveranstalter wurden die Daten von dem Moment an, an dem die Teilnehmer mit dem QR-Code auf eine der Unternehmensveranstaltungen zugegriffen haben, mit dem Event -Plattform und des Events -App synchronisiert. Dies ermöglichte die Kontrolle der Anzahl der Teilnehmer an der Teilnehmer-Management-Software powered by InEvent.
ALAGEV verwendet InEvent Event App für ihre Firmenveranstaltungen. So wurde das Event App angepasst und LACTE 14 genannt. Während das Event App-Abschnitte grundlegende Informationen wie Veranstaltungstagesordnung und allgemeine Informationen enthielten, andere Abschnitte der mobilen Event App Flüge, Reiserouten und QR-Codes lieferten.
Die meisten der von ALAGEV durchgeführten Unternehmens-Events entwickelten ihre Kommunikation über das Event-App. Mit des Events-Software und der Teilnehmermanagement-Software powered by InEvent wurde ein Spiel erstellt. Texte, Bilder, Videos, Dateien und Präsentationen konnten auf der Website geteilt und als Assets für die verschiedenen im Spiel verfügbaren Aufgaben verwendet werden. Wenn die Organisatoren das Event-Software aktualisierten, wurde auch die Website automatisch aktualisiert.
Wir wollten einen einfachen Prozess implementieren, bei dem dem Teilnehmer nicht klar war, dass wir ihm hinter einem einzigen Tool eine einzigartige Erfahrung der Registrierung, Online-Website-Navigation und Akkreditierung bieten konnten. Der QR-Code zum Beispiel funktionierte super gut, und sie haben verstanden, dass ALAGEV wirklich neue Dinge implementiert. Früher gab es für jeden Teilnehmer des Events bereits eine Plakette - wenn man sich die Frage der Umweltauswirkungen ausdenkt, hatten wir vorher wirklich viel Abfall beim Drucken erzeugt. Selbst in dieser Ausgabe empfanden sie also Innovation; der Druck des QR-Codes wurde gut aufgenommen und war ein neues Verfahren, das ihnen sehr gut gefiel. Die ganze Erfahrung war neu und sehr schön. Eduardo Murad, Geschäftsführender Direktor bei ALAGEV
Wir begannen Monate vor dem Event mit der Arbeit an der Plattform. Die anfängliche Interaktion zwischen InEvent, unserer Produktionsagentur und uns hier bei ALAGEV war sehr wichtig. Diese erste Interaktion hat den Zweck, das Event zu gestalten, alles zu verstehen, was die Plattform bieten kann, und auf der Grundlage dieses Inputs alles festzulegen, was der Partner uns vor, während und nach dem Event bieten kann. Wenn Sie heute über die Rückverfolgbarkeit nach eines Events mit mehr als tausend Teilnehmern sprechen, dann haben wir alle Daten, alle Informationen, alle Teilnehmer, alle Anwesenden, aber auch bei der Vorveranstaltung kannten wir diejenigen, die sich angemeldet oder die Registrierungen nicht abgeschlossen hatten, und wir konnten proaktiv mit diesem zukünftigen Teilnehmer, der aus irgendeinem Grund die Registrierung nicht abgeschlossen hat und nicht mit seiner Veranstaltungsanmeldung gefolgt ist, in Kontakt treten. Giovana Jannuzzelli, Geschäftsführerin bei ALAGEV
