- RESSOURCEN
- Blog
- EventMarket
- FAQ
- Global
- Sicherheit
- Bibliothek
- Nachrichten
ALAGEV – Latin American Association of Travel and Corporate Events Managers ist ein multisektoraler Verband, der die Endkunden, d. h. die Unternehmen über ihre Reise- und Eventmanager, und die gesamte produktive Lieferkette für Reisen und auch Events mit allen Akteuren zusammenbringt Der Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung von Inhalten durch Vorträge, Veranstaltungen und professionelle Schulungen für den Markt.
LACTE – Latin American Corporate Travel & Events Experience gilt derzeit als die größte Veranstaltung für Geschäftsreisen und Events in Lateinamerika. Bei ihrer 14. Ausgabe empfängt die Veranstaltung jedes Jahr mehr als 1.000 Teilnehmer während einer zweitägigen Konferenz im WTC Events Center.
LACTE ist aufgrund seiner vielen Ticketarten, Zielgruppen und Kaufvalidierungsschritte eine komplexe Veranstaltung. Unsere größte Herausforderung besteht hier darin, eine einzige Umgebung zu haben, in der Akkreditierung, Registrierungen und auch die Abschlussberichte eine einzigartige Verwaltung haben. Unsere größte Herausforderung bestand darin, aus dem Offline-Zustand herauszukommen – eine Registrierungswebsite zu haben und eine Tabelle in die andere Umgebung zu exportieren, um die Akkreditierung durchzuführen, und dann eine Tabelle an einen anderen Kunden zu exportieren, um die App zu haben – durch die Updates geht am Ende viel verloren .
Wenn Sie also über ein Tool verfügen, mit dem Sie Ihr gesamtes Eventmanagement auf einer einzigen Event-Softwareplattform mit nur einem Klick und mit Updates verwalten können, ist das unser Traum. Wenn ich heute den Status wissen möchte, gehe ich in das Dashboard, wo ich alle diese Informationen habe. Wenn ich etwas Neues wissen möchte, kann ich mich einfach in ein Panel einloggen, wo ich es haben kann, ohne tausend verschiedene Dinge exportieren zu müssen . Und End-to-End ist derzeit unsere größte Herausforderung.Eduardo Murad, Geschäftsführender Direktor bei ALAGEV
Die Veranstaltungsregistrierungslösung InEvent ermöglichte es ALAGEV, während der Veranstaltung frei zu agieren. Unsere Event-Software und Event-App könnten in einem einzigen Dashboard verwendet werden und alle Datenpunkte und Berichte auf einer einzigen Event-Plattform sammeln. Dieser Prozess war agil, schnell, innovativ und bahnbrechend für einen Kunden, der von Offline-Prozessen in die Cloud wechselte.
Jeder Teilnehmer erhielt nach Genehmigung durch die Event-Registrierungslösung einen einzigartigen und verschlüsselten QR-Code. Sie konnten über ihre mobile Event-App schnell und sicher auf den QR-Code zugreifen. Zum Vorteil der Organisatoren wiederkehrender Veranstaltungen wurden die Daten der Teilnehmer ab dem Moment, in dem sie über den QR-Code auf eine der Unternehmensveranstaltungen zugegriffen haben, mit der Veranstaltungsplattform und der Veranstaltungs-App synchronisiert. Dies ermöglichte die Kontrolle der Teilnehmerzahl über die von InEvent bereitgestellte Teilnehmerverwaltungssoftware.
ALAGEV nutzte die InEvent-Event-App für ihre Firmenveranstaltungen. Daher wurde die Event-App angepasst und erhielt den Namen LACTE 14. Während die Abschnitte der Event-App grundlegende Informationen wie die Veranstaltungsagenda und allgemeine Informationen enthielten, stellten andere Abschnitte der mobilen Event-App Flüge, Reiserouten und QR-Codes bereit.
Die meisten Firmenveranstaltungen von ALAGEV entwickelten ihre Kommunikation über die Event-App. Ein Spiel wurde mit Event-Software und Teilnehmerverwaltungssoftware von InEvent erstellt. Texte, Bilder, Videos, Dateien und Präsentationen könnten auf der Website geteilt und als Ressourcen für die verschiedenen im Spiel verfügbaren Aufgaben verwendet werden. Daher wurde jedes Mal, wenn Veranstalter die Veranstaltungssoftware aktualisierten, automatisch auch die Website aktualisiert.
Wir wollten einen einfachen Prozess implementieren, bei dem der Teilnehmer nicht wusste, dass wir ihm mit einem einzigen Tool ein einzigartiges Erlebnis der Registrierung, der Online-Website-Navigation und der Akkreditierung bieten könnten. Der QR-Code zum Beispiel hat super funktioniert und man hat verstanden, dass ALAGEV wirklich neue Dinge umsetzt. Früher gab es für jeden Teilnehmer der Veranstaltung bereits einen Ausweis ausgedruckt – angesichts der Umweltauswirkungen war bei uns vorher beim Drucken wirklich viel Abfall angefallen. Sogar in dieser Ausgabe nahmen sie Innovation wahr; Das Drucken des QR-Codes wurde gut angenommen und war ein neues Verfahren, das ihnen sehr gut gefallen hat. Die ganze Erfahrung war neu und sehr schön. Eduardo Murad, Geschäftsführender Direktor bei ALAGEV
Wir begannen Monate vor dem Ereignis mit der Arbeit an der Plattform. Die anfängliche Interaktion zwischen InEvent, unserer Produktionsagentur und uns hier bei ALAGEV war sehr wichtig. Diese erste Interaktion hat den Zweck, die Veranstaltung zu gestalten, alles zu verstehen, was die Plattform zu bieten hat, und auf der Grundlage dieses Inputs festzulegen, was der Partner uns vor, während und nach der Veranstaltung bieten kann. Wenn man heute von Rückverfolgbarkeit nach einer Veranstaltung mit mehr als tausend Teilnehmern spricht, haben wir alle Daten, alle Informationen, alle Teilnehmer, alle Anwesenden, aber auch vor der Veranstaltung wussten wir, wer teilgenommen hatte und wer nicht Wir haben die Registrierungen abgeschlossen und konnten proaktiv mit diesem zukünftigen Teilnehmer in Kontakt treten, der aus irgendeinem Grund die Registrierung nicht abgeschlossen und seiner Veranstaltungsanmeldung nicht nachgekommen ist. Giovana Jannuzzelli, Geschäftsführerin bei ALAGEV
